Ανάλυση κόστους-οφέλους για την επέκταση της επιχείρησής σου

Η επέκταση της επιχείρησής σου σίγουρα δεν είναι μια εύκολη απόφαση. Όπως κάθε κρίσιμο βήμα, απαιτεί τον κατάλληλο προγραμματισμό και τα απαραίτητα «εργαλεία», προκειμένου να επιτευχθεί ο βασικός στόχος, που δεν είναι άλλος από την αύξηση της κερδοφορίας της.

Μία από τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για να αξιολογήσουν το συνολικό αναμενόμενο κόστος έναντι των οφελών μιας τέτοιας απόφασης είναι η Ανάλυση κόστους-οφέλους ή αλλιώς Cost-benefit analysis (CBA).

Σε αυτό το άρθρο θα εξερευνήσουμε τις βασικές έννοιες της συγκεκριμένης μεθόδου, και θα ανακαλύψουμε πώς μπορεί να εφαρμοστεί αποτελεσματικά όσο μικρή ή μεγάλη κι αν είναι η επέκταση που σχεδιάζεις για την επιχείρησή σου.

Κατανόηση της μεθόδου Cost-Benefit Analysis (CBA)

Η CBA όχι μόνο βοηθά στη λήψη πιο ενημερωμένων οικονομικών αποφάσεων αλλά και υποστηρίζει τον στρατηγικό σχεδιασμό, επισημαίνοντας τις πιο οικονομικά ευνοϊκές επιλογές.

Κι αυτό γιατί αξιολογεί τα κόστη της επέκτασης σε συνδυασμό με τα οφέλη. Έτσι, οι επιχειρήσεις μπορούν να υπολογίσουν με ακρίβεια την Καθαρή Παρούσα Αξία (NPV) ενός έργου. Ας δούμε, όμως, αναλυτικότερα τις έννοιες που αναφέραμε παραπάνω:

Κόστη: Τα κόστη στην CBA κατηγοριοποιούνται σε άμεσα, έμμεσα, σταθερά και μεταβλητά. Τα πρώτα σχετίζονται άμεσα με το έργο, και περιλαμβάνουν την εργασία, τα υλικά και τον εξοπλισμό. Τα έμμεσα κόστη από την άλλη αφορούν στα γενικά και διοικητικά έξοδα που υποστηρίζουν το έργο. Τα σταθερά κόστη περιλαμβάνουν τα πάγια έξοδα της επιχείρησης, όπως τα ενοίκια ή οι μισθοί, ενώ τα μεταβλητά κόστη περιλαμβάνουν τα υλικά ή το κόστος ενέργειας.

Οφέλη: Τα οφέλη σχετίζονται με τα κέρδη από την υλοποίηση της επένδυσης. Περιλαμβάνουν την αύξηση των εσόδων, την εξοικονόμηση κόστους λόγω βελτιωμένης αποδοτικότητας ή ακόμη και τα υψηλότερα ποσοστά διατήρησης των υφιστάμενων πελατών.

Καθαρή Παρούσα Αξία (NPV): Η NPV είναι ο υπολογισμός που χρησιμοποιείται για τον καθορισμό της αξίας των συνολικών οφελών αφαιρώντας τα συνολικά κόστη. Εάν η NPV είναι θετική, το έργο συνήθως θεωρείται βιώσιμο, καθώς υποδηλώνει ότι τα οφέλη υπερβαίνουν τα κόστη.

Η θεμελιώδης κατανόηση των εννοιών αυτής της προσέγγισης διαμορφώνει τη βάση, προκειμένου να ακολουθήσεις στρατηγικές κινήσεις που συμφωνούν τόσο με τις τρέχουσες οικονομικές δυνατότητες της επιχείρησης όσο και με τους μακροπρόθεσμους στόχους της.

Προετοιμασία για την Ανάλυση Κόστους-Οφέλους

Βέβαια, δεν αρκεί απλώς να κατανοήσεις τις αρχές της συγκεκριμένης προσέγγισης, πρέπει να μπορείς και να τις εφαρμόσεις για την επέκταση της επιχείρησής σου. Για να επιτευχθεί λοιπόν αυτό, χρειάζεται να ακολουθήσεις συγκεκριμένα βήματα:

Καθορισμός στόχων

Το πρώτο βήμα είναι να καθορίσεις τους στόχους και τα επιθυμητά αποτελέσματα του εγχειρήματος. Είτε πρόκειται να διευρύνεις τις προσφερόμενες υπηρεσίες της επιχείρησής σου είτε να εισχωρήσεις σε μια νέα αγορά, χρειάζεται πρώτα να εξετάσεις τις πιθανές στρατηγικές ανάπτυξης.

Συγκέντρωση σχετικών δεδομένων

Το επόμενο βήμα είναι να συγκεντρώσεις πλήρη και ακριβή δεδομένα σχετικά με το έργο, υπολογίζοντας με ακρίβεια το κόστος της επένδυσης σε συνάρτηση με τα αναμενόμενα οφέλη. Αυτό περιλαμβάνει μεταξύ άλλων τη συλλογή δεδομένων για τους διαθέσιμους πόρους της επιχείρησης προς επένδυση, την έρευνα των τάσεων στην αγορά και τα πρότυπα του κλάδου. Η εξασφάλιση της ποιότητας και της αξιοπιστίας των δεδομένων είναι απαραίτητη για την παραγωγή αντικειμενικών αποτελεσμάτων ανάλυσης.

Δομή της ανάλυσης

Αφού προσδιορίσεις τους στόχους και συγκεντρώσεις τα σχετικά δεδομένα, χρειάζεται να αναπτύξεις ένα σαφές και δομημένο πλαίσιο για τη διεξαγωγή της ανάλυσης, καθορίζοντας τη μεθοδολογία, τις υποθέσεις και τις τεχνικές που θα χρησιμοποιηθούν. Η διαμόρφωση μιας συστηματικής προσέγγισης βοηθά στη διατήρηση της συνέπειας και της διαφάνειας στη διαδικασία ανάλυσης και διευκολύνει την επικοινωνία των ευρημάτων στους ενδιαφερόμενους.

Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της ανάλυσης

Το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την πλήρη αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της ανάλυσης που αφορά:

• Στα άμεσα και έμμεσα κόστη
• Στα οφέλη που σχετίζονται με το έργο
• Στους πιθανούς κινδύνους ή αβεβαιότητες.

Αξιολογώντας εκτενώς αυτά τα δεδομένα, θα αποκτήσεις την πλήρη εικόνα των οικονομικών επιπτώσεων της απόφασής σου.

Εκτίμηση του κόστους ευκαιρίας (opportunity cost)

Κατά την προετοιμασία της ανάλυσης κόστους-οφέλους, είναι σημαντική η εκτίμηση του κόστους ευκαιρίας, καθώς επιτρέπει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να λαμβάνουν ενημερωμένες αποφάσεις σχετικά με την κατανομή πόρων, αλλά και την προτεραιοποίηση των επενδύσεων.

Εάν, για παράδειγμα, ένας ιδιοκτήτης digital agency θέλει να επενδύσει χρήματα στην επιχείρησή του, πρέπει να ζυγίσει τα πιθανά οφέλη που θα έχει η αναβάθμιση του λογισμικού διαχείρισης έργων έναντι του κόστους ευκαιρίας της ανάθεσης πόρων για την πρόσληψη επιπλέον προγραμματιστών ή για την επένδυση σε νέες τεχνολογίες.

Αξιοποίηση των κατάλληλων εργαλείων

Εάν η ανάλυση αφορά επένδυση που είναι παρόμοια με κάποια αντίστοιχη που έχεις ήδη κάνει στο παρελθόν, τότε τα παρακάτω εργαλεία θα σου δώσουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζεσαι, αφού διατηρούν όλα τα ιστορικά δεδομένα σε αναλυτικές αναφορές.

Time Tracking

Χρησιμοποιώντας ένα αξιόπιστο εργαλείο καταγραφής χρόνου λαμβάνεις ακριβή δεδομένα για τον χρόνο που δαπανάται σε συγκεκριμένες εργασίες ή έργα. Αυτό εξασφαλίζει την ρεαλιστική αξιολόγηση του εργατικού κόστους που απαιτείται για την επέκταση που σχεδιάζεις.

Project management tools

Ένα εργαλείο οικονομικής διαχείρισης έργων παίζει εξίσου σημαντικό ρόλο, δεδομένου ότι μέσω αυτού μπορείς να παρακολουθείς τα κόστη που σχετίζονται με κάθε φάση ενός έργου, από την αρχή ως την ολοκλήρωσή του. Τα δεδομένα αυτά –που λαμβάνονται σε πραγματικό χρόνο– θεωρούνται αναγκαία για τον ακριβή υπολογισμό του κόστους που απαιτεί η επένδυση.

Εργαλεία διαχείρισης των οικονομικών

Επιπλέον, ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης οικονομικών απλοποιεί τη διαδικασία συγκέντρωσης των οικονομικών δεδομένων, εξασφαλίζοντας μια ρεαλιστική οικονομική ανάλυση των ταμειακών ροών της επιχείρησής σου.

Παράδειγμα εφαρμογής της ανάλυσης CBA

Αφού αναλύσαμε τόσο τις έννοιες όσο και τον τρόπο διεξαγωγής της ανάλυσης κόστους-οφέλους, ας δούμε ένα απλοποιημένο παράδειγμα εφαρμογής της μεθόδου, που αφορά τη δημιουργία μιας νέας υπηρεσίας ενός μικρού digital marketing agency:

Ανακεφαλαιώνοντας, μέσω της προσεκτικής αξιολόγησης του κόστους-οφέλους, είσαι σε θέση να λάβεις ενημερωμένες αποφάσεις σύμφωνα με τους διαθέσιμους πόρους και τους μακροπρόθεσμους στόχους της επιχείρησής σου. Ακόμη δε και στην περίπτωση που οι αρχικές επενδύσεις μπορεί να οδηγήσουν σε προσωρινές δυσκολίες, η Ανάλυση κόστους-οφέλους σού επιτρέπει να αντιμετωπίσεις αποτελεσματικά τις προκλήσεις.