Η τεχνολογία αλλάζει τον τρόπο που λειτουργούν οι επιχειρήσεις, και η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους μετασχηματισμούς στον τομέα της οικονομικής διαχείρισης. Από τη μείωση της χρήσης χαρτιού έως τη βελτίωση της ταχύτητας πληρωμών, η μετάβαση σε ψηφιακές διαδικασίες δεν είναι απλώς μια επιλογή, αλλά συχνά μια αναγκαιότητα για τις επιχειρήσεις που επιδιώκουν να παραμείνουν ανταγωνιστικές. Κι ενώ τα πλεονεκτήματα είναι πολλά, η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης συνοδεύεται από προκλήσεις και προβληματισμούς.
Στόχος του άρθρου είναι να εξηγήσει τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση, να επισημάνει κοινές ανησυχίες που μπορεί να προκύψουν κατά την υιοθέτησή της, και να προτείνει πρακτικές συμβουλές που θα βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να προετοιμαστούν για τη μετάβαση.
Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η πλήρως ψηφιακή διαδικασία δημιουργίας, αποστολής, παραλαβής και επεξεργασίας τιμολογίων μεταξύ επιχειρήσεων μέσω ηλεκτρονικών συστημάτων. Σε αντίθεση με τις παραδοσιακές μεθόδους που περιλαμβάνουν χειροκίνητη επεξεργασία, εκτύπωση και αποστολή μέσω ταχυδρομείου, η ηλεκτρονική τιμολόγηση πραγματοποιείται αυτοματοποιημένα.
Πιο συγκεκριμένα, εκτός από την αρχική καταχώριση των στοιχείων τιμολόγησης από τον χρήστη μέσω μιας πλατφόρμας ERP ή ενός παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, οι υπόλοιπες ενέργειες εκτελούνται αυτόματα από το σύστημα, χωρίς περαιτέρω ανθρώπινη εμπλοκή. Δηλαδή, η αποστολή, η παραλαβή, η αρχειοθέτηση, η επεξεργασία του τιμολογίου, και η διαβίβασή του στο myDATA γίνονται ψηφιακά, εξαλείφοντας την ανάγκη για χειροκίνητες ενέργειες.
Οι κυριότερες ανησυχίες για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Προβληματισμός για το αρχικό κόστος εγκατάστασης
Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, το κόστος μετάβασης σε ένα σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης αποτελεί συχνό εμπόδιο, καθώς δημιουργείται η ανησυχία για το αν η επένδυση αξίζει. Ειδικά για τις πιο μικρές επιχειρήσεις που η ανάγκη για έκδοση και αποστολή παραστατικών είναι περιορισμένη. Ωστόσο, υπάρχουν συστήματα που προσφέρουν κλιμακούμενες λύσεις προσφέροντας από βασικές λειτουργίες μέχρι premium επιλογές, ανάλογα με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης.
Ζητήματα ενσωμάτωσης με υπάρχοντα συστήματα
Η δυσκολία ενσωμάτωσης ενός λογισμικού ηλεκτρονικής τιμολόγησης με υπάρχοντα λογιστικά προγράμματα και ERPs αποτελεί ακόμα ένα ζήτημα. Βασικός προβληματισμός είναι η πιθανότητα ασυμβατότητας, το κόστος, αλλά και ο χρόνος προσαρμογής. Η λύση βρίσκεται στην επιλογή ενός λογισμικού που είναι συμβατό με τα περισσότερα δημοφιλή συστήματα, προσφέρει ευέλικτες δυνατότητες προσαρμογής και τεχνική υποστήριξη για την ομαλή ενσωμάτωση, καθιστώντας τη διαδικασία λιγότερο απαιτητική.
Αντίσταση στην αλλαγή
Οι αλλαγές σε καθιερωμένες διαδικασίες μπορεί να προκαλέσουν ανησυχία ή ακόμη και αντίσταση από τους υπαλλήλους. Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση ενδέχεται να θεωρηθεί περιττή ή περίπλοκη, ιδιαίτερα αν το προσωπικό είναι εξοικειωμένο με παλαιότερες μεθόδους. Η λύση σε αυτό το ζήτημα είναι η ενεργός συμμετοχή του προσωπικού στη διαδικασία αλλαγής. Η παροχή σαφούς ενημέρωσης για τα πλεονεκτήματα, σε συνδυασμό με την κατάλληλη εκπαίδευση, βοηθά στην εξάλειψη της αντίστασης.
Αβεβαιότητα για την ασφάλεια των δεδομένων
Οι επιχειρήσεις ανησυχούν συχνά για την ασφάλεια των οικονομικών δεδομένων τους όταν μεταβαίνουν σε ψηφιακά συστήματα. Ο φόβος για παραβίαση δεδομένων ή απώλεια πληροφοριών αποτελεί σημαντική πρόκληση. Η λύση σε αυτό το ζήτημα είναι η επιλογή λογισμικού που παρέχει ισχυρές δυνατότητες ασφάλειας, όπως κρυπτογράφηση δεδομένων και τακτικά αντίγραφα ασφαλείας.
Διάβασε ακόμη:
Προετοιμασία για την εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Η προετοιμασία μιας επιχείρησης για τη μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση απαιτεί προσεκτική ανάλυση των αναγκών και στρατηγικό σχεδιασμό. Αρχικά, είναι σημαντικό να καταγραφεί ο αριθμός των διαφορετικών πελατών που τιμολογεί η επιχείρηση ετησίως, καθώς αυτό καθορίζει την επιλογή της κατάλληλης συνδρομής που ανταποκρίνεται στις ανάγκες.
Έπειτα, η ανάπτυξη πλάνου υλοποίησης, το οποίο περιλαμβάνει χρονοδιάγραμμα εφαρμογής και εκπαίδευση του προσωπικού, εξασφαλίζει την ομαλή μετάβαση και την προσαρμογή των εργαζομένων στο νέο σύστημα.
Παράλληλα, είναι καλό να κάνεις ανάλυση της μακροπρόθεσμης απόδοσης της επένδυσης. Η έννοια της απόδοσης (ROI) αφορά την αναλογία που προκύπτει από τη χρήση ενός συστήματος ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε σχέση με το κόστος της υλοποίησής του. Κατά την ανάλυση θα χρειαστεί να εξετάσεις:
- Τα άμεσα οικονομικά οφέλη: Η μείωση των λειτουργικών δαπανών όπως χαρτί, μελάνι και ταχυδρομικά έξοδα, καθώς και η μείωση του κόστους για εργατικό δυναμικό μέσω της αυτοματοποίησης διαδικασιών εξοικονομούν πόρους. Επιπλέον, η ηλεκτρονική τιμολόγηση βελτιώνει τη ρευστότητα, επιταχύνοντας τις πληρωμές μέσω της άμεσης αποστολής τιμολογίων και αυτόματων υπενθυμίσεων.
- Τα έμμεσα οικονομικά οφέλη: Επιτυγχάνεται αύξηση της παραγωγικότητας, καθώς το προσωπικό μπορεί να επικεντρωθεί σε στρατηγικές δραστηριότητες αντί για χειροκίνητες διαδικασίες.
- Κόστος υλοποίησης: Έξοδα για τη συνδρομή ή και την τεχνική υποστήριξη για την αντιμετώπιση ζητημάτων κατά την ενσωμάτωση ή/και τη χρήση του λογισμικού.
- Χρόνος εκπαίδευσης και προσαρμογής: Οι συνολικές εργατοώρες που θα αφιερωθούν, προκειμένου η ομάδα να κατανοήσει τις νέες διαδικασίες.
Το cloud σύστημα τιμολόγησης του Elorus παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση για όλες αυτές τις προκλήσεις, καθώς προσφέρει:
- Δωρεάν πλάνο για την τιμολόγηση περιορισμένου αριθμού πελατών, δίνει στις επιχειρήσεις την ευκαιρία να ξεκινήσουν σταδιακά και χωρίς οικονομικό ρίσκο.
- Δωρεάν τεχνική υποστήριξη σε πραγματικό χρόνο ακόμη και στο δωρεάν πλάνο, διασφαλίζοντας ότι οι χρήστες λαμβάνουν την καθοδήγηση που χρειάζονται για την εξοικείωσή τους με το σύστημα και την επίλυση προβλημάτων.
- Διασύνδεση με το myDATA που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να στέλνουν όλα τα παραστατικά που εκδίδουν στο myDATA, και να είναι πλήρως εναρμονισμένοι με τις κρατικές διατάξεις.
- Δυνατότητα διασύνδεσης με άλλες εφαρμογές μέσω προγραμματιστικής διεπαφής API με λεπτομερές documentation, διευκολύνοντας τους developers στην υλοποίηση.
Επιπλέον, διαθέτει πιστοποίηση ασφαλείας ISO 27001 διασφαλίζοντας την προστασία των δεδομένων των χρηστών.
Διάβασε ακόμη:
Πώς η εταιρεία Agile actors αυτοματοποίησε τη διαδικασία τιμολόγησης
Η εταιρεία Agile actors, ένας από τους μεγαλύτερους οργανισμούς στην Ελλάδα στην εξέλιξη tech professionals, αναζητούσε μια αξιόπιστη πλατφόρμα για την τιμολόγηση και αποστολή στο myDATA, χωρίς να γίνεται χειροκίνητα η καταχώριση των πληροφοριών.
Δεδομένου ότι στην Agile Actors χρησιμοποιούν μια δική τους εφαρμογή στην οποία συλλέγουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να τιμολογήσουν τους πελάτες τους, εξαρχής υπήρξε η ανάγκη δημιουργίας παραστατικών με βάση την πληροφορία αυτή.
Η λύση που τελικά υλοποιήθηκε, μέσω του Elorus API, περιλαμβάνει τόσο τη δημιουργία παραστατικών, προσαρμοσμένα στις προδιαγραφές του myDATA, όσο και τον συγχρονισμό της πληροφορίας τιμολόγησης μεταξύ των δύο συστημάτων.
Πλέον, η εταιρεία διατηρεί τα δεδομένα των παραστατικών της με ασφάλεια στο Elorus, το οποίο λειτουργεί ως ενδιάμεσος κρίκος μεταξύ της εταιρείας και του myDATA, αυτοματοποιώντας τη διαδικασία τιμολόγησης για την ομάδα της Agile Actors.
Ανακεφαλαιώνοντας, η σωστή προετοιμασία και ο στρατηγικός σχεδιασμός μπορούν να μετατρέψουν τις προκλήσεις που φέρνει μαζί της η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε ευκαιρία για ανάπτυξη και εξορθολογισμό των οικονομικών διαδικασιών.
