Στον διαρκώς μεταβαλλόμενο κόσμο των επιχειρήσεων, το να βρίσκεσαι στο προσκήνιο των τεχνολογικών και οικονομικών εξελίξεων δεν αποτελεί απλά επιδίωξη, αλλά αναγκαιότητα για τη βιωσιμότητα και την ανάπτυξη της επιχείρησής σου.
Το κλειδί για την επιτυχία είναι η αύξηση της παραγωγικότητας, στόχος που γίνεται όλο και πιο προσιτός μέσα από την υιοθέτηση καινοτόμων πρακτικών και προηγμένων τεχνολογιών.
Η αυτοματοποίηση των καθημερινών εργασιών, η αξιολόγηση των υπαλλήλων, η καταγραφή του χρόνου είναι κάποια από τα βασικά συστατικά μιας επιτυχημένης επιχειρηματικής στρατηγικής.
Αυτό το άρθρο θα σε εξοπλίσει με τις απαραίτητες γνώσεις, ώστε να καταφέρεις να ενισχύσεις την παραγωγικότητα της επιχείρησής σου το 2024 και να παραμείνεις ανταγωνιστικός.
Στρατηγικοί στόχοι
Για να αυξήσεις την παραγωγικότητα της επιχείρησής σου είναι σημαντικό να θέσεις ξεκάθαρους στρατηγικούς στόχους και να τους επικοινωνήσεις σωστά στην ομάδα σου.
Η μέθοδος των SMART goals (specific, measurable, achievable, realistic and time-bound) εμπεριέχει όλα τα κριτήρια που χρειάζεται να λάβεις υπόψη σου, ώστε όχι μόνο να καθορίσεις συγκεκριμένους στόχους, αλλά και να μετρήσεις την πρόοδό τους.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείς να ορίσεις μια σαφή κατεύθυνση από συγκεκριμένες εργασίες, καθεμία από τις οποίες θα συμβάλει στο ευρύτερο όραμα της επιχείρησης.
Διαχείριση χρόνου
Στον δυναμικό κόσμο των επιχειρήσεων όπου κάθε δευτερόλεπτο μετράει, η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι παράγοντας καθοριστικής σημασίας για την αύξηση της παραγωγικότητας.
Η εφαρμογή αξιόπιστων στρατηγικών, όπως η χρήση εργαλείων παρακολούθησης του χρόνου και η μείωση των περιττών συναντήσεων, οδηγεί σε πιο εστιασμένη εργασία, μειωμένο στρες και υψηλότερη ποιότητα αποτελεσμάτων.
Time tracking
Χρησιμοποιώντας ένα αξιόπιστο εργαλείο καταγραφής χρόνου, έχεις λεπτομερή εικόνα για το πώς οι εργαζόμενοι διαχειρίζονται τον χρόνο τους μέσα στη μέρα. Παράλληλα, μπορείς να εντοπίσεις χρονοβόρες εργασίες χωρίς ουσιαστικό αποτέλεσμα, και να τις περιορίσεις.
Με το Elorus μπορείς εύκολα και γρήγορα να καταγράφεις τον χρόνο που αφιερώνει η ομάδα σου για κάθε έργο.
Συγκεκριμένα, η εφαρμογή του Elorus σου δίνει τη δυνατότητα:
- Αυτόματης καταγραφής χρόνου με μετρητή
- Καταγραφής χρόνου σε εβδομαδιαία timesheets
- Τιμολόγησης ωρών εργασίας με ένα click
- Ανάλυσης των έργων και της απόδοσης της ομάδας σου
- Ακριβέστερης κοστολόγησης των υπηρεσιών
- Ανάλυσης κόστους εργασίας
Λιγότερα meetings
Έχεις αναρωτηθεί πόσο χρόνο έχεις αφιερώσει σε άσκοπες συναντήσεις που σου στερούν χρόνο από σημαντικές εργασίες;
Επειδή ο χρόνος είναι πολύτιμος, αξιολόγησε από πριν τον σκοπό κάθε συνάντησης, καθώς κι αν η επικοινωνία μπορεί να επιτευχθεί με κάποιον εναλλακτικό –πιο σύντομο– τρόπο, όπως με την αποστολή email ή μέσω Slack.
Στην περίπτωση που μια online ή δια ζώσης συνάντηση κρίνεται αναγκαία, για να εξοικονομήσεις πολύτιμο χρόνο, φρόντισε να:
- Ξεκινήσεις και να ολοκληρώσεις το meeting στον προγραμματισμένο χρόνο
- Έχεις μια ξεκάθαρη ατζέντα
- Έχεις κάνει την απαραίτητη προετοιμασία
- Οργανώσεις τα επόμενα tasks και να ορίσεις τον υπεύθυνο για την υλοποίησή τους πριν την ολοκλήρωση του meeting
Περιόρισε το multitasking
Το multitasking μπορεί να μειώσει σημαντικά την παραγωγικότητα της επιχείρησής σου, καθώς αυξάνει το στρες των εργαζομένων αλλά και τα λάθη.
Το να μοιράζεις την προσοχή σου σε πολλά διαφορετικά πεδία ταυτόχρονα επηρεάζει τη συγκέντρωση και δυσκολεύει την παράδοση των διαφορετικών εργασιών στην ώρα τους. Για να περιορίσεις, λοιπόν, την ενασχόληση με πολλά διαφορετικά αντικείμενα ταυτόχρονα:
Θέσε προτεραιότητες: Ξεκίνα με τα πιο επείγοντα έργα που πρέπει να ολοκληρωθούν και επικεντρώσου σε μια συγκεκριμένη εργασία κάθε φορά.
Απόφυγε τους περισπασμούς: Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις στο Slack ή το email αν κάνεις μια εργασία που χρειάζεται απόλυτη συγκέντρωση.
Οργάνωσε τον χρόνο σου: Όρισε ένα πλήρες χρονοδιάγραμμα, σημειώνοντας προσεγγιστικά τον χρόνο που απαιτείται για κάθε επιμέρους εργασία.
Κάνε συχνά διαλείμματα: Τα μικρά και συχνά διαλείμματα μειώνουν τα επίπεδα στρες και ενισχύουν τη συγκέντρωση.
Αξιολόγηση του προσωπικού
Η αξιολόγηση των εργαζομένων δεν αποτελεί απλά μια πρακτική εκτίμησης της απόδοσής τους, αλλά μια στοχευμένη στρατηγική που συμβάλει στην ενίσχυση της παραγωγικότητας της επιχείρησης.
Αξιοποιώντας σύγχρονες μεθόδους αξιολόγησης εργαζομένων μπορείς να διακρίνεις σε ποιους τομείς έχει εξελιχθεί κάθε εργαζόμενος, αλλά πολύ περισσότερο αν η παρουσία καθενός συμβαδίζει με τους στόχους της επιχείρησης.
Έτσι, μπορείς να παρακολουθείς:
- Τον βαθμό παραγωγικότητας
- Την ποιότητα εργασίας
- Το ποσοστό των έργων που παραδόθηκαν on time και on budget
Σε αντίθεση με τον παραδοσιακό τρόπο αξιολογήσεων που περιορίζεται στη συμπλήρωση ετήσιων reviews, χρησιμοποίησε σύγχρονες μεθόδους για να συγκεντρώσεις όσο το δυνατόν πιο αντιπροσωπευτικό feedback. Για παράδειγμα, με τη μέθοδο 360 μοιρών, το feedback συλλέγεται από διαφορετικές πηγές, προϊσταμένους, συναδέλφους, ακόμη και πελάτες, ώστε να επιτευχθεί μια ολιστική και πιο αντικειμενική αξιολόγηση.
Είναι σημαντικό να θέσεις SMART goals για να αξιολογήσεις αντικειμενικά την ομάδα σου και έτσι να εξασφαλίσεις την εμπιστοσύνη και την αφοσίωσή τους.
Σύγχρονο μοντέλο εργασίας
Ένας σημαντικός παράγοντας που προωθεί την παραγωγικότητα της επιχείρησης είναι η υιοθέτηση ενός ευέλικτου μοντέλου εργασίας. Η εξ αποστάσεως εργασία ή η καθιέρωση υβριδικού μοντέλου εκτός του ότι συμβαδίζει με τις προτιμήσεις του σύγχρονου εργατικού δυναμικού, προσφέρει μια σειρά από οφέλη που ενισχύουν την αποδοτικότητα της επιχείρησης.
Πιο συγκεκριμένα, ένα ευέλικτο περιβάλλον εργασίας:
- Βοηθάει τους εργαζομένους να διατηρήσουν ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
- Προσφέρει περισσότερες επιλογές πρόσληψης –υψηλά καταρτισμένων– υπαλλήλων ανεξαρτήτως γεωγραφικής περιοχής.
- Περιορίζει τα έξοδα της επιχείρησης, π.χ. για την ενοικίαση μεγαλύτερου χώρου εργασίας.
Φρόντισε να χρησιμοποιείς τα κατάλληλα εργαλεία, ώστε να διασφαλίσεις ότι το μοντέλο εργασίας που ακολουθείς δεν παρεμποδίζει τη συνεργασία και τη συνοχή της ομάδας.
Αξιοποίηση online εργαλείων
Η χρήση online business tools συμβάλλει σημαντικά στην αύξηση της παραγωγικότητας της επιχείρησης, αλλά και στην ομαλή συνεργασία της ομάδας.
Δεδομένου ότι τα εργαλεία αυτά προσφέρουν μια σειρά από λύσεις που απλοποιούν τις καθημερινές λειτουργίες της επιχείρησης, η αξιοποίησή τους βελτιώνει την αποδοτικότητα της επιχείρησης και προσφέρει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Οικονομική διαχείριση
Η χρήση ενός ERP συστήματος τιμολόγησης θα σε βοηθήσει να οργανώσεις τα οικονομικά της επιχείρησής σου. Μέσω της πλατφόρμας ηλεκτρονικής τιμολόγησης Elorus μπορείς να διαχειρίζεσαι τη ρευστότητα της επιχείρησής σου και να εκδίδεις κάθε είδους παραστατικά, σε συνδυασμό με πιστοποιημένη υπηρεσία ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Επιπλέον, παρέχει τη δυνατότητα διασύνδεσης με το myDATA.
Διαχείριση έργων
Για να διαχειριστείς τα διαφορετικά projects και να προτεραιοποιήσεις τις εργασίες σου, χρειάζεσαι τα απαραίτητα tools. Εργαλεία, όπως το Asana και το Trello, θα σε βοηθήσουν να οργανώσεις αποτελεσματικά τις δραστηριότητες της επιχείρησής σου.
H διασύνδεση του Elorus με το Asana και το Trello σού επιτρέπει να καταγράφεις κάθε λεπτό εργασίας, χωρίς να χρειάζεται να φύγεις από το περιβάλλον του project management εργαλείου που χρησιμοποιείς. Επιπλέον, καθορίζεις τις χρεώσεις σου ανά ώρα στο Elorus και τιμολογείς τον χρόνο σου με ένα κλικ.
Επικοινωνία και συνεργασία
Η επικοινωνία με την ομάδα σου αποτελεί το Α και το Ω για τη σωστή συνεργασία σας. Χρησιμοποίησε σύγχρονα εργαλεία, όπως το Slack, που προσφέρουν έναν άμεσο και περισσότερο οργανωμένο τρόπο επικοινωνίας, περιορίζοντας την ανάγκη αποστολής email.
Αλληλεπίδραση με τους πελάτες
Με τα CRMs (Customer Relationship Management) εργαλεία, όπως τα HubSpot και Intercom, μπορείς να αλληλεπιδράς με τους πελάτες και να συλλέγεις δεδομένα που αφορούν τη συμπεριφορά τους.
Συνεχής μάθηση και ανάπτυξη δεξιοτήτων
Όταν οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να εμπλουτίζουν τις γνώσεις τους και να αναπτύσσουν τις δεξιότητές τους, δεν βελτιώνουν μόνο τις προσωπικές τους ικανότητες αλλά φέρνουν και μεγαλύτερη αξία στην επιχείρηση.
Μέσα από τη διαρκή μάθηση και εξέλιξη διαμορφώνεται ένα εργατικό δυναμικό, ικανό να αντιμετωπίσει νέες προκλήσεις. Με άλλα λόγια, επενδύοντας σε προγράμματα εκπαίδευσης, εργαστήρια και ευκαιρίες επαγγελματικής ανάπτυξης, καλλιεργείται μια κουλτούρα αναζήτησης και συνεχούς προόδου.
Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να:
- Βρίσκεται η επιχείρηση στην αιχμή των οικονομικών και τεχνολογικών εξελίξεων
- Αυξάνεται το ηθικό των εργαζομένων
- Διατηρείς μια σταθερή και αφοσιωμένη ομάδα
Feedback από τους πελάτες
Για να ενισχύσεις την παραγωγικότητα της επιχείρησής σου, ενθάρρυνε τους πελάτες σου να δώσουν feedback για τις υπηρεσίες που παρέχεις.
Αυτού του είδους η επικοινωνία, εκτός του ότι δημιουργεί μια στενή σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ σας, αποτελεί έναν άμεσο τρόπο αξιολόγησης. Όταν οι πελάτες μοιράζονται την εμπειρία τους, προσφέρουν πολύτιμες πληροφορίες τόσο για πεδία που χρειάζονται βελτίωση όσο και για την εισαγωγή νέων λειτουργιών ή υπηρεσιών.
Η κατανόηση των αναγκών και των προσδοκιών τους οδηγεί σε καλύτερη κατανομή των πόρων, ακριβέστερες επιχειρηματικές στρατηγικές και τελικά σε μια πιο παραγωγική και επιτυχημένη επιχείρηση.
Ανακεφαλαιώνοντας, η ενίσχυση της παραγωγικότητας βασίζεται στη στρατηγική αξιοποίηση της τεχνολογίας, τη σωστή διαχείριση του χρόνου και την καλλιέργεια μιας κουλτούρας συνεχούς βελτίωσης και ευθυγράμμισης με σαφείς στόχους. Υιοθετώντας αυτές τις αρχές, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξασφαλίσουν την ανάπτυξή τους σε έναν συνεχώς εξελισσόμενο χώρο.
