Ως ιδιοκτήτης δικηγορικού γραφείου, γνωρίζεις τις καθημερινές προκλήσεις που καλείσαι να αντιμετωπίσεις τόσο κατά την τιμολόγηση των έργων που αναλαμβάνεις όσο και αναφορικά με τη συνολική διαχείριση των οικονομικών της επιχείρησης.
Δεν είναι λίγες οι φορές, άλλωστε, που εξαιτίας της δυσκολίας καταγραφής του χρόνου με απλές φόρμες, τύπου excel, αλλά και της μη λεπτομερούς ανάλυσης των ωρών εργασίας γίνεται λανθασμένη κοστολόγηση των υπηρεσιών, με αποτέλεσμα να χάνονται δεδουλευμένα έσοδα.
Πώς μπορεί, όμως, να αυτοματοποιηθεί ο κύκλος εργασιών ώστε όχι μόνο να μην χάνεις χρήματα, αλλά και να εξοικονομείς πολύτιμο χρόνο;
Σκοπός του συγκεκριμένου άρθρου είναι να προτείνει ολοκληρωμένες λύσεις στους ιδιοκτήτες δικηγορικών γραφείων, προκειμένου να αυξήσουν την παραγωγικότητα και τα έσοδά τους.
Παρακάτω μπορείς να δεις το σχετικό webinar που διοργανώσαμε πρόσφατα σε συνεργασία με το Lawspot.gr:
Πρακτικές λύσεις για την αύξηση της παραγωγικότητας και της κερδοφορίας
Ψηφιοποίηση διαδικασιών
Η ψηφιοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών του δικηγορικού σου γραφείου αποτελεί έναν από τους πιο βασικούς παράγοντες που συμβάλλουν στην αύξηση της παραγωγικότητας και κατ’ επέκταση της κερδοφορίας. Κι αυτό γιατί εξοικονομείται πολύτιμος χρόνος, ενώ ταυτόχρονα ελαχιστοποιούνται τα περιθώρια λάθους.
Ας δούμε συγκεντρωτικά κάποιες από τις διαδικασίες που μπορείς να ψηφιοποιήσεις:
Διαχείριση έργων: Αξιοποιώντας ένα εργαλείο διαχείρισης έργων, όχι μόνο διευκολύνεται η ανάθεση των καθηκόντων στα μέλη της ομάδας, αλλά μπορείς να παρακολουθείς την πρόοδο των υποθέσεων και τις προθεσμίες τους, ώστε να διαχειρίζεσαι ανάλογα τον χρόνο που απαιτείται για τη διεκπεραίωσή τους. Ταυτόχρονα, τα μέλη της ομάδας έχουν πλήρη εικόνα των οικονομικών κάθε έργου, ώστε να είναι σίγουροι ότι δεν χάνουν χρήματα.
Διαχείριση πελατολογίου: Η χρήση ενός CRM εργαλείου διευκολύνει την αλληλεπίδραση τόσο με τους υφιστάμενους όσο και με υποψήφιους πελάτες, χάρη στους αυτοματισμούς που προσφέρει.
Καταγραφή χρόνου εργασίας: Η καταγραφή του χρόνου εργασίας που αφιερώνεις εσύ και η ομάδα σου όχι μόνο βοηθά στην παρακολούθηση της αποδοτικότητας, αλλά εξασφαλίζει ότι δεν χάνεις χρήματα, αφού τιμολογείς ακριβώς τον χρόνο που αφιερώνεται σε κάθε υπόθεση.
Τιμολόγηση πελατών: Η άμεση τιμολόγηση βάσει του χρόνου εργασίας και άλλων χρεώσεων, βοηθά στη βελτίωση του ρυθμού ροής εργασιών και στη διατήρηση της οικονομικής ευημερίας του δικηγορικού γραφείου.
Ψηφιακή υπογραφή: Η δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής επιτρέπει την αποστολή και την υπογραφή εγγράφων με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα, αυτοματοποιημένα. Έτσι, εξοικονομείται χρόνος που μπορεί να αφιερωθεί σε σημαντικότερες εργασίες.
Διαχείριση εξόδων: Τα έξοδα του δικηγορικού γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των επιπλέον εξόδων των μελών της ομάδας (όπως ταξί, ταξιδιωτικά, αναλώσιμα, λογαριασμούς τηλεφώνου κ.ο.κ.) καταγράφονται από κάθε μέλος της ομάδας σε ένα σημείο, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο συγκέντρωσης και διαχείρισης από το λογιστήριο.
Αποδοχή online πληρωμών: Η δυνατότητα αποδοχής online πληρωμών όχι μόνο διευκολύνει τους πελάτες σου, αλλά μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση του ρυθμού ροής των χρημάτων στο δικηγορικό γραφείο σου.
Οικονομική ανάλυση της επιχείρησης: Η επιλογή ενός ενιαίου συστήματος ERP παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα των εσόδων, των εξόδων και των συνολικών οικονομικών υποχρεώσεων του δικηγορικού γραφείου σου. Έτσι, μπορείς να αξιολογείς τα οικονομικά δεδομένα και να λαμβάνεις ορθές και ενημερωμένες αποφάσεις.
Η αυτοματοποίηση που επιτυγχάνεται μέσω της ψηφιοποίησης των παραπάνω διαδικασιών όχι μόνο εξασφαλίζει την ικανοποίηση των πελατών και των εργαζομένων, αλλά συνολικά ενισχύει την ανταγωνιστικότητα του δικηγορικού γραφείου σου στην αγορά.
Διάβασε ακόμη:
Ανάλυση κόστους έργων
Προκειμένου να έχεις τον πλήρη έλεγχο της οικονομικής κατάστασης του δικηγορικού γραφείου σου, είναι απαραίτητο να αναλύεις το κόστος που απαιτείται για κάθε έργο. Πιο συγκεκριμένα, χρειάζεται να υπολογίσεις με ακρίβεια ποια είναι τα άμεσα αλλά και τα έμμεσα κόστη που καθορίζουν την τελική τιμή ενός έργου/μιας υπόθεσης.
Έτσι, όχι μόνο εξασφαλίζεις ότι δεν υποτιμάς ή υπερεκτιμάς το συνολικό κόστος ενός έργου, αλλά δημιουργείς έναν τιμοκατάλογο με ακριβείς τιμές στην περίπτωση που αναλάβεις αντίστοιχα έργα/υποθέσεις στο μέλλον.
Ανάλυση παραγωγικότητας
Η κατανόηση και η ερμηνεία του βαθμού παραγωγικότητας της επιχείρησης προϋποθέτει την καταγραφή του χρόνου εργασίας που δαπανάται για τη διεκπεραίωση των υποθέσεων. Ως εκ τούτου ένα αξιόπιστο εργαλείο time tracking θεωρείται αναγκαίο, προκειμένου να κοστολογείς με ακρίβεια τις εργατοώρες και να μην χάνεις χρήματα.
Έτσι, μπορείς να έχεις πλήρη εικόνα για το πώς διανέμεται ο χρόνος εργασίας της ομάδας σε κάθε έργο/πελάτη, ποιοι πελάτες καταναλώνουν περισσότερο χρόνο χωρίς να πληρώνεσαι και πώς μπορείς να το περιορίσεις, καθώς και να εντοπίσεις ποια από τα μέλη της ομάδας είναι πιο αποδοτικά. Για να επιτευχθεί αυτό, χρειάζεται να παρακολουθείς μερικούς από τους σημαντικότερους δείκτες:
- Συνολικά projects
- Συνολικές ώρες εργασίας
- Ώρες ανά μήνα, ανά δικηγόρο και ανά έργο
Ανάλυση πωλήσεων και διαχείριση οικονομικών
Η αύξηση της κερδοφορίας ενός δικηγορικού γραφείου, όπως και κάθε άλλης επιχείρησης, εξαρτάται σημαντικά από την ανάλυση των πωλήσεών της και τη σωστή διαχείριση των οικονομικών της. Χρειάζεται, λοιπόν, να παρακολουθείς συστηματικά την τρέχουσα οικονομική κατάσταση εξετάζοντας τους σημαντικότερους δείκτες, όπως τον συνολικό τζίρο, τον τζίρο ανά πελάτη ή ανά υπηρεσία, τα εισπραχθέντα και τα ανεξόφλητα έσοδα.
Η αναλογία 80/20 (εισπραχθέντα/ανεξόφλητα έξοδα) θεωρείται ιδανική για την επιχείρηση, προκειμένου να μην επηρεάζεται η ρευστότητά της.
Πώς μπορεί το Elorus να βοηθήσει τα δικηγορικά γραφεία να αυξήσουν την παραγωγικότητά και τα έσοδά τους
Το Elorus συγκεντρώνει σε μία cloud πλατφόρμα πρακτικές λύσεις που αυτοματοποιούν τις καθημερινές εργασίες, ενώ προσφέρει αναλυτικές αναφορές για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας και των οικονομικών της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο, εξασφαλίζοντας την ασφάλεια και την ακεραιότητα των εταιρικών δεδομένων.
Time tracking
Η εφαρμογή του Elorus σού δίνει τη δυνατότητα να κάνεις:
- Αυτόματη καταγραφή χρόνου με μετρητή
- Καταγραφή χρόνου σε εβδομαδιαία timesheets
- Τιμολόγηση ωρών εργασίας με ένα click
- Ανάλυση των έργων και της απόδοσης της ομάδας σου
- Ανάλυση κόστους εργασίας
Αξιοποιώντας αυτές τις δυνατότητες, μπορείς να εντοπίσεις τις εργασίες στις οποίες ξοδεύει χρόνο η ομάδα σου, να αναγνωρίσεις τα σημεία βελτίωσης, να θέσεις ρεαλιστικούς στόχους και να δώσεις προτεραιότητα σε εργασίες που έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο για το δικηγορικό γραφείο σου.
Διάβασε ακόμη:
Τιμολόγηση και αποστολή στο myDATA & υπολογισμός παρακρατήσεων φόρου
Μέσα από την εφαρμογή, μπορείς να εκδίδεις online όλους τους τύπους παραστατικών (τιμολόγια, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, αποδείξεις παροχής υπηρεσιών κλπ.) και να τα διαβιβάζεις στο myDATA σε πραγματικό χρόνο.
Παράλληλα, σου δίνεται η δυνατότητα να υπολογίσεις αυτόματα και να εφαρμόσεις τις παρακρατήσεις φόρου, όπως κρατήσεις βάσει γραμματίων προείσπραξης και παρακρατήσεις δικηγορικού συλλόγου, που προβλέπονται από τον νόμο με την έκδοση κάθε παραστατικού.
Διαχείριση εξόδων
To Elorus σού επιτρέπει όχι μόνο να καταγράφεις και να παρακολουθείς τα έξοδα του δικηγορικού γραφείου σου, αλλά και να τα συγκεντρώνεις όλα σε ένα σημείο μέσα σε ελάχιστο χρόνο από όπου κι αν βρίσκεσαι, χωρίς να χρειάζεται να συνδεθείς στην εφαρμογή. Σε δεύτερο χρόνο μπορείς να τα κατηγοροποιήσεις και να τα αρχειοθετήσεις σύμφωνα με τις ανάγκες σου.
Παράλληλα, έχεις τη δυνατότητα να συνδέεις κάθε έξοδο με το αντίστοιχο project, προκειμένου να κοστολογείς πιο αποτελεσματικά τα έργα σου, ενώ μέσα από τις αναλυτικές αναφορές έχεις την πλήρη εικόνα για τα έξοδα ανά πελάτη ή ανά έργο ανά πάσα στιγμή.
Οικονομική παρακολούθηση έργων
Καταγράφοντας και συνδέοντας τα έξοδά σου με τα αντίστοιχα έργα, εξασφαλίζεις ότι βρίσκεσαι πάντα εντός προϋπολογισμού. Επιπλέον, η δυνατότητα παρακολούθησης του συνολικού κόστους κάθε έργου σού επιτρέπει να ανακαλύψεις το πραγματικό περιθώριο κέρδους και να προγραμματίσεις καλύτερα μελλοντικά έργα.
Συνεργασία με τον λογιστή
Μέσα από το Elorus, η επικοινωνία με τον λογιστή διευκολύνεται, δεδομένου ότι μπορεί να έχει πρόσβαση στον οργανισμό σου ως χρήστης, προκειμένου να παρακολουθεί απευθείας τα αρχειοθετημένα παραστατικά, να αναζητά συγκεκριμένα τιμολόγια και να βλέπει τις συγκεντρωτικές αναφορές.
Επιπλέον, μέσω της διασύνδεσης του Elorus με το myDATA, μπορεί να περνάει εύκολα και γρήγορα τα έξοδα και τα έσοδα του δικηγορικού γραφείου σου στο λογιστικό του πρόγραμμα.
Αναφορές πωλήσεων
Μέσα από τις σχετικές λεπτομερείς αναφορές του Elorus, έχεις μια δυναμική επισκόπηση της απόδοσης των πωλήσεων του δικηγορικού γραφείου σου, επιλέγοντας τη χρονική περίοδο που σε ενδιαφέρει να εξετάσεις.
Συγκεκριμένα, μέσα από το Dashboard πωλήσεων παρέχονται:
- Σημαντικοί δείκτες που σχετίζονται με τη ρευστότητα της επιχείρησής σου, όπως συνολικές και καθαρές πωλήσεις, ληξιπρόθεσμα ποσά κλπ.
- Σύγκριση απόδοσης πωλήσεων με προηγούμενες περιόδους, για να γνωρίζεις τα πάντα σχετικά με την ανάπτυξη και τις τάσεις του δικηγορικού γραφείου σου.
- Σημαντικές μετρήσεις για τους καλύτερους πελάτες, τα έργα και τις κατηγορίες υπηρεσιών ή προϊόντων, για να εντοπίζεις ευκολότερα τους πιο κερδοφόρους τομείς του δικηγορικού γραφείου σου.
Ανάλυση παραγωγικότητας ομάδας
Αξιοποιώντας τις αναλυτικές αναφορές του Elorus, μπορείς να παρακολουθείς τις ώρες που έχουν αφιερώσει τα μέλη της ομάδας σου ανά πελάτη, ανά έργο και ανά εργασία. Αυτό σού επιτρέπει να λαμβάνεις ενημερωμένες αποφάσεις που αποσκοπούν στην αύξηση της παραγωγικότητας και της κερδοφορίας του δικηγορικού γραφείου σου.
Πιο εύκολη επικοινωνία με τους πελάτες
Μέσα από το ασφαλές περιβάλλον του client portal του Elorus, η επικοινωνία με τους πελάτες σου απλοποιείται, καθώς μπορείτε να ανταλλάσσετε μηνύματα για τιμολόγια, έργα ή προσφορές. Παράλληλα, έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθούν την πρόοδο των έργων/υποθέσεων τους σε πραγματικό χρόνο και να κάνουν απευθείας online εξόφληση των παραστατικών.
Χάρη στις παραπάνω δυνατότητες, σε συνδυασμό με την ευκολία χρήσης της εφαρμογής, την υψηλής ποιότητας και δωρεάν εξυπηρέτηση, αλλά και τη διασφάλιση της προστασίας των δεδομένων του δικηγορικού γραφείου και των πελατών (ISO27001), πολλές δικηγορικές εταιρείες έχουν επιλέξει το Elorus. Μάλιστα, αναφέρουν βελτίωση στον ρυθμό εργασίας τους, αλλά και σταδιακή αύξηση των εσόδων τους. Σχετική είναι η περίπτωση της πολυβραβευμένης δικηγορικής εταιρείας Koutalidis Law Firm.
Κλείνοντας, ελπίζουμε αυτό το άρθρο να σε βοήθησε να κατανοήσεις πώς μπορείς μέσα από απλά βήματα να αυξήσεις την αποδοτικότητα και τα έσοδα του δικηγορικού γραφείου σου, αλλά και να βελτιώσεις την αλληλεπίδραση τόσο με τους πελάτες σου όσο και με τα μέλη της ομάδας σου.
