Οι επιχειρηματίες και οι υπεύθυνοι των οικονομικών αποφάσεων μιας επιχείρησης γνωρίζουν καλά τη δυσκολία εξισορρόπησης του ελέγχου του κόστους με την ανάγκη για ανάπτυξη. Βασική προϋπόθεση για την επίτευξη της ισορροπίας αυτής είναι η βελτιστοποίηση στον τρόπο διαχείρισης των δαπανών και η εξάλειψη περιττών εξόδων που επηρεάζουν τη ρευστότητα της επιχείρησης.
Όταν εξαλείφονται τα περιττά έξοδα, απελευθερώνονται πόροι για πρωτοβουλίες υψηλής αξίας, κα έξυπνες στρατηγικές προσεγγίσεις που ενισχύουν την αποδοτικότητα και την ανθεκτικότητα της επιχείρησης.
Σε αυτό το άρθρο, εξετάζουμε πώς μπορείς μέσα από αποτελεσματικές πρακτικές να μειώσεις τα περιττά έξοδα της επιχείρησής σου, χωρίς να θυσιάσεις την ποιότητα των υπηρεσιών σου.
Περιττά έξοδα της επιχείρησης
Περιττά έξοδα είναι εκείνα που δεν συνεισφέρουν ουσιαστικά στις λειτουργίες, την ανάπτυξη ή την κερδοφορία της επιχείρησής σου. Αυτά μπορεί να είναι υπερβολικά αποθέματα γραφικής ύλης ή marketing campaigns με χαμηλή απόδοση. Στα περιττά έξοδα συγκαταλέγονται και οι συνδρομές σε λογισμικά, τα οποία η ομάδα σπάνια χρησιμοποιεί ή η μίσθωση ενός επαγγελματικού χώρου ενώ οι περισσότεροι εργαζόμενοι δουλεύουν εξ αποστάσεως.
Εντοπισμός περιττών εξόδων με αναλυτικό έλεγχο
Ο διεξοδικός έλεγχος εξόδων είναι η αρχή για να εντοπίσεις περιττά κόστη. Ας δούμε βήμα-βήμα πώς μπορεί να γίνει αποτελεσματικά:
- Συλλογή οικονομικών δεδομένων της πρόσφατης περιόδου (τραπεζικές καταστάσεις, τιμολόγια και αποδείξεις).
- Κατηγοριοποίηση εξόδων σε βασικά (π.χ. μισθοδοσία, ενοίκιο, λογαριασμοί) και μη βασικά (π.χ. αχρησιμοποίητες συνδρομές).
- Εντοπισμός επαναλαμβανόμενων εξόδων που δεν προσφέρουν ουσιαστική αξία στην επιχείρηση.
Μέσα από το Elorus μπορείς να απλοποιήσεις τη διαδικασία συλλογής και κατηγοριοποίησης των εξόδων. Αξιοποιώντας τη λειτουργία του Dashboard πωλήσεων & αγορών μπορείς να παρακολουθείς αναλυτικά τις δαπάνες σου ανά συγκεκριμένη χρονική περίοδο, για να έχεις την πλήρη εποπτεία.
Μείωση κόστους παραγωγής
Για τις επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, το κόστος παραγωγής μεταφράζεται σε χρόνο, απόδοση, καθώς και στα εργαλεία που χρησιμοποιούνται. Μπορείς να ξεκινήσεις αναλύοντας τις ροές εργασίας προκειμένου να εντοπίσεις περιττά βήματα ή αποτελεσματικές διαδικασίες που μπορούν να απλοποιηθούν ή να αυτοματοποιηθούν.
Με την ορθολογική διαχείριση των πόρων και την εξάλειψη σπατάλης, οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών μπορούν να μειώσουν τα λειτουργικά κόστη χωρίς να θυσιάζουν την ποιότητα.
Αναδιάρθρωση υπηρεσιών
Έχεις αναρωτηθεί αν κάποιες κοστοβόρες υπηρεσίες της επιχείρησής σου χρησιμοποιούνται ελάχιστα; Για παράδειγμα, αν μια εταιρεία διατηρεί γραμμή τεχνικής υποστήριξης 24 ώρες το 24ωρο, αλλά οι περισσότερες κλήσεις λαμβάνονται κατά τις πρωινές ώρες, μάλλον χρειάζεται να καταργήσει τη νυχτερινή βάρδια.
Βελτιστοποίηση λογισμικών
Ένας ακόμη αποτελεσματικός τρόπος για να εντοπίσεις περιττά έξοδα είναι να αντικαταστήσεις ή να ενοποιήσεις εργαλεία ώστε να εξαλείψεις τις περιττές δαπάνες για συνδρομές. Αν, για παράδειγμα, χρησιμοποιείς διαφορετικά εργαλεία για την παρακολούθηση χρόνου και την τιμολόγηση, μπορείς να επιλέξεις ένα λογισμικό που συνδυάζει και τις δύο λειτουργίες σε μία πλατφόρμα.
Διάβασε ακόμη:
Παρακολούθηση και αναθεώρηση στρατηγικών marketing
Παρακολουθώντας και αναλύοντας τακτικά την απόδοση των ενεργειών του marketing, μπορείς να περιορίσεις περιττά έξοδα. Για παράδειγμα, από τα δεδομένα που προκύπτουν από τις διαφημίσεις στα social media, τις email campaigns ή τις ενέργειες για τη βελτιστοποίηση του SEO, μπορείς να δώσεις προτεραιότητα στις ενέργειες που αποδίδουν περισσότερο, προσελκύοντας πελάτες, και να σταματήσεις να επενδύεις σε όσες δεν φέρουν αποτέλεσμα. Η συστηματική παρακολούθηση διασφαλίζει ότι το budget για το marketing επενδύεται αποτελεσματικά, μεγιστοποιώντας τον αντίκτυπο.
Αξιολόγηση του κόστους νέων προϊόντων/υπηρεσιών
Πριν προσθέσεις νέες λειτουργίες σε μια υπάρχουσα υπηρεσία, είναι σημαντικό να λάβεις υπόψη το συνολικό κόστος. Δεν είναι λίγες οι φορές που δεν γίνεται σωστή κοστολόγηση, με το κόστος των έργων υποτιμάται, δεσμεύοντας σημαντικούς πόρους που προορίζονται για πιο κρίσιμες ανάγκες της επιχείρησης. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να αξιολογήσεις –πριν από την κυκλοφορία της– την απόδοση της επένδυσης.
Περιορισμός meetings
Οι περισσότερες συναντήσεις αποτελούν σπατάλη χρόνου και κατ’ επέκταση χρημάτων. Οι συναντήσεις θα πρέπει να είναι σύντομες, να περιλαμβάνουν μόνο τα απαραίτητα άτομα και να έχουν έναν στρατηγικό στόχο. Εναλλακτικά, μπορείς να χρησιμοποιήσεις άλλα κανάλια όπως παρουσιάσεις ή email για την ανταλλαγή πληροφοριών.
Μείωση λειτουργικών δαπανών με την πρόσληψη freelancers
Η πρόσληψη ελεύθερων επαγγελματιών (freelancers) αντί μόνιμων υπαλλήλων είναι μια στρατηγική λύση, ειδικά για τις επιχειρήσεις που θέλουν να περιορίσουν τα έξοδα, χωρίς όμως να κάνουν έκπτωση στην εξειδίκευση. Έτσι, η επιχείρηση εξοικονομεί χρήματα για μικρά ή περιοδικά projects για τα οποία δεν χρειάζεται να απασχολεί προσωπικό όλο τον χρόνο. Πλατφόρμες όπως το Upwork ή το Fiverr μπορούν να σε βοηθήσουν να βρεις ταλαντούχους επαγγελματίες που ανταποκρίνονται στις ανάγκες της επιχείρησής σου.
Διάβασε ακόμη:
Προτεραιοποίηση περιττών εξόδων προς μείωση
Καλό είναι να εστιάσεις στον περιορισμό των εξόδων που θα αποφέρουν τη μεγαλύτερη εξοικονόμηση χωρίς να επηρεάσουν τη λειτουργία της επιχείρησης. Θα χρειαστεί, λοιπόν, να δημιουργήσεις ένα σύστημα βαθμολόγησης για την αξιολόγηση κάθε εξόδου, με βάση τη σημασία, την επίδρασή του στις λειτουργίες της επιχείρησης και την απόδοσή του.
Επιφέρει, για παράδειγμα, κέρδος ένα εργαλείο video editing, η συνδρομή του οποίου είναι 500€ τον μήνα; Αν η απάντηση είναι όχι, καλό είναι είτε να αντικαταστήσεις με κάποιο φθηνότερο ή να το καταργήσεις.
Ανακεφαλαιώνοντας, η βελτιστοποίηση των εξόδων σου δεν αφορά στη μείωση ποιότητας ή υπηρεσιών, αλλά στη λήψη συνειδητών, στρατηγικών αποφάσεων που προσφέρουν αξία και απελευθερώνουν πόρους για ανάπτυξη. Εστιάζοντας στην αποδοτικότητα, αξιοποιώντας την τεχνολογία και ευθυγραμμίζοντας τις δαπάνες με τους στόχους, δημιουργείς μια ευέλικτη επιχείρηση που είναι έτοιμη να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις του μέλλοντος.