To remote working έχει κερδίσει σημαντικό έδαφος για πολλές επιχειρήσεις αφού προσφέρει σημαντικά οφέλη τόσο για τους εργαζομένους όσο και για τις ίδιες τις επιχειρήσεις. Η καθιέρωση της εξ αποστάσεως εργασίας αλλάζει τόσο την κουλτούρα εργασίας όσο και την αλληλεπίδραση μεταξύ των εργαζομένων της επιχείρησης, καταργώντας όσα γνωρίζαμε μέχρι τώρα για το παραδοσιακό μοντέλο εργασίας.
Ως εκ τούτου η ικανότητά σου να οργανώσεις και να διαχειριστείς αποτελεσματικά την ομάδα σου είτε είσαι ιδιοκτήτης της επιχείρησης είτε manager αποτελεί ένα επιπλέον skill που χρειάζεται να καλλιεργήσεις.
Αυτό το άρθρο θα σε εξοπλίσει με όλες τις απαραίτητες γνώσεις σχετικά με τις στρατηγικές και τα σύγχρονα εργαλεία που χρειάζεται να αξιοποιήσεις ώστε να ξεπεράσεις τις προκλήσεις και να δημιουργήσεις μια συνεκτική ομάδα.
Πλεονεκτήματα remote εργασίας
Υψηλότερη παραγωγικότητα
Χωρίς τους περιορισμούς ενός παραδοσιακού περιβάλλοντος, οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργήσουν χώρους εργασίας προσαρμοσμένους στις ατομικές τους ανάγκες, γεγονός που ενισχύει τη συγκέντρωση και την αποδοτικότητά τους. Η αύξηση της παραγωγικότητας δεν ωφελεί μόνο τους εργαζομένους, αλλά συμβάλλει και στη συνολική επιτυχία της επιχείρησης, καθώς οι εργασίες ολοκληρώνονται πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια.
Εργασία χωρίς παρεμβολές
Συχνά στα παραδοσιακά περιβάλλοντα εργασίας και ακόμη συχνότερα σε επιχειρήσεις με open space χώρους εργασίας, οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν δυσκολία συγκέντρωσης. Αντίθετα, στον προσωπικό τους χώρο είναι πιο εύκολο να δημιουργήσουν έναν ήσυχο περιβάλλον εργασίας, χωρίς παρεμβολές. Αυτή η αυτονομία επιτρέπει στους εργαζομένους να διατηρούν υψηλότερο επίπεδο συγκέντρωσης, με αποτέλεσμα να είναι πιο παραγωγικοί.
Eυελιξία ωραρίου
Ένα από τα πιο σημαντικά οφέλη του remote working είναι η ευελιξία που προσφέρει σχετικά με τις ώρες έναρξης και λήξης της εργασίας, γεγονός που επιτρέπει στους εργαζομένους να προσαρμόσουν το ωράριό τους ανάλογα με το πότε είναι πιο παραγωγικοί. Έτσι, όχι μόνο ενισχύεται η ικανοποίηση των εργαζομένων, αλλά αυξάνεται και η αποδοτικότητα.
Ο βαθμός ευελιξίας ως προς το ωράριο εργασίας, εξαρτάται βέβαια από τον ρόλο κάθε εργαζομένου στην επιχείρηση, αλλά και από την ίδια τη φύση της εργασίας. Αν δηλαδή εργάζεται αυτόνομα, χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνεί με πελάτες σε καθορισμένες ώρες ή να συνεργαστεί με συναδέλφους για την ολοκλήρωση ενός έργου.
Πρόσληψη εξειδικευμένων επαγγελματιών χωρίς γεωγραφικούς περιορισμούς
Ένα ακόμα σημαντικό πλεονεκτήματα είναι η δυνατότητα πρόσληψης εξειδικευμένων επαγγελματιών από οπουδήποτε στον κόσμο, χωρίς τους περιορισμούς των γεωγραφικών συνόρων. Παράλληλα, αυτού του είδους οι προσλήψεις συμβάλλουν στην εξοικονόμηση κόστους από την πλευρά των επιχειρήσεων.
Κατανόηση των προκλήσεων της διαχείρισης μιας remote ομάδας
Η διαχείριση μιας remote ομάδας δεν είναι εύκολη υπόθεση, καθώς φέρνει μαζί προκλήσεις που διαφέρουν σημαντικά από τη διαχείριση μιας «παραδοσιακής» ομάδας. Ας δούμε συγκεντρωτικά τις πιο σημαντικές από αυτές:
Προβλήματα επικοινωνίας: Η έλλειψη της διά ζώσης αλληλεπίδρασης καθιστά πολλές φορές την επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας αναποτελεσματική. Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να αξιοποιηθούν τα κατάλληλα τεχνολογικά εργαλεία –που αναφέρουμε αναλυτικά παρακάτω– ώστε να εξασφαλιστεί η απρόσκοπτη επικοινωνία.
Διαχείριση χρόνου: Συχνά τα όρια μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής συγχέονται, όταν ο χώρος εργασίας είναι και ο προσωπικός χώρος του εργαζομένου, με αποτέλεσμα να υπάρχει –μεταξύ άλλων– δυσκολία στη διαχείριση του χρόνου. Σε αυτή την περίπτωση, είναι απαραίτητη η δημιουργία ενός δομημένου προγράμματος, αλλά και η διαμόρφωση ενός ειδικού χώρου εργασίας, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να συγκεντρωθούν χωρίς περισπασμούς και να είναι παραγωγικοί.
Προβλήματα συνεργασίας: Όταν τα μέλη της ομάδας εργάζονται απομακρυσμένα και βρίσκονται σε διαφορετικές χώρες όπου υπάρχει άλλη ζώνη ώρας, ο συντονισμός και η συνεργασία δεν είναι πάντα ευνοϊκή. Είναι, λοιπόν, απαραίτητη η αξιοποίηση των κατάλληλων project management tools –τα οποία θα συζητήσουμε παρακάτω– που απλοποιούν τις διαδικασίες και βελτιώνουν τη συνεργασία.
Τεχνικές δυσκολίες: Προβλήματα σύνδεσης στο διαδίκτυο ή έλλειψη πρόσβασης στα απαραίτητα εργαλεία και πόρους είναι κοινές δυσκολίες για όσους εργάζονται εξ αποστάσεως. Η παροχή επαρκούς τεχνικής υποστήριξης και η διασφάλιση ότι όλα τα μέλη της ομάδας διαθέτουν τον απαραίτητο εξοπλισμό και λογισμικό μπορούν να μετριάσουν αυτά τα προβλήματα.
Τρόποι οργάνωσης και διαχείρισης της remote ομάδας σου
1. Διεξαγωγή καθημερινών διαδικτυακών συναντήσεων
Οι καθημερινές διαδικτυακές συναντήσεις εξασφαλίζουν ότι όλοι είναι ευθυγραμμισμένοι με τους στόχους της ημέρας και μπορούν να αντιμετωπίσουν άμεσα πιθανές δυσκολίες. Συμπληρωματικά, καθιέρωσε weekly meetings με όλα τα μέλη της ομάδας στα οποία θα συζητάτε για την πρόοδο των εργασιών, αλλά και θα αναθεωρείτε –αν χρειάζεται– σημεία των έργων.
2. Ορισμός σαφών στόχων και υποχρεώσεων
Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να γνωρίζει ακριβώς τις αρμοδιότητες του και πώς η εργασία του συμβάλλει στους συνολικούς στόχους της επιχείρησης. Η εφαρμογή SMART goals αποτελεί μια αξιόπιστη μέθοδο για τον καθορισμό συγκεκριμένων, μετρήσιμων, εφικτών, σχετικών και χρονικά προσδιορισμένων στόχων.
3. Αξιοποίηση των απαραίτητων τεχνολογικών εργαλείων
Πλατφόρμες, όπως το Microsoft Teams, το Slack και το Zoom, διευκολύνουν την αδιάλειπτη επικοινωνία και τη συνεργασία, ενώ συστήματα cloud, όπως το Google Drive εξασφαλίζουν ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση στα απαραίτητα έγγραφα ανά πάσα στιγμή.
Επιπλέον, εργαλεία διαχείρισης έργων, όπως το Trello, το Asana ή το Monday.com, βοηθούν στην παρακολούθηση της προόδου των έργων.
Παράλληλα, για να έχεις πλήρη εποπτεία των ωρών που αφιερώνει κάθε μέλος της ομάδας σου στις επιμέρους εργασίες, αξιοποίησε τις δυνατότητες ενός εργαλείου time-tracking.
Η επένδυση, λοιπόν, σε αυτά τα εργαλεία δημιουργεί μια ισχυρή υποδομή που υποστηρίζει το remote working.
4. Ανοιχτή επικοινωνία
Η σαφής επικοινωνία για τους επιχειρηματικούς στόχους, τις πολιτικές και τις προσδοκίες προάγει την εμπιστοσύνη και τη συνεργασία. Είναι λοιπόν σημαντικό να ενθαρρύνεις τον ανοιχτό διάλογο, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να μοιραστούν άνετα τις ιδέες και τις ανησυχίες τους. Η διαφάνεια στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και η τακτική ενημέρωση για την απόδοση της επιχείρησης μπορούν να ενισχύσουν περαιτέρω αυτή την κουλτούρα, διασφαλίζοντας ότι όλοι αισθάνονται εξίσου σημαντικοί.
Διάβασε ακόμη:
5. Παροχή βοήθειας και υποστήριξης
Η δημιουργία ενός υποστηρικτικού περιβάλλοντος μπορεί να αποτρέψει την κλιμάκωση των προβλημάτων και να ενθαρρύνει τους εργαζομένους να διαχειριστούν οποιεσδήποτε προκλήσεις αντιμετωπίσουν. Συνεπώς, ως ιδιοκτήτης της επιχείρησης ή team leader πρέπει να είσαι προσιτός και έτοιμος να βοηθήσεις τα μέλη της ομάδας –όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο–, παρέχοντας την κατάλληλη τεχνική υποστήριξη και καθοδήγηση.
6. Feedback από τα μέλη της ομάδας
Το feedback από την ομάδα σού επιτρέπει να κατανοήσεις τις ανάγκες τους, να εντοπίσεις περιοχές προς βελτίωση και κατ΄επέκταση να εφαρμόσεις τις απαραίτητες αλλαγές. Για να επιτευχθεί αυτό, χρειάζεται να καλλιεργήσεις το κατάλληλο περιβάλλον όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να μοιραστούν τις ειλικρινείς απόψεις τους.
7. Διά ζώσης συναντήσεις
Παρά τα οφέλη του remote working, οι διαπροσωπικές συναντήσεις κατά τη διάρκεια του έτους είναι απαραίτητες για την οικοδόμηση ισχυρών δεσμών μεταξύ των μελών της ομάδας. Κι αυτό γιατί ενισχύουν τη συνοχή της ομάδας και διευκολύνουν τη συνεργασία μεταξύ τους.
8. Ισορροπία εργασίας και προσωπικής ζωής
Η προώθηση της ισορροπίας μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής είναι απαραίτητη για την ευημερία και την παραγωγικότητα των remote workers. Ως εκ τούτου είναι σημαντικό να τηρούνται τα ωράρια που έχουν συμφωνηθεί εξαρχής και να αποθαρρύνεται η εργασία εκτός ωραρίου.
9. Διαφορετικές ζώνες ώρας
Η διαχείριση μιας γεωγραφικά διασκορπισμένης ομάδας απαιτεί και την κατανόηση της διαφορετικής ζώνης ώρας. Για την αποτελεσματική οργάνωση της ομάδας, χρειάζεται να προγραμματίσεις τις συναντήσεις σε ώρες που είναι βολικές για όλα τα μέλη της ομάδας, διασφαλίζοντας τη δίκαιη συμμετοχή. Εργαλεία, όπως το World Time Buddy, θα σε βοηθήσουν να βρεις τις κατάλληλες ώρες συναντήσεων που εξυπηρετούν όλα τα μέλη της ομάδας.
10. Επιβράβευση
Η αναγνώριση και η ανταμοιβή των εργαζομένων αποτελούν ισχυρά κίνητρα που όχι μόνο ενισχύουν ένα θετικό περιβάλλον εργασίας, αλλά ενθαρρύνουν τη συνεχή προσπάθεια και βελτίωση. Επιβράβευσε, λοιπόν, τόσο τα μικρά όσο και τα μεγάλα επιτεύγματα με αύξηση στον μισθό τους, ετήσια μπόνους ή άλλες εναλλακτικές μορφές ανταμοιβής.
11. Πλήρης καταγραφή
Προκειμένου να εξασφαλιστεί η συνέπεια και η σαφήνεια, είναι απαραίτητο να διατηρείς αρχείο με όλες τις διαδικασίες, τις αποφάσεις και τις επικοινωνίες, τα καθήκοντα, το feedback, τα σχέδια των έργων, στο οποίο μπορεί να ανατρέξει κάθε μέλος της ομάδας. Αυτό όχι μόνο βοηθά στη διατήρηση της διαφάνειας και μειώνει τις παρεξηγήσεις μεταξύ των εργαζομένων, αλλά και εξασφαλίζει την ομαλή προσαρμογή νέων μελών.
Κλείνοντας, η διαχείριση μιας remote ομάδας απαιτεί μια στρατηγική προσέγγιση, ικανή για να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις ή τα προβλήματα που θα προκύψουν. Αν δυσκολεύεσαι, λοιπόν, να εφαρμόσεις πλήρως το remote working στην επιχείρησή σου, μπορείς να δοκιμάσεις ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας που να καλύπτει τις ανάγκες των εργαζομένων, αλλά και της επιχείρησης.
