Οι ηλεκτρονικές συναλλαγές έχουν επιφέρει ριζικές αλλαγές, όχι μόνο στο εμπόριο και τις αγορές αλλά και στον τρόπο που εργαζόμαστε και ανταλλάσουμε έγγραφα και δεδομένα.
Η αποστολή εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πέραν της ταχύτητας αποφέρει και σημαντική μείωση του κόστους επικοινωνίας, αφού μας απαλλάσει από το έντυπο έγραφο και την αναγκαστική αποστολή του μέσω των ταχυδρομικών υπηρεσιών.
Είναι, λοιπόν, φυσικό η ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων και κάθε είδους παραστατικών να διαδοθεί ταχύτητα και να επικρατεί έναντι της συμβατικής.
Με την ηλεκτρονική αποστολή όμως προκύπτουν δύο βασικά πρόβληματα, αυτό της ταυτοποίησης του αποστολέα και της επιβεβαίωσης της ακεραιότητας του εγγράφου. Το πώς δηλαδή μπορούμε να είμαστε σίγουροι πως αυτός που μας αποστέλει το έγγραφο είναι όντως αυτός που ισχυρίζεται και το πώς μπορούμε να επιβεβαιώσουμε πως το έγγραφο δεν έχει παραποιηθεί κατά την αποστολή του – ότι δηλαδή οι πληροφορίες που περιέχει είναι πράγματι αυτές που είχε πρόθεση να στείλει ο αποστολέας.
Τη λύση στο πρόβλημα αυτό έρχεται να δώσει η ψηφιακή υπογραφή, η οποία υποστηρίζεται εδώ και αρκετά χρόνια από το νομικό πλαίσιο της χώρας μας και η οποία συνεχώς κερδίζει έδαφος έναντι άλλων λύσεων μετά και από την υιοθέτησή της στον χώρο του Δημοσίου.
Η Ευρωπαϊκή Ένωση έχει ήδη ορίσει το νομικό πλαίσιο της χρήσης των ψηφιακών υπογραφών στην Ευρώπη από τις αρχές της προηγούμενης δεκαετίας. Στην Ελλάδα το σχετικό πλαίσιο υιοθετήθηκε τον Ιούνιο του 2001, ενώ από το 2011 το Ελληνικό δημόσιο χρησιμοποιεί υποχρεωτικά και κατά κόρον τις ψηφιακές υπογραφές σε μια προσπάθεια να μειώσει τα κόστη.
Ψηφιακές υπογραφές στον ιδιωτικό τομέα
Το προνόμιο χρήσης των ψηφιακών υπογραφών δεν ανήκει ασφαλώς μόνο στο δημόσιο τομέα. Αρκετές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την τεχνολογία ήδη από το 2004, όταν η εταιρεία Adacom ανέλαβε την έκδοση ψηφιακών πιστοποιητικών αναγνωρισμένων από το ελληνικό κράτος.
Ειδικότερα στον τομέα της τιμολόγησης η χρήση των ψηφιακών πιστοποιητικών εξαπλώνεται με γοργούς ρυθμούς, αφού μετά τα πρόσφατα μέτρα που επιτρέπουν την έκδοση αθεώρητων παραστατικών, οι ελεύθεροι επαγγελματίες και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις είδαν τα ψηφιακά πιστοποιητικά ως μια χρυσή ευκαιρία να μειώσουν τα κόστη τους.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση, Online φοροσήμανση και Διαβίβαση στο myDATA
Δημιούργησε τιμολόγια και αποδείξεις online, χωρίς ειδικό εξοπλισμό, μέσω πιστοποιημένου παρόχου.
Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή
Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια μαθηματική «σφραγίδα» που αποδεικνύει τη γνησιότητα και την ακεραιότητα των υπογεγραμένων δεδομένων.
Εδώ θα πρέπει να τονίσουμε τη διαφορά ανάμεσα στην ψηφιακή υπογραφή και την «ψηφιοποιημένη υπογραφή». Η ψηφιοποιημένη υπογραφή δεν είναι παρά μια απλή εικόνα της υπογραφής ενός φυσικού προσώπου, συνήθως σκαναρισμένη ή φωτογραφημένη ψηφιακά, η οποία προστίθεται στο τέλος ενός εγγράφου.
Η ψηφιοποιημένη υπογραφή δεν παρέχει κάποιου είδους ασφάλεια και δεν είναι σε θέση να πιστοποιήσει τον αποστολέα του εγγράφου, δεδομένου ότι ο καθένας μπορεί να αντιγράψει και να χρησιμοποιήσει την εικόνα της υπογραφής ενός τρίτου προσώπου. Δεν μπορεί, επομένως, να αντικαταστήσει την προηγμένη ψηφιακή υπογραφή, τη βασισμένη σε ψηφιακό πιστοποιητικό, ως προς το νομικό πλαίσιο και την ουσία της.
Πώς αποκτά κανείς ψηφιακή υπογραφή
Οι ψηφιακές υπογραφές εκδίδονται από τους Παρόχους Υπηρεσιών Πιστοποίησης (ΠΥΠ) ηλεκτρονικών συναλλαγών. Υπάρχουν πολλών ειδών ψηφιακά πιστοποιητικά και αναρίθμητες εταιρίες που παρέχουν τέτοιες υπηρεσίες παγκοσμίως. Για να έχει όμως νομική ισχύ η ψηφιακή υπογραφή και να επέχει θέση κανονικής υπογραφής σε οποιοδήποτε έγγραφο υπογράφεται με αυτή, θα πρέπει ο πάροχος να έχει αναγνωριστεί από το ελληνικό κράτος. Στην Ελλάδα σήμερα υπάρχουν τρεις πάροχοι τέτοιων αναγνωρισμένων πιστοποιητικών.
Πρόκειται για την Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ), το Χρηματιστήριο Αθηνών και την ιδιωτική εταιρεία Adacom. Οι δύο πρώτοι οργανισμοί εκδίδουν πιστοποιητικά τα οποία απευθύνονται σε φορείς του δημοσίου τομέα και εταιρείες εισηγμένες στο χρηματιστήριο αντίστοιχα. Τα φυσικά πρόσωπα, οι ελεύθεροι επαγγελματίες και πάσης φύσεως λοιπές επιχειρήσεις που επιθυμούν να εκδώσουν ψηφιακή υπογραφή θα πρέπει να απευθυνθούν στην εταιρεία Adacom.
Ο πάροχος, αφού πιστοποιήσει την ταυτότητα του ενδιαφερόμενου, εκδίδει ένα ψηφιακό πιστοποιητικό το οποίο εγγράφει σε ένα ειδικό USB flash drive (USB stick) που παραδίδει στον χρήστη.
Διαδικασία υπογραφής
Ο τρόπος με τον οποίο υπογράφει κάποιος ψηφιακά ένα έγγραφο (παραστατικό, επιστολή, συμβόλαιο, κλπ) είναι αρκετά απλός.
Αφού δημιουργήσει το έγγραφο, συνδέει το USB drive με το ψηφιακό του πιστοποιητικό στον υπολογιστή και μέσω ενός σχετικού προγράμματος επισυνάπτει την υπογραφή του στο αρχείο.
Ψηφιακές υπογραφές και Elorus
Το Elorus καθιστά εξαιρετικά εύκολη την ψηφιακή υπογραφή των παραστατικών που εκδίδει, καθώς επιτρέπει την εξαγωγή τους ως αρχεία τύπου PDF.
Αρκεί ο χρήστης να “εξάγει” το παραστατικό από το Elorus σε μορφή PDF, να το ανοίξει με το δωρεάν πρόγραμμα Adobe Reader (δεδομένου ότι ο υπολογιστής σας μπορεί και διαβάζει αρχεία τύπου PDF είναι σχεδόν σίγουρο πως χρησιμοποιεί αυτό ακριβώς το λογισμικό) και να επιλέξει “Υπογραφή εγγράφου” μέσα από το μενού της εφαρμογής.
Αποκτά έτσι, με ένα μόνο click, αναγνωρισμένα ηλεκτρονικά παραστατικά τα οποία μπορεί να αποστείλει στον πελάτη με ένα απλό email, γλυτώνοντας από τη διαδικασία εκτύπωσης και αποστολής τους μέσω του ταχυδρομείου.
Έχετε πιστοποιητικό της Byte;
Η διαδικασία της ψηφιακής υπογραφής μέσω Elorus γίνεται ακόμα πιο εύκολη αν είστε κάτοχος ψηφιακού πιστοποιητικού της Byte. Η ομάδα μας έχει δημιουργήσει μια “έξυπνη” διαδικασία που σας επιτρέπει να υπογράφετε τα έγγραφά σας online μαζικά και πιο γρήγορα από ποτέ.
Εάν ενδιαφέρεστε να μειώσετε τα κόστη σας και να μάθετε περισσότερα για τη χρήση των ψηφιακών υπογραφών με το Εlorus, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο info@elorus.com.
Πληροφορίες για τα ψηφιακά πιστοποιητικά και τη χρήση τους στην Ελλάδα μπορείτε επίσης να βρείτε στην ιστοσελίδα της Εθνικής Επιτροπής Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (ΕΕΤΤ).
