Το άρθρο δημοσιεύτηκε για πρώτη φορά τον Σεπτέμβριο του 2016, και ενημερώθηκε τον Μάρτιο του 2024.
Ως ελεύθερος επαγγελματίας ή αυτοαπασχολούμενος δεν είναι λίγες οι φορές που έχεις βρεθεί αντιμέτωπος με πελάτες που καθυστερούν ή στο χειρότερο σενάριο αρνούνται να σε πληρώσουν. Κι ενώ αρχικά αποδέχονται την προτεινόμενη προσφορά, όταν φτάσει η ώρα της εξόφλησης προβάλλουν υπεκφυγές ή είναι ανοιχτά απρόθυμοι να πληρώσουν το συνολικό κόστος.
Οι περιπτώσεις αυτές δεν είναι σπάνιες. Είναι συνηθισμένη τακτική που εφαρμόζεται από μια σημαντική μερίδα πελατών. Φυσικά, δεν είναι εύκολο να προβλέψεις πώς συμπεριφέρεται ο εκάστοτε πελάτης, ειδικά αν συνεργάζεστε για πρώτη φορά. Μπορείς, ωστόσο, να προχωρήσεις σε συγκεκριμένες ενέργειες, που σου δίνουν μεγαλύτερη ασφάλεια ότι θα πληρωθείς on time για το σύνολο του έργου.
Σε αυτό το άρθρο θα αναφερθούμε στην πολιτική που πρέπει να ακολουθήσεις κάθε φορά που αναλαμβάνεις ένα έργο, καθώς και στους τρόπους με τους οποίους μπορείς να διεκδικήσεις τα χρήματά σου όταν ο πελάτης δεν πληρώνει το τιμολόγιο.
Γραπτή συμφωνία
Το πρώτο και σημαντικότερο βήμα είναι να υπογράψεις μια γραπτή συμφωνία με τον πελάτη, ακόμη κι ένα ανεπίσημο έγγραφο. Μια λεπτομερής σύμβαση αποτρέπει οποιαδήποτε σύγχυση, αφού αναγράφεται σ΄αυτήν αναλυτικά το κόστος των επιμέρους εργασιών ενός project, η ημερομηνία της τελικής παράδοσής του, καθώς και η προθεσμία εξόφλησης για την υλοποίησή του.
Είναι σημαντικό στη συμφωνία να προβλέπεται και η δέσμευση συγκεκριμένου ποσού ως προκαταβολή, πριν την έναρξη του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, κατοχυρώνεται όχι μόνο ότι ο πελάτης δεν θα αλλάξει γνώμη τελευταία στιγμή, αλλά και ότι δεν θα χάσεις το σύνολο των χρημάτων σου, αν τελικά αποδειχθεί κακοπληρωτής.
Μέσω αυτής της πολιτικής, εκτός του ότι θα εξασφαλίσεις έγκαιρες πληρωμές, επιδεικνύεις το επίπεδο του επαγγελματισμού σου, που δεν περιορίζεται στη “deal” χειραψία.
Ευγενική υπενθύμιση για πληρωμή
Παρά τη γραπτή συμφωνία που έχετε υπογράψει μεταξύ σας, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ο πελάτης να καθυστερήσει την εξόφληση. Και τότε είναι που προκύπτει το ερώτημα: «Πώς να ζητήσω να πληρωθώ;». Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να του το υπενθυμίσεις, αναφέροντας συγκεκριμένα το διάστημα μέσα στο οποίο θα πρέπει να προχωρήσει στην πληρωμή. Θα μπορούσε, ενδεικτικά, να οριστεί μία εβδομάδα από την ημέρα αποστολής της υπενθύμισης.
Μπορείς να ορίσεις αυτόματα την αποστολή υπενθυμίσεων κάθε φορά που λήγει ένα παραστατικό, αξιοποιώντας τις δυνατότητες ενός αξιόπιστου cloud συστήματος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, και να απλοποιήσεις με αυτόν τον τρόπο τη διαδικασία ελέγχου των οφειλών.
Φυσικά, κάθε πελάτης δεν είναι ίδιος. Για αυτόν τον λόγο, η διαχείριση εξαρτάται από το εάν συνεργάζεσαι μαζί του για πρώτη φορά ή αν η σχέση σας μετράει χρόνια και έχετε χτίσει σχέση εμπιστοσύνης.
Ανάλογα με την περίπτωση, λοιπόν, εκτός από την υπενθύμιση, μπορείς να στείλεις συμπληρωματικά ένα email, επισυνάπτοντας εκ νέου το ληξιπρόθεσμο παραστατικό. Στο περιεχόμενο του μηνύματος, μπορείς να προσθέσεις συγκεκριμένη ημερομηνία εξόφλησης ή να προτείνεις στον πελάτη να την ορίσει ο ίδιος.
Τελική παράδοση με την αποπληρωμή
Για να προλάβεις τέτοιου είδους περιστατικά, επισήμανε εξαρχής στους πελάτες ότι η παράδοση των τελικών tasks ενός έργου θα παραδοθούν κατά την αποπληρωμή του.
Αν, για παράδειγμα, έχεις αναλάβει τον σχεδιασμό μιας ιστοσελίδας, μπορείς να δώσεις στον πελάτη τις μακέτες και την εικόνα του τελικού σχεδίου, αλλά φρόντισε να παραδώσεις τα τελικά αρχεία HTML με την εξόφληση του συνολικού ποσού.
Με αυτόν τον τρόπο, αποτρέπεις τον κίνδυνο να χάσεις τα χρήματά σου. Ακόμα, βέβαια, και στην περίπτωση που ο πελάτης αρνείται να πληρώσει για το τελικό παραδοτέο (αυτό μπορεί να συμβεί), με τα χρήματα της προκαταβολής μπορείς να καλύψεις τουλάχιστον τα έξοδά σου.
Προνοητικότητα
Ως ελεύθερος επαγγελματίας, εξαρτάσαι οικονομικά από συγκεκριμένες συμφωνίες κατά τη διάρκεια του χρόνου. Συνεπώς, η καθυστέρηση ή η άρνηση κάποιου πελάτη να πληρώσει μπορεί να επηρεάσει την ταμειακή ροή της επιχείρησης. Αν, για παράδειγμα, έχεις εργαστεί αποκλειστικά για το έργο ενός πελάτη τους τελευταίους μήνες, μπορεί να καταλήξεις να χάσεις αρκετούς μήνες αμοιβής.
Για να αποφευχθεί μια τέτοια δυσάρεστη κατάσταση, θα πρέπει να έχεις προετοιμαστεί κατάλληλα. Αποταμίευσε ένα μικρό ποσό κάθε μήνα, που μπορεί να λειτουργήσει ως μαξιλάρι ασφαλείας, όταν αυτό κριθεί αναγκαίο.
Για μεγαλύτερη ασφάλεια, αύξησε το περιθώριο κέρδους σε κάθε project που αναλαμβάνεις, υπολογίζοντας την περίπτωση που κάποιος πελάτης καθυστερεί ή αρνείται την εξόφληση ενός έργου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείς να αποφύγεις προβλήματα ρευστότητας.
Νομική οδός
Αν ο πελάτης έχει επανειλημμένα ενημερωθεί, αλλά αρνείται συστηματικά να πληρώσει, δεν έχεις παρά να ακολουθήσεις τον δρόμο της δικαιοσύνης, ειδικά αν πρόκειται για κάποιο μεγάλο project, και η οφειλή δεν είναι αμελητέα.
Βέβαια, κάτι τέτοιο θα μπορούσε να είναι μια δαπανηρή προσπάθεια και να χρειαστεί αρκετό χρόνο. Εάν, όμως, καταθέσεις τη γραπτή συμφωνία με τον πελάτη που πιστοποιεί ότι δεν υπήρξε κάποια κακόβουλη ενέργεια από μέρους σου (π.χ. μη τήρηση συμφωνηθέντων ή καθυστέρηση παράδοσης), τότε πιθανόν να δικαιωθείς.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, ακόμη και τα μηνύματα που ανταλλάσσονται μεταξύ σας σχετικά με το έργο, γίνονται δεκτά από το δικαστήριο – για αυτό να θυμάστε να είστε ευγενικοί και τυπικοί στην επικοινωνία σας. Kαι το σημαντικότερο, να προτιμάτε τη γραπτή και όχι την προφορική επικοινωνία.
Εάν, από την άλλη πλευρά, δεν έχεις καμία απόδειξη ότι ο πελάτης σού ανέθεσε το έργο, τότε η διεξαγωγή μιας δίκης δεν είναι η καλύτερη λύση. Σε κάθε περίπτωση, κάνε γνωστό το ζήτημα στον δικηγόρο σου, παραθέτοντας οτιδήποτε σχετίζεται με το έργο, για το οποίο δεν έχεις εξοφληθεί.
Αν πρόκειται για πιο μικρά έργα, ακόμη και αν διαθέτεις όλες τις νομικές αποδείξεις, το να προσφύγεις στη δικαιοσύνη, ίσως να μην αξίζει τον κόπο. Κι αυτό γιατί η οικονομική αποζημίωση που μπορεί να κερδίσεις, συνήθως δεν είναι αρκετή να καλύψει τον χαμένο χρόνο σου και τα έξοδα που απαιτούνται για τον δικηγόρο.
Συνοψίζοντας, είναι σημαντικό κάθε φορά που αναλαμβάνεις την υλοποίηση ενός έργου, να θέτεις σαφείς όρους πληρωμής, αφού αποδεικνύεται ότι ο πελάτης δεν έχει πάντα δίκιο. Ακόμη, βέβαια, κι αν ξεκαθαρίσεις την πολιτική σου, υπάρχει πιθανότητα να μην λάβεις τα χρήματά σου. Το μόνο σίγουρο είναι πως δεν θα πρέπει να συνεργαστείς ξανά με τον συγκεκριμένο πελάτη.
