Το άρθρο δημοσιεύτηκε για πρώτη φορά τον Ιανουάριο του 2016, και ενημερώθηκε τον Οκτώβριο του 2024.
Κάθε επιχειρηματική προσφορά αποτελεί μια ευκαιρία να αναδείξεις την αξία που φέρνουν οι υπηρεσίες σου, προτείνοντας λύσεις στα συγκεκριμένα προβλήματα κάθε πελάτη. Οι πιο επιτυχημένες προσφορές συνδυάζουν προσεγμένο design, σαφές και πειστικό περιεχόμενο, ενθαρρύνοντας τους δυνητικούς πελάτες να προχωρήσουν στο επόμενο βήμα.
Επειδή λοιπόν δεν αρκεί να προφέρεις υψηλής ποιότητας υπηρεσίες/προϊόντα, αλλά πρέπει και να ξέρεις να τα παρουσιάζεις κατάλληλα, αυτό το άρθρο αναλύει όλα τα συστατικά και τις προϋποθέσεις για να συντάξεις μια προσφορά σε πελάτη με επιτυχία.
Πώς γράφω προσφορά σε πελάτη βήμα-βήμα
Κατά τη σύνταξη προσφοράς σε πελάτη θα πρέπει να ακολουθήσεις κάποια συγκεκριμένα βήματα που αφορούν τόσο τον σχεδιασμό όσο και τη δομή. Παρακάτω παρουσιάζονται τα βασικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει κάθε επιχειρηματική προσφορά για να αφήσει θετική εντύπωση και να φέρει αποτελέσματα.
- Το λογότυπο της επιχείρησης: Στο πάνω μέρος της προσφοράς θα πρέπει να υπάρχει το λογότυπο της επιχείρησης και βάσει αυτού να επιλεγούν τα χρώματα της γραμματοσειράς ώστε να εναρμονίζονται με το brand.
- Τίτλος προσφοράς: Το περιεχόμενό του θα πρέπει να είναι σαφές και σύντομο και να συμπυκνώνει τον σκοπό της προσφοράς.
- Ημερομηνία αποστολής: Σηματοδοτεί την έναρξη του διαστήματος ισχύος της προσφοράς.
- Στοιχεία πελάτη: Σε αυτά περιλαμβάνονται η επωνυμία της επιχείρησης, το όνομα του υπεύθυνου επικοινωνίας και η διεύθυνση.
- Σύντομη περίληψη της προσφοράς: Συνοψίζει το περιεχόμενο της προσφοράς σε λίγες γραμμές εστιάζοντας στην προτεινόμενη λύση με βάση τις ανάγκες του πελάτη.
- Λεπτομέρειες προσφοράς: Αναλυτική περιγραφή των προϊόντων ή υπηρεσιών της προσφοράς, με ξεκάθαρη ανάλυση των χαρακτηριστικών, των λύσεων ή των παραδοτέων.
- Ανάλυση κόστους: Αναλυτικός κατάλογος με το κόστος κάθε προϊόντος/υπηρεσίας συμπεριλαμβανομένων φόρων ή εκπτώσεων.
- Όροι & προϋποθέσεις προσφοράς: Σαφής αναφορά στους όρους πληρωμής ή άλλους σημαντικούς νομικούς / επιχειρηματικούς όρους.
- Χρονοδιάγραμμα & πρόγραμμα παράδοσης: Ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση του έργου ή την παράδοση των υπηρεσιών.
- CTA button / link: Ενσωματώνοντας CTA (Call-To-Action) προτρέπεις τον πελάτη να «αναλάβει δράση», όπως για παράδειγμα τον προγραμματισμό μιας συνάντησης για διευκρινίσεις ή το κλείσιμο της συμφωνίας.
- Στοιχεία επικοινωνίας: Τηλέφωνο, email, και διεύθυνση εταιρικού site.
- Ημερομηνία λήξης της προσφοράς: Καθορισμός μιας συγκεκριμένης προθεσμίας μέχρι την οποία ο πελάτης θα πρέπει να απαντήσει, αλλιώς η προσφορά θα λήξει.
- Υπογραφές: Στην περίπτωση που απαιτούνται υπογραφές, τοποθέτησε τη δική σου στο κάτω μέρος της σελίδας και άφησε χώρο και για την υπογραφή του πελάτη αν η απάντησή του στην προσφορά είναι θετική.
Υπόδειγμα σύνταξης προσφοράς σε πελάτη
Μπορείς να επιλέξεις το Word για να γράψεις το κείμενο για μια προσφορά ή να αξιοποιήσεις τις δυνατότητες ενός ERP συστήματος και να τη στείλεις απευθείας στον πελάτη, για ακόμη μεγαλύτερη ευκολία. Μέσα από το Elorus μπορείς να προχωρήσεις στην αποστολή προσφορών, αξιοποιώντας έτοιμα πρότυπα ή να δημιουργήσεις τα δικά σου, ενώ σε δεύτερο χρόνο –και εφόσον ο πελάτης αποδεχτεί την προσφορά– να εκδώσεις ηλεκτρονικά και να στείλεις το σχετικό παραστατικό.
Η προσφορά μπορεί να περιλαμβάνει ένα πλήρες πακέτο υπηρεσιών ή να περιορίζεται σε συγκεκριμένες υπηρεσίες. Ας δούμε τι σημαίνει αυτό πρακτικά χρησιμοποιώντας το παράδειγμα ενός digital marketing που στέλνει προσφορά –μία για κάθε περίπτωση που αναφέραμε παραπάνω– σε ένα τουριστικό κατάλυμα:
Προσφορά #1
- Σχεδιασμός εταιρικής ταυτότητας
- Δημιουργία εταιρικού website
- Δημιουργία στρατηγικής digital marketing
- Δημιουργία εταιρικού βίντεο (συνολική παρουσίαση καταλύματος)
- Επαγγελματική φωτογράφιση (δωμάτια και χώροι καταλύματος)
- Καταχώρηση στις πλατφόρμες κράτησης (airbnb, booking, tripadvisor, trivago, etc.)
- Δημιουργία λογαριασμών στα social media
- Διαχείριση λογαριασμών στα social media
- Δημιουργία 5 φωτογραφιών το μήνα για social media
- Δημιουργία 5 short βίντεο το μήνα για social media
Αρχική τιμή: 8.300€ εφάπαξ + 900€ / μήνα
Ποσοστό έκπτωσης: 20% στην αρχική τιμή
Τελική τιμή: 6.640€ εφάπαξ + 720€ / μήνα
Προσφορά #2
- Σχεδιασμός εταιρικής ταυτότητας
- Δημιουργία εταιρικού website
- Δημιουργία στρατηγικής digital marketing
- Επαγγελματική φωτογράφιση (δωμάτια και χώροι καταλύματος)
- Καταχώρηση στις πλατφόρμες κράτησης (airbnb, booking, tripadvisor, trivago, etc.)
- Δημιουργία λογαριασμών στα social media
Αρχική τιμή: 6.500€
Ποσοστό έκπτωσης: 10% στην αρχική τιμή
Τελική τιμή: 5.850€
Ας δούμε τώρα πώς δημιουργήσαμε ένα υπόδειγμα πρότασης συνεργασίας μέσα από την εφαρμογή του Elorus, αξιοποιώντας τα δεδομένα της Προσφοράς #2:
Προϋποθέσεις για μια επιτυχημένη προσφορά σε πελάτη
Να έχεις κατανοήσει τα pain points του πελάτη
Πριν προσπαθήσεις να γράψεις οποιαδήποτε προσφορά θα πρέπει να έχεις κατανοήσει τα pain points του πελάτη που θέλεις να προσεγγίσεις. Να έχεις δηλαδή αναγνωρίσει από πριν τις ανάγκες και τα προβλήματά του. Το περιεχόμενο της προσφοράς, λοιπόν, θα πρέπει να επισημαίνει πώς οι υπηρεσίες σου μπορούν να λύσουν τα συγκεκριμένα προβλήματα του πελάτη, και να αναδεικνύει την αξία της επιχείρησής σου.
Να είσαι ανταγωνιστικός
Είτε ήρθε πρώτος ο πελάτης σε επαφή με την επιχείρησή σου είτε ξεκίνησες εσύ την επικοινωνία για μια πιθανή συνεργασία, θα πρέπει να έχεις πάντα στο μυαλό σου ότι δεν είσαι η μόνη του επιλογή. Σε μια κορεσμένη αγορά, η προσφορά σου πρέπει να ξεχωρίζει όχι μόνο σε ποιότητα, αλλά και σε κόστος, ευελιξία και πρόσθετα οφέλη.
Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να κάνεις έρευνα για τους ανταγωνιστές, προκειμένου να κατανοήσεις:
- Τα μοντέλα τιμολόγησής τους
- Τα πακέτα υπηρεσιών τους
Το να είσαι ανταγωνιστικός δεν μεταφράζεται σε χαμηλότερες τιμές, σημαίνει να προσφέρεις την καλύτερη συνολική συμφωνία σε όρους ποιότητας, υποστήριξης και αποτελεσμάτων. Αυτό που χρειάζεται να κάνεις λοιπόν είναι να αναδείξεις αυτό που σε διαφοροποιεί, διασφαλίζοντας ότι η προσφορά σου φαίνεται ως η πιο έξυπνη και συμφέρουσα επιλογή για τον πελάτη.
Διάβασε ακόμη:
Να προτείνεις εναλλακτικές λύσεις
Όταν γράφεις μια επαγγελματική πρόταση για ένα έργο είναι εύκολο να σκεφτείς μια ενιαία λύση σε ένα συγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής. Τι θα συμβεί όμως αν ο δυνητικός πελάτης βρίσκει τη ζητούμενη τιμή για μια υπηρεσία που προσφέρεις πάρα πολύ υψηλή; Ή αν θεωρήσει πως η λύση που προτείνεις είναι πιο σύνθετη από αυτό που πραγματικά χρειάζεται;
Για να περιορίσεις τις πιθανότητες μιας αρνητικής απάντησης στην προσφορά σου, θα πρέπει να είσαι ευέλικτος, δίνοντας περισσότερες εναλλακτικές, που θα κυμαίνονται από κάτι απλούστερο και φθηνότερο μέχρι μια high-end λύση.
Να χρησιμοποιείς απλή & ξεκάθαρη γλώσσα
Όταν γράφεις το κείμενο για την προσφορά, η χρήση υπερβολικά τεχνικής ή περίπλοκης γλώσσας μπορεί να μπερδέψει τον πελάτη. Αντίθετα, οι απλοί και κατανοητοί όροι, που εξηγούν πώς ακριβώς οι υπηρεσίες σου μπορούν να δώσουν λύση, μεταφέρουν ένα άμεσο και ξεκάθαρο μήνυμα.
Να συμπεριλάβεις δεδομένα που πιστοποιούν την αξιοπιστία σου
Μαζί με την προσφορά, μπορείς να στείλεις ένα επιπλέον PDF με case studies που περιλαμβάνουν αριθμητικά δεδομένα και ποσοτικά αποτελέσματα και ενισχύουν την αξιοπιστία των ισχυρισμών σου. Εκτός από case studies, μπορείς να συμπεριλάβεις testimonials πελατών –που αναδεικνύουν την αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών σου ή την καλή συνεργασία που διατηρείς μαζί τους–, καθώς και τα logo τους. Κι αυτό γιατί όταν κάποιος δυνητικός πελάτης βλέπει ότι άλλες επιχειρήσεις με παρόμοιες προκλήσεις είχαν θετικά αποτελέσματα, είναι πιο πιθανό να δεχτεί την προσφορά σου.
Να ενσωματώσεις στο τέλος της προσφοράς CTA (Call-To-Action)
Το περιεχόμενο του CTA πρέπει να είναι σαφές, άμεσο και ελκυστικό, ενθαρρύνοντας τον παραλήπτη να προχωρήσει σε μια ενέργεια. Είτε πρόκειται για προγραμματισμό συνάντησης είτε για αίτημα για περισσότερες πληροφορίες ή εγγραφή σε μια υπηρεσία, το CTA πρέπει να μεταφέρει τον χρήστη στο επόμενο βήμα με ευκολία.
Ανακεφαλαιώνοντας, είναι ξεκάθαρο ότι κάθε λεπτομέρεια μετράει προκειμένου να δημιουργήσεις μια επιτυχημένη προσφορά. Βελτιώνοντας, λοιπόν, την προσέγγισή σου και προσαρμόζοντας κάθε προσφορά στις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε πελάτη, αυξάνεις τις πιθανότητες για νέες συνεργασίες.
