Η δυνατότητα ακριβούς πρόβλεψης του κόστους μιας υπηρεσίας καθορίζει σε σημαντικό βαθμό την επιτυχημένη διαχείριση του έργου και κατ΄επέκταση την κερδοφορία μιας επιχείρησης.
Η διαδικασία εκτίμησης του κόστους δεν περιορίζεται, όμως, μόνο στην πρόβλεψη και ανάλυση των απαιτούμενων εξόδων. Αφορά ένα σύνολο παραγόντων που κατευθύνει τις αποφάσεις της επιχείρησης σχετικά με την κατανομή των διαθέσιμων πόρων.
Είτε αναλαμβάνεις μικρά έργα είτε διαχειρίζεσαι projects μεγαλύτερης κλίμακας, η πρόκληση παραμένει η ίδια: Πώς μπορείς να εκτιμήσεις το κόστος αποτελεσματικά, εξασφαλίζοντας ότι δεν θα χάσεις χρήματα;
Αυτό το άρθρο θα σε εξοπλίσει με τις απαραίτητες γνώσεις σχετικά με τις παραμέτρους που πρέπει να λάβεις υπόψη, τους βασικούς παράγοντες που επηρεάζουν τις δαπάνες μιας υπηρεσίας, καθώς και το πώς μπορείς πρακτικά να κάνεις όσο πιο ακριβή εκτίμηση κόστους, χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα εργαλεία.
Αναγνώριση των βασικών παραμέτρων για την κοστολόγηση υπηρεσιών
Πρώτο και σημαντικό βήμα της διαδικασίας είναι να αναγνωρίσεις τις παραμέτρους που επηρεάζουν το συνολικό κόστος. Αυτό περιλαμβάνει τη λεπτομερή αξιολόγηση των απαιτούμενων πόρων που διαμορφώνονται από τα λειτουργικά έξοδα, τη διάρκεια του έργου, την εκπαίδευση του προσωπικού κ.ά.
Πρακτικά, για να υπολογίσεις το συνολικό budget ενός έργου, χρειάζεται να εξετάσεις εξαρχής ποια είναι:
Τα άμεσα κόστη: Περιλαμβάνονται οι αμοιβές και η εκπαίδευση –αν χρειάζεται– των εργαζομένων που συμμετέχουν στο έργο. Στο project μπορεί να απασχολούνται υπάλληλοι που εργάζονται ήδη στην επιχείρηση ή να προσλαμβάνονται freelancers αποκλειστικά για την υλοποίηση του project. Στα άμεσα κόστη ανήκουν και οι δαπάνες που απαιτούνται για τα υλικά και τον εξοπλισμό που είναι απαραίτητα για το έργο.
Τα έμμεσα κόστη: Πρόκειται για πάγια έξοδα, όπως ενοίκιο, λογαριασμοί, έξοδα marketing, που δεν παρέχονται αποκλειστικά για το έργο, αλλά για τη συνολική λειτουργία και ανάπτυξη της επιχείρησης, τα οποία πρέπει να συνυπολογιστούν.
Η χρονική διάρκεια εργασίας: Ο χρόνος που χρειάζεται για την υλοποίηση ενός project είναι σημαντικός παράγοντας για την εκτίμηση του κόστους. Δεδομένου ότι στις επιμέρους εργασίες εμπλέκονται διάφορα τμήματα της επιχείρησης, πρέπει να συνυπολογιστεί η αμοιβή ανά εργατοώρα για κάθε επαγγελματία σε συνάρτηση με τον βαθμό κατάρτισής του (junior, senior).
Τα νομικά έξοδα: Σε αυτά συμπεριλαμβάνονται όλες οι δαπάνες για τις απαραίτητες άδειες και εγκρίσεις για την υλοποίηση του έργου.
Έξοδα για τη διασφάλιση της ποιότητας: Πρόκειται για τις δαπάνες που απαιτούνται για τις δοκιμές και την εξασφάλιση της ποιότητας των παραδοτέων, αλλά και για τη διόρθωση ή την επανεκτέλεση εργασιών που δεν πληρούν τα πρότυπα.
H αναγνώριση των παραμέτρων είναι αδιαμφισβήτητα πολύ σημαντική, αφού θέτει τις βάσεις για τον οικονομικό σχεδιασμό ενός έργου. Ωστόσο, αποτελεί μόνο ένα μέρος της εξίσωσης.
Πώς να καθορίσεις την τελική τιμή των υπηρεσιών που προσφέρεις
Το επόμενο κρίσιμο στάδιο είναι να καθορίσεις την τελική αξία για μια υπηρεσία που παρέχει η επιχείρησή σου, προσδιορίζοντας ποιο είναι:
- το πραγματικό κόστος της υπηρεσίας συν
- το επιθυμητό περιθώριο κέρδους
Το πραγματικό κόστος βασίζεται στις εργατοώρες που αφιερώνει κάθε εργαζόμενος ανάλογα με τον βαθμό της επαγγελματικής του κατάρτισης, αλλά και στα πιθανά έξοδα που μπορεί να προκύψουν μέχρι την ολοκλήρωση του έργου. Για να καθορίσεις ευκολότερα το πραγματικό κόστος, μπορείς να ανατρέξεις σε ιστορικά δεδομένα έργων με παρόμοια εμβέλεια και απαιτήσεις.
Από την άλλη, το περιθώριο κέρδους εξαρτάται από μεταβλητούς παράγοντες ανάλογα με τους σκοπούς της επιχείρησής σου. Αν, για παράδειγμα, επιθυμείς να αποκτήσεις συγκεκριμένους πελάτες, οι οποίοι είναι πιθανόν να σε προτείνουν και σε άλλους, μπορείς να μειώσεις το περιθώριο κέρδους, αφού αυτό αποτελεί ένα είδος επένδυσης για την επιχείρησή σου.
Ας πάρουμε το παράδειγμα ενός digital agency που χρησιμοποιεί τη συγκεκριμένη τεχνική προκειμένου να προβλέψει το κόστος για τον σχεδιασμό μιας ιστοσελίδας και να καθορίσει την τελική τιμή:
Άμεσα κόστη:
Εργασία:
- 1 web developer 12 ώρες x 25€ = 300€
- 1 web designer 6 ώρες x 20€ = 120€
- 1 copywriter 8 ώρες x 15€ = 120€
Άδειες λογισμικού: Συγκεκριμένα εργαλεία σχεδιασμού και ανάπτυξης = 500€
Domain και hosting: Ετήσιο κόστος = 150€
Έμμεσα κόστη:
Εγκαταστάσεις: Εκτιμώμενο μερίδιο του χώρου εργασίας, και αξιοποίηση κοινόχρηστου εξοπλισμού = 300€
Διαχειριστικά κόστη: Εργαλεία για τη διαχείριση και την επικοινωνία του έργου = 250€
Συνολικά άμεσα κόστη: 1.190€
Συνολικά έμμεσα κόστη: 550€
Συνολικό κόστος έργου: 1.740€
Επιθυμητό περιθώριο κέρδους: 2 x του συνολικού κόστους
Υπολογισμός: 1.740 x 2 = 3.480€
Τελική προσφορά για τον πελάτη: 3.480€
Στην περίπτωση, πάλι, που προωθείς μια νέα υπηρεσία, και δυσκολεύεσαι να υπολογίσεις το πιθανό κόστος υλοποίησης, μπορείς να διαμορφώσεις χοντρικά την τελική τιμή:
- είτε εξετάζοντας τις τιμές ανταγωνιστικών επιχειρήσεων για παρόμοιες υπηρεσίες
- είτε υπολογίζοντας προσεγγιστικά τις εργατοώρες που θα χρειαστεί η ομάδα σου για την υλοποίησή της.
Επιπλέον, αν απαιτούνται εξωτερικοί συνεργάτες για τη διεκπεραίωση κάποιων εργασιών, χρειάζεται να υπολογίσεις και το συγκεκριμένο κόστος, παίρνοντας σχετικές προσφορές.
Διάβασε ακόμη:
Αξιοποίηση των απαραίτητων εργαλείων
Για την ακριβέστερη εκτίμηση του συνολικού κόστους υλοποίησης ενός έργου κρίνεται σημαντική η χρήση των κατάλληλων τεχνολογικών εργαλείων.
Εργαλεία παρακολούθησης χρόνου
Για να κοστολογήσεις ένα έργο χρειάζεται να υπολογίσεις τις εργατοώρες που πρέπει να αφιερώσεις στα επιμέρους tasks. Καταγράφοντας τον χρόνο εργασίας με τη χρήση ενός αξιόπιστου και εύχρηστου εργαλείου time tracking, εξασφαλίζεται:
- Ο ακριβής υπολογισμός του εργατικού κόστους, χάρη στα δεδομένα που έχουν καταγραφεί.
- Η ανάλυση της αποδοτικότητας, προκειμένου να εντοπίσεις τομείς στους οποίους ο χρόνος δεν αξιοποιείται αποτελεσματικά, ώστε να γίνουν οι απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες.
- Η ακρίβεια χρέωσης και τιμολόγησης, όσον αφορά στα έργα που κοστολογούνται βάσει ωριαίας χρέωσης.
Επομένως, η ενδελεχής κατανόηση του χρόνου που απαιτείται είναι κλειδί για τη διατήρηση του ελέγχου του budget, και την ενίσχυση της συνολικής αποδοτικότητας του έργου.
Εργαλεία διαχείρισης έργων
Τα εργαλεία διαχείρισης έργων, όπως το Asana και το Trello, είναι χρήσιμα για τον λεπτομερή σχεδιασμό των επιμέρους εργασιών του project. Αυτό βοηθάει για να έχεις πλήρη εικόνα της προσπάθειας που χρειάζεται σχετικά με τον χρόνο και τον αριθμό των υπαλλήλων, άρα και του κόστους.
Επιπλέον, αξιοποιώντας ένα εργαλείο που παρέχει τη δυνατότητα οικονομικής διαχείρισης και ανάλυσης του κόστους ενός έργου σε σχέση με τις καταγεγραμμένες εργατοώρες, μπορείς να παρακολουθείς με ακρίβεια τις δαπάνες κάθε project.
Μέσω του Elorus, μπορείς να διαχειρίζεσαι τα έργα σου:
- Καταγράφοντας και αναλύοντας τον χρόνο εργασίας ανά έργο, ανά επαγγελματία (junior, senior) κ.λπ.
- Συνδέοντας τυχόν έξοδα προς προμηθευτές σε συγκεκριμένα έργα.
- Εντοπίζοντας το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας και αναλύοντας τον βαθμό κερδοφορίας για την επιχείρηση.
Τα εργαλεία αυτά, χάρη στη δυνατότητά τους να αποθηκεύουν ιστορικά δεδομένα παλαιότερων έργων, αποδεικνύονται χρήσιμα και για τον σχεδιασμό παρόμοιων projects στο μέλλον.
Εργαλεία διαχείρισης οικονομικών
Η χρήση εργαλείων οικονομικής διαχείρισης αναδεικνύεται πολύ σημαντική κατά τη διαδικασία εκτίμησης του κόστους. Κι αυτό γιατί τα εργαλεία αυτά προσφέρουν μια ολιστική οικονομική άποψη αρχικά για το αν η επιχείρηση μπορεί να αναλάβει ένα έργο, αλλά και για το κεφάλαιο που μπορεί να διαθέσει, σύμφωνα με τους υπάρχοντες πόρους.
Επιπλέον, ένα cloud σύστημα διαχείρισης οικονομικών αναλύει ιστορικά δεδομένα που αφορούν:
- Συναλλαγές με προμηθευτές (κόστη υλικών και υπηρεσιών)
- Οικονομικές αναφορές παλαιότερων έργων
Τέτοιου είδους πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν και εδώ για την εκτίμηση παρόμοιων εξόδων σε νέα έργα, ώστε να εξοικονομείς πολύτιμο χρόνο.
Συνοψίζοντας, η εκτίμηση του κόστους μιας υπηρεσίας είναι μια πολυδιάστατη διαδικασία που περιλαμβάνει πολλά περισσότερα από την απλή ανάλυση αριθμών. Απαιτεί μια πολυεπίπεδη προσέγγιση που συνδυάζει ανάλυση δεδομένων, στρατηγικό σχεδιασμό και ευελιξία στη διαχείριση των προκλήσεων. Κατανοώντας την πολυπλοκότητά της και αξιοποιώντας τα σωστά εργαλεία είσαι σε θέση να πάρεις στρατηγικές αποφάσεις, προωθώντας υπηρεσίες που έχουν χαμηλό κόστος παραγωγής και μεγαλύτερο περιθώριο κέρδους.
