Στο ξεκίνημα της επιχείρησής σου, είναι αδιαμφισβήτητο ότι το σύνολο των λειτουργιών της περνάει αποκλειστικά από τα δικά σου χέρια: από την οργάνωση των μικρών και καθημερινών εργασιών, και τη διαχείριση των οικονομικών, μέχρι την προώθηση του brand για την προσέλκυση πελατών.
Όταν, όμως, ο όγκος της εργασίας σε συνδυασμό με την αυξημένη ζήτηση ξεπερνά τις δυνατότητές σου, τότε εμφανίζεται η ανάγκη να κάνεις το επόμενο μεγάλο βήμα. Αυτό σημαίνει ότι είναι η κατάλληλη στιγμή να προσλάβεις τους πρώτους σου υπαλλήλους. Και όχι μόνο με σκοπό να εξασφαλίσεις την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σου, αλλά και για να την κατευθύνεις προς νέους ορίζοντες ανάπτυξης και καινοτομίας.
Σε αυτό το άρθρο συγκεντρώσαμε όλα τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσεις ως ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης, προκειμένου να χτίσεις μια δυναμική και δομημένη ομάδα.
Πότε να προσλάβεις τους πρώτους εργαζομένους
Μπορεί κατά τα αρχικά στάδια της επιχείρησής σου να είσαι σε θέση να αντεπεξέλθεις στις διαφορετικές ανάγκες, όταν όμως δεν αρκούν μόνο οι δικές σου δυνάμεις για να προωθήσεις την ανάπτυξή της, χρειάζεται να προσλάβεις τους πρώτους εργαζομένους.
Τα παρακάτω σημάδια υποδεικνύουν ότι είναι η κατάλληλη στιγμή να ξεκινήσεις την αναζήτηση:
- Έχεις μια σαφή ιδέα για το πώς να αναπτύξεις την επιχείρησή σου, αλλά δεν έχεις τις γνώσεις ή τον χρόνο να εξερευνήσεις τις διάφορες ευκαιρίες ανάπτυξης.
- Απορρίπτεις έργα λόγω περιορισμένου χρόνου.
- Δεν είσαι πλέον σε θέση να παρέχεις την ίδια εξυπηρέτηση πελατών όπως πριν – και οι πελάτες σου αρχίζουν να το παρατηρούν.
- Καθυστερείς τη διευθέτηση των γραφειοκρατικών και λογιστικών υποχρεώσεων της επιχείρησης.
- Η οικονομική κατάσταση της επιχείρησής σου είναι σταθερή και έχεις ένα ξεκάθαρο πλάνο για τις εισροές των επόμενων μηνών.
Επειδή όμως η διαδικασία αναζήτησης και πρόσληψης των κατάλληλων υποψηφίων μοιάζει αρκετά χαοτική, χρειάζεται να προετοιμαστείς κατάλληλα.
1. Αναγνώρισε πρώτα τις ανάγκες της επιχείρησης
Το πρώτο και πιο σημαντικό βήμα πριν την αναζήτηση των υποψήφιων εργαζομένων είναι να εξετάσεις με ακρίβεια ποιες είναι οι βασικές ανάγκες της επιχείρησής σου.
Αν για παράδειγμα ο σκοπός σου είναι να διευρύνεις το πελατολόγιό σου, αναζητώντας έναν υποψήφιο που μπορεί να αναλάβει καθημερινά tasks, θα αποδεσμεύσεις σημαντικό χρόνο, προκειμένου να αναζητήσεις νέους πελάτες και να πάρεις στρατηγικές αποφάσεις.
Αν πάλι θέλεις να αναπτυχθεί η επιχείρησή σου σε κάποιον συγκεκριμένο τομέα, αλλά δεν διαθέτεις τις απαραίτητες τεχνικές γνώσεις, ένας εξειδικευμένος επαγγελματίας θα σε κατευθύνει κατάλληλα.
Σε κάθε περίπτωση πριν επιλέξεις τον ιδανικό υποψήφιο, χρειάζεται να προσδιορίσεις με σαφήνεια:
- Τις θέσεις που πρέπει να καλυφθούν και τις ευθύνες που έχει κάθε ρόλος, βάζοντας ως προτεραιότητα εκείνες που έχουν μεγαλύτερη επίδραση στην ανάπτυξη της επιχείρησης.
- Τον όγκο εργασίας.
- Τον αντίκτυπο στις τρέχουσες λειτουργίες της επιχείρησης.
Κατά τη διαδικασία αυτή είναι σημαντικό να προβλέψεις πώς η ομάδα που θα δημιουργήσεις θα συμβάλει στην επέκταση της επιχείρησης σε βάθος χρόνου. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να εστιάσεις μόνο στην κάλυψη των άμεσων αναγκών της επιχείρησης.
2. Καθόρισε εξαρχής το budget
Το επόμενο σημαντικό στάδιο είναι να καθορίσεις το budget που απαιτείται για τις νέες προσλήψεις. Κατά τη διαμόρφωση του budget, θα πρέπει να συνυπολογίσεις όχι μόνο το πακέτο μισθού και παροχών αλλά και τις πρόσθετες δαπάνες που συνεπάγεται κάθε πρόσληψη, όπως η επένδυση σε προγράμματα εκπαίδευσης και το κόστος προσαρμογής (onboarding) στις απαιτήσεις του νέου ρόλου.
Έχοντας εξαρχής προσδιορίσει το συνολικό budget, εξασφαλίζεις την ισορροπία μεταξύ της προσέλκυσης εξειδικευμένων επαγγελματιών και της διατήρησης της οικονομικής υγείας της επιχείρησης.
3. Αναζήτησε υποψηφίους
Για να προσελκύσεις τους κατάλληλους υποψηφίους χρειάζεται αρχικά να δημιουργήσεις μια ελκυστική αγγελία που θα περιγράφει τα βασικά tasks κάθε ρόλου, αλλά και τα οφέλη που προσφέρει η επιχείρησή σου. Ενδεικτικά, μπορείς να αναφερθείς στο ανταγωνιστικό πακέτο αποδοχών, στις δυνατότητες επαγγελματικής εξέλιξης ή στα δωρεάν προγράμματα εκπαίδευσης που παρέχεις ως εργοδότης.
Το επόμενο βήμα είναι να δημοσιεύσεις την αγγελία σε σχετικά websites, όπως τα workable, kariera, LinkedIn κ.λπ., δεδομένου ότι αποτελούν για τους περισσότερους τα πλέον δημοφιλή μέσα αναζήτησης εργασίας.
Εκμεταλλεύσου τις δυνατότητες του LinkedIn
Το LinkedIn δεν σου δίνει απλά τη δυνατότητα να αναρτήσεις ένα post με την περιγραφή της θέσης εργασίας, αλλά να στοχεύσεις σε συγκεκριμένο κοινό. Πιο συγκεκριμένα, σου επιτρέπει να ορίσεις παραμέτρους, όπως η τοποθεσία και ο βαθμός επαγγελματικής κατάρτισης (junior, senior), ώστε να προσελκύσεις όσο τον δυνατόν πιο σχετικούς υποψηφίους.
Συμμετοχή σε live events και συνεργασία με εξειδικευμένους οργανισμούς
Η συμμετοχή της επιχείρησής σου σε live events, όπως αυτά που διοργανώνουν το AI Hackathon ή το kariera.gr, μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα βοηθητική στην προσπάθειά σου να βρεις τους κατάλληλους υποψηφίους.
Επιπλέον, η συνεργασία της επιχείρησής σου με φορείς, όπως το ReGeneration, θα σε βοηθήσει να βρεις εξειδικευμένους επαγγελματίες που ανταποκρίνονται στις ανάγκες της επιχείρησής σου.
Αξιοποίησε το δίκτυο γνωριμιών σου
Για να αναζητήσεις τους πρώτους σου υπαλλήλους, μπορείς να αξιοποιήσεις και το δίκτυο γνωριμιών σου. Με αυτόν τον τρόπο, θα μειώσεις σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται τόσο για την αναζήτηση υποψηφίων όσο και για την αξιολόγηση των αιτήσεων που θα λάβεις. Εκτός, βέβαια, από την εξοικονόμηση χρόνου, οι υποψήφιοι που παραπέμπονται από έμπιστες επαφές είναι πιθανόν να έχουν υψηλότερο επίπεδο δέσμευσης.
4. Δομημένη διαδικασία συνεντεύξεων
Ένα ακόμη σημαντικό βήμα είναι να οργανώσεις εξαρχής το πλαίσιο της συνέντευξης, συνθέτοντας στοχευμένες ερωτήσεις. Αναγκαίο ως προς αυτό είναι να συμπεριλάβεις στη διαδικασία πρακτικά tasks που επιτρέπουν στους υποψηφίους –ανάλογα με τον ρόλο– να αποδείξουν τις ικανότητες τους στην επίλυση προβλημάτων ή να αναδείξουν τη δημιουργικότητά τους. Έτσι, θα σχηματίσεις μια ολοκληρωμένη άποψη των δυνατοτήτων κάθε υποψηφίου, ώστε να επιλέξεις εκείνον που ανταποκρίνεται σε μεγαλύτερο βαθμό στις ανάγκες της επιχείρησης.
Η αξία των soft skills
H επιλογή του ιδανικού υποψηφίου δεν πρέπει να περιορίζεται μόνο στην αξιολόγηση των τεχνικών προσόντων και της επαγγελματικής εμπειρίας. Πριν πάρεις την τελική απόφαση, θα πρέπει να εξετάσεις κατά πόσο κάθε υποψήφιος ταιριάζει με την κουλτούρα της επιχείρησης και αν διαθέτει κάποια από τα βασικότερα soft skills.
Πιο συγκεκριμένα, δώσε ιδιαίτερη σημασία:
- Στις επικοινωνιακές δεξιότητες
- Στην κριτική σκέψη
- Στη θετική διάθεση
- Στη δεκτικότητα του υποψηφίου να λαμβάνει feedback
- Στο εργασιακό ήθος
Υποψήφιοι που συγκεντρώνουν τις δεξιότητες αυτές, μπορούν να συνθέσουν ένα θετικό και υγιές περιβάλλον εργασίας, που θα συμβάλει στην ανάπτυξη της επιχείρησης.
5. Αναζήτησε freelancers
Αν το budget της επιχείρησης δεν επιτρέπει να προσλάβεις υπαλλήλους in-house ή η ίδια η φύση της εργασίας δεν απαιτεί τη δέσμευση ενός υπαλλήλου πλήρους απασχόλησης, αναζήτησε freelancers. Με αυτόν τον τρόπο, εκτός του ότι θα μειώσεις σημαντικά τα κόστη πρόσληψης (π.χ. φυσικός χώρος εργασίας, ασφαλιστικές εισφορές), έχεις τη δυνατότητα να προσεγγίσεις εξειδικευμένους επαγγελματίες από όλον τον κόσμο.
Αναλυτικότερα, η πρόσληψη ελεύθερων επαγγελματιών προσφέρει:
Ευελιξία: Οι ελεύθεροι επαγγελματίες μπορούν να απασχολούνται κατά διαστήματα ανάλογα με τον όγκο εργασίας, χωρίς τη δέσμευση της μόνιμης πρόσληψης.
Μείωση κόστους: Σε αντίθεση με τους μόνιμους υπαλλήλους, η συνεργασία με freelancers σε απαλλάσσει από έξοδα που αφορούν τον χώρο εργασίας, την ασφάλιση, την αμειβόμενη άδεια κλ.π.
Διάβασε ακόμη:
6. Νομική συμμόρφωση
Ένα ακόμη σημαντικό βήμα είναι να ενημερωθείς πλήρως για τις νομικές απαιτήσεις που προκύπτουν με την πρόσληψη των εργαζομένων, και αφορούν:
- Στις συμβάσεις εργασίας
- Στα πρότυπα ασφάλειας σχετικά με τον χώρο εργασίας
- Στις ώρες εργασίας, τις άδειες, τα διαλείμματα κλ.π.
Έτσι, θα δημιουργήσεις ένα διαφανές και ισότιμο εργασιακό περιβάλλον που σέβεται τα δικαιώματα των εργαζομένων, ενώ παράλληλα προστατεύει την επιχείρηση από νομικά ζητήματα.
Tα επόμενα βήματα της πρόσληψης
Δεν αρκεί μόνο να εντάξεις νέα μέλη στην επιχείρησή σου, χρειάζεται να δημιουργήσεις τις κατάλληλες συνθήκες ώστε κάθε εργαζόμενος να αναδείξει τις δυνατότητές του και να επενδύσει σε μια μακροχρόνια συνεργασία.
Για την ομαλή προσαρμογή των εργαζομένων:
- Δημιούργησε onboarding που θα τους βοηθήσει να ενσωματωθούν γρήγορα και αποτελεσματικά.
- Καθιέρωσε weekly meetings ή hands-up που θα διευκολύνουν τη συνεργασία σας.
- Αξιοποίησε τις δυνατότητες κάποιου εργαλείου project management, ώστε όλη η ομάδα να είναι ενήμερη για τα projects.
- Δημιούργησε μια κουλτούρα όπου οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να αναλαμβάνουν ευθύνες.
- Φρόντισε να τηρήσεις όσα έχετε συμφωνήσει
- Επιβράβευσε την καλή δουλειά και τη συνέπεια με χρηματικό ή άλλο τρόπο
Συνοψίζοντας, η διαδικασία αναζήτησης και πρόσληψης προσωπικού απαιτεί μια δομημένη και προσεκτική στρατηγική που είναι συντονισμένη με τις βασικές αξίες και τους μακροπρόθεσμους στόχους της επιχείρησής σου. Μην ξεχνάς, άλλωστε, ότι η δύναμη της ομάδας σου επηρεάζει άμεσα την ικανότητα της επιχείρησής σου να καινοτομεί, να προσαρμόζεται και να ευδοκιμεί σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον.
