Οι επιχειρήσεις παράγουν και συλλέγουν τεράστιες ποσότητες δεδομένων, που περιλαμβάνουν οικονομικά στοιχεία, λειτουργικά δεδομένα, αλλά και πληροφορίες που σχετίζονται με τους πελάτες. Παρότι τα δεδομένα αυτά αποτελούν πολύτιμο εργαλείο για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων, πολλές επιχειρήσεις δεν τα αξιοποιούν αποτελεσματικά, είτε επειδή αποθηκεύονται σε διαφορετικά συστήματα είτε επειδή δεν υπάρχει η δυνατότητα κατάλληλης επεξεργασίας και ανάλυσης.
Στόχος του άρθρου είναι να εξετάσει πώς οι επιχειρήσεις μπορούν αξιοποιήσουν τα δεδομένα, προκειμένου να αυξήσουν την αποδοτικότητα, να ενισχύσουν την κερδοφορία και να βελτιώσουν τις σχέσεις με τους πελάτες.
Οι βασικές κατηγορίες δεδομένων μιας επιχείρησης
Κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους ή κλάδου δραστηριοποίησης, παράγει και συλλέγει έναν μεγάλο όγκο δεδομένων, τα οποία μπορούν να ταξινομηθούν σε τρεις κύριες κατηγορίες: οικονομικά δεδομένα, λειτουργικά δεδομένα και δεδομένα πελατών.
Οικονομικά δεδομένα
Τα οικονομικά δεδομένα περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με τα έσοδα, τα έξοδα, τις πωλήσεις και τις ταμειακές ροές μιας επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, κάθε επιχείρηση μπορεί να παρακολουθεί τους δείκτες απόδοσης, να αναγνωρίζει περιόδους αυξημένων ή μειωμένων εσόδων, και να διαχειρίζεται τις υποχρεώσεις της απέναντι σε πελάτες, προμηθευτές και πωλητές. Η επισκόπηση και η ανάλυση των στοιχείων αυτών αποτελεί τη βάση για τη διαχείριση της ρευστότητας, και τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων σχετικά με την κερδοφορία.
Λειτουργικά δεδομένα
Τα λειτουργικά δεδομένα αφορούν την απόδοση των διαδικασιών, την παραγωγικότητα των εργαζομένων, και τον χρόνο ολοκλήρωσης των έργων. Η παρακολούθηση αυτών των δεδομένων βοηθά στον εντοπισμό αδύναμων σημείων της ομάδας, τη βέλτιστη κατανομή των πόρων, και την αύξηση της παραγωγικότητας, διασφαλίζοντας ότι η επιχείρηση λειτουργεί με μέγιστη αποδοτικότητα.
Δεδομένα πελατών
Tα δεδομένα πελατών αφορούν τη συμπεριφορά των πελατών στις πληρωμές, τη συχνότητα αγορών, την αλληλεπίδρασή τους με τις υπηρεσίες, και τη γενικότερη σχέση τους με την επιχείρηση. Μέσα από την ανάλυση αυτών των δεδομένων, οι επιχειρήσεις μπορούν να εντοπίσουν τα pain points των πελατών, αλλά και μοτίβα επαναλαμβανόμενων αγορών. Αξιοποιώντας τα στοιχεία αυτά, μπορούν να διαμορφώσουν προσαρμοσμένες στρατηγικές για τη βελτίωση της εμπειρίας των πελατών, και να αυξήσουν τα έσοδα της επιχείρησης μέσω στοχευμένων ενεργειών marketing.
Πώς συλλέγονται και πώς αναλύονται πρακτικά τα δεδομένα
Συλλογή και ανάλυση οικονομικών δεδομένων
Μέσω ενός αξιόπιστου συστήματος οικονομικής διαχείρισης και ηλεκτρονικής τιμολόγησης, οι επιχειρήσεις μπορούν να παρακολουθούν τα έσοδα και τις ταμειακές ροές τους σε πραγματικό χρόνο, να αναγνωρίζουν ποιοι πελάτες πληρώνουν έγκαιρα και ποιοι καθυστερούν. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση των ταμειακών ροών μέσω προσαρμοσμένων όρων πληρωμής και αυτόματων υπενθυμίσεων προς τους πελάτες. Επιπλέον, επιτρέπει την παρακολούθηση και ανάλυση της κερδοφορίας κάθε υπηρεσίας, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να προσαρμόσουν την τιμολογιακή τους πολιτική με βάση πραγματικά δεδομένα αντί για υποθέσεις.
Συλλογή και ανάλυση λειτουργικών δεδομένων
Η συλλογή και ανάλυση των λειτουργικών δεδομένων μιας επιχείρησης βασίζεται στην καταγραφή των ωρών εργασίας και στην παρακολούθηση της προόδου των έργων. Η καταγραφή των ωρών εργασίας επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μετρούν με ακρίβεια τον χρόνο που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι σε κάθε έργο. Από την άλλη, μέσα από την παρακολούθηση της προόδου των έργων εντοπίζονται καθυστερήσεις, πιθανά σημεία συμφόρησης και δυσλειτουργίες που επηρεάζουν την παραγωγικότητα.
Σύνδεση οικονομικών και λειτουργικών δεδομένων
Η σύνδεση των οικονομικών με τα λειτουργικά δεδομένα είναι καθοριστική για την ακριβή κοστολόγηση των υπηρεσιών, καθώς επιτρέπει στις επιχειρήσεις να κατανοήσουν την πραγματική κερδοφορία κάθε έργου.
Διάβασε ακόμη:
Για παράδειγμα, ένα creative agency αναλαμβάνει τον σχεδιασμό ενός εταιρικού brand identity και το κοστολογεί στα 2.000€, τιμή που προκύπτει από:
- αντίστοιχες τιμές του ανταγωνισμού
- εμπειρική εκτίμηση του απαιτούμενου χρόνου και κόστους
Ωστόσο, αν η επιχείρηση δεν διαθέτει ακριβή δεδομένα από προηγούμενα έργα, όπως οι ακριβείς ώρες εργασίας για κάθε επιμέρους εργασία, αυτή η εκτίμηση μπορεί να είναι λανθασμένη. Για να κοστολογηθεί το έργο με ακρίβεια, η επιχείρηση θα πρέπει να αναλύσει δεδομένα από παρόμοια έργα και να υπολογίσει τον μέσο χρόνο που απαιτείται, το κόστος εργασίας και το επιθυμητό κέρδος. Αν από την ανάλυση διαπιστώσει ότι ένας πλήρης σχεδιασμός brand identity, που περιλαμβάνει το λογότυπο, την παλέτα χρωμάτων, την τυπογραφία και άλλες γραφιστικές εργασίες, απαιτεί κατά μέσο όρο 40 ώρες εργασίας με 40€/ώρα, τότε το ελάχιστο κόστος παραγωγής ανέρχεται σε 1.600 ευρώ. Αν προσθέσει και ένα λογικό περιθώριο κέρδους 40%, η τελική τιμή διαμορφώνεται στα 2.240€ όχι στα 2.000€.
Η ακριβής κοστολόγηση, λοιπόν, προϋποθέτει την καταγραφή και ανάλυση των λειτουργικών δεδομένων, ώστε η επιχείρηση να μη βασίζεται σε γενικές εκτιμήσεις αλλά σε συγκεκριμένα στοιχεία.
Συλλογή και ανάλυση δεδομένων πελατών
Η συλλογή και ανάλυση των δεδομένων πελατών γίνεται μέσω λογισμικών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, CRM, εργαλείων marketing automation, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να κατανοήσουν τη συμπεριφορά των πελατών και να βελτιώσουν τις στρατηγικές τους. Μέσω ενός λογισμικού ηλεκτρονικής τιμολόγησης καταγράφεται η συχνότητα αγορών, οι προθεσμίες πληρωμής και οι καθυστερήσεις, ενώ τα CRM και τα marketing tools παρέχουν δεδομένα για την αλληλεπίδραση των πελατών, την ανταπόκριση σε καμπάνιες και τις προτιμήσεις τους.
Παράλληλα, χάρη στα dashboards και τις αναφορές, οι επιχειρήσεις μπορούν να εντοπίσουν τους πιο επικερδείς ή ασυνεπείς πελάτες, να προσαρμόσουν τους όρους πληρωμής, να εφαρμόσουν προγράμματα επιβράβευσης και να αναπτύξουν στοχευμένες προσφορές, ενισχύοντας τη διατήρηση πελατών και τη σταθερότητα των εσόδων.
Συμπέρασμα
Mε τη χρήση κατάλληλων εργαλείων, οι επιχειρήσεις μπορούν να αποκτήσουν πλήρη έλεγχο των δεδομένων τους, να μειώσουν το επιχειρηματικό ρίσκο και να ενισχύσουν τη συνολική τους απόδοση. Άλλωστε, η έξυπνη διαχείριση των δεδομένων δεν αφορά μόνο την επιβίωση μιας επιχείρησης αλλά και την ικανότητά της να εξελιχθεί και να είναι ανταγωνιστική.
