Η αποτελεσματική διαχείριση της διαδικασίας τιμολόγησης αποτελεί παράγοντα ζωτικής σημασίας για την πορεία των επιχειρήσεων, ιδιαίτερα δε των νεοσύστατων. Δεν είναι, ωστόσο, ασυνήθιστο να γίνονται λάθη κατά την έκδοση των παραστατικών, τα οποία όχι μόνο καθυστερούν την εξόφλησή τους από τους πελάτες αλλά και επηρεάζουν τη φήμη της ίδιας της επιχείρησης.
Αν σκοπεύεις ή έχεις ήδη ξεκινήσει τη δική σου μικρή επιχείρηση, είναι αναγκαίο να κατανοήσεις την πολυπλοκότητα της διαδικασίας τιμολόγησης, ώστε να υιοθετήσεις αποτελεσματικές πρακτικές.
Ας δούμε, λοιπόν, ποια είναι τα συνηθέστερα σφάλματα που μπορείς να αποφύγεις –ή να διορθώσεις έγκαιρα–, διασφαλίζοντας υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού.
Δεν θέτεις ξεκάθαρους όρους τιμολόγησης
Ένα σημαντικό σφάλμα που κάνουν συχνά οι επιχειρήσεις είναι η έλλειψη σαφών όρων τιμολόγησης των πελατών τους. Όταν οι όροι τιμολόγησης δεν είναι ξεκάθαροι, οι πελάτες δυσκολεύονται να κατανοήσουν τις ευθύνες τους. Έτσι, είναι πιθανό να αμφισβητήσουν την εγκυρότητα των χρεώσεων ή να καθυστερήσουν την εξόφληση των παραστατικών.
Για να «χτίσεις» διαφανείς σχέσεις με τους πελάτες σου και –φυσικά– να εξασφαλίσεις έγκαιρες πληρωμές, πρέπει να τους ενημερώσεις εξαρχής για την πολιτική τιμολόγησης που ακολουθείς, σχετικά με το:
- Πότε στέλνεις το παραστατικό στον πελάτη
- Πόσο καιρό μετά από την έκδοσή του μπορεί να εξοφληθεί το τιμολόγιο
- Ποιοι είναι οι δυνατοί τρόποι πληρωμής
- Τι προβλέπεται για τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια
Στην περίπτωση που η επιχείρησή σου αναλαμβάνει projects, είναι πολύ σημαντικό να διευκρινίσεις εκ των προτέρων τον τύπο χρέωσης. Αν δηλαδή το κόστος θα είναι σταθερό ή θα υπολογίζεται βάσει ωριαίας χρέωσης ανά εργασία ή ανά χρήστη.
Κρυφές χρεώσεις
Επειδή οι σωστοί λογαριασμοί κάνουν τους σωστούς φίλους –και κατ΄ αναλογία τις σωστές συνεργασίες–, το να περιλαμβάνεις κρυφές χρεώσεις στα παραστατικά που εκδίδεις αποτελεί μια παραπλανητική οικονομική στρατηγική που σε βάθος χρόνου θα επηρεάσει το κύρος της επιχείρησής σου.
Για να αποφύγεις τέτοιου είδους αντιπαραθέσεις και να εξασφαλίσεις ισχυρές και μακροχρόνιες σχέσεις με τους πελάτες, ενημέρωσέ τους εξαρχής για τις χρεώσεις, την πολιτική τιμολόγησης που ακολουθείς, αλλά και τον τύπο χρέωσης αν πρόκειται για παροχή υπηρεσίας.
Λανθασμένες ή ελλιπείς πληροφορίες
Ένα από τα συνηθέστερα λάθη κατά την τιμολόγηση είναι η απουσία επιμέλειας των τιμολογίων. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να παραλείπονται αναγκαίες πληροφορίες ή να υπάρχουν τυπογραφικά λάθη στα αναγραφόμενα στοιχεία, όπως:
- Το όνομα και ο αριθμός της επιχείρησης
- Ο τύπος του παραστατικού
- Η διεύθυνση της επιχείρησης
- Το όνομα και η διεύθυνση του πελάτη
- Ο ΑΦΜ του πελάτη (αν πρόκειται για πελάτη εσωτερικού)
- Τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες
- Ο αριθμός του τιμολογίου
- Η ημερομηνία έκδοσης
Επιπλέον, συχνά υπάρχουν λάθη στον ΦΠΑ, που προκύπτουν από:
- Επιλογή λάθος συντελεστή
- Εξαιρέσεις με μηδενικό συντελεστή ΦΠΑ
- Λάθος ΦΠΑ ανάλογα με τον τύπο πελάτη
Ελλιπή στοιχεία και υποβολή στο myDATA!
Εάν υποβάλεις στο myDATA ένα παραστατικό στο οποίο αναγράφονται λανθασμένα ή παραλείπονται ο τύπος του παραστατικού, η ημερομηνία έκδοσης, ο αριθμός και η σειρά αρίθμησης του τιμολογίου, θα πρέπει να γίνει ακύρωση. Στη συνέχεια, χρειάζεται να το εκδώσεις εκ νέου με τα σωστά στοιχεία ή να δημιουργήσεις Πιστωτικό τιμολόγιο.
Tο Elorus παράγει έναν μοναδικό αριθμό για κάθε παραστατικό, και ακολουθεί τη σειρά αρίθμησης κάθε φορά που τιμολογείς. Επιπλέον, σε αρκετές περιπτώσεις εμφανίζει σχετική ένδειξη λάθους στα στοιχεία του τιμολογίου πριν από την έκδοσή του.
Κάνεις δύσκολη την πληρωμή των παραστατικών
Ένα σημαντικό λάθος που οδηγεί σε καθυστερημένες πληρωμές ή/και χαμένες επαγγελματικές ευκαιρίες είναι οι περιορισμένες επιλογές πληρωμών. Με άλλα λόγια, εάν δίνεις πολύ συγκεκριμένο αριθμό εναλλακτικών για την πληρωμή των παραστατικών, δυσκολεύεις τη διαδικασία εξόφλησης.
Φρόντισε, λοιπόν, να προσφέρεις εύρος επιλογών –ειδικά στην περίπτωση που θέλεις να συνεργαστείς ή συνεργάζεσαι ήδη με πελάτες εξωτερικού–:
- Χρεωστικές / πιστωτικές / προπληρωμένες κάρτες
- Απευθείας κατάθεση στις περισσότερες τράπεζες
- Επιταγές
- Online πληρωμές
- Mobile πληρωμές
- Αυτόματες πληρωμές μέσω πάγιας εντολής
Το Elorus υποστηρίζει τους πιο δημοφιλείς παρόχους πληρωμών, όπως VivaWallet, Stripe, Paypal και Braintree, μέσω των οποίων οι πελάτες μπορούν να πληρώνουν online.
Δεν γνωρίζεις τον κύκλο πληρωμών των πελατών σου
Όπως εσύ, έτσι και οι πελάτες σου ακολουθούν έναν συγκεκριμένο κύκλο πληρωμών, συνήθως εβδομαδιαίας ή μηνιαίας βάσης. Μπορεί, για παράδειγμα, να έχουν ορίσει την εξόφληση των παραστατικών από την επιχείρησή σου στην αρχή ή το τέλος κάθε μήνα. Αυτό σημαίνει ότι, ακόμη κι αν τους στέλνεις παραστατικά κάθε 15 του μηνός, θα τα πληρώσουν σύμφωνα με τον προγραμματισμό τους.
Για να αποφύγεις τη δυσαρέσκεια των πελατών αλλά και να εξασφαλίσεις άμεσες πληρωμές, ρώτησέ τους σχετικά με τον κύκλο πληρωμών τους, ώστε να συμβαδίσεις με το πλάνο τους.
Δεν δίνεις σημασία στον σχεδιασμό των τιμολογίων
Έχεις σκεφτεί ότι τα παραστατικά που εκδίδεις είναι πολλά περισσότερα από απλά έγγραφα καταγραφής εσόδων;
Η αποστολή τιμολογίων είναι βασικός τρόπος «επικοινωνίας» με τους πελάτες σου. Για αυτό τα παραστατικά που εκδίδεις πρέπει να έχουν προσεγμένο σχεδιασμό και φυσικά να περιλαμβάνουν το brand name της επιχείρησής σου.
Το να διαχειρίζεσαι, λοιπόν, τα παραστατικά αμιγώς τεχνικά, ίσως να μην δημιουργεί την καλύτερη εντύπωση στους πελάτες σου.
Στο Elorus έχεις τη δυνατότητα να επιλέξεις το πρότυπο που θα έχουν τα παραστατικά που εκδίδεις και να διαμορφώσεις ακόμα και τα χρώματα, ώστε να ταιριάζουν στην εταιρική σου ταυτότητα.
Συνοψίζοντας, η κατανόηση και η αντιμετώπιση των συνηθέστερων λαθών στην τιμολόγηση είναι απολύτως απαραίτητη για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που επιδιώκουν οικονομική σταθερότητα.
FAQs
1. Πώς να ζητήσω από κάποιον πελάτη να πληρώσει ένα ληξιπρόθεσμο παραστατικό χωρίς να επηρεαστεί η επαγγελματική σχέση μας;
Εάν έχει περάσει η ημερομηνία εξόφλησης ενός παραστατικού, μπορείς να στείλεις υπενθύμιση στον πελάτη μέσω email. Φρόντισε να επισυνάψεις το αναφερόμενο τιμολόγιο καθώς και να συμπεριλάβεις πρόσθετες χρεώσεις αν προβλέπεται βάσει των όρων και των προϋποθέσεων που ακολουθείς. Μέσα από το Elorus μπορείς να δημιουργείς εξατομικευμένες υπενθυμίσεις, οι οποίες θα στέλνονται αυτόματα σε κάθε πελάτη μετά την πάροδο της ημερομηνίας εξόφλησης.
2. Πώς να διαχειριστώ λάθος που ανακάλυψα στο συνολικό ποσό ενός εξοφλημένου παραστατικού;
Εάν έχεις κάνει ένα σφάλμα υπολογισμού, και ο πελάτης έχει ήδη εξοφλήσει το παραστατικό, χρειάζεται να τον ενημερώσεις δίνοντάς του συγκεκριμένη τεκμηρίωση. Αρχικά, θα πρέπει να υπολογίσεις το ακριβές ποσό –είτε υπολείπεται είτε είναι περισσότερο–. Ανάλογα με την περίπτωση, μπορείς να προχωρήσεις στην έκδοση πιστωτικής αναφοράς, την επιστροφή του πρόσθετου ποσού ή να ζητήσεις πληρωμή για το υπόλοιπο ποσό.
3. Έχω δικαίωμα να ζητήσω πρόσθετες χρεώσεις για ένα ληξιπρόθεσμο παραστατικό;
Εάν η έδρα της επιχείρησής σου βρίσκεται σε χώρα της ΕΕ και μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται στην ίδια χώρα σού οφείλει χρήματα, έχεις δικαίωμα να ζητήσεις τόκους υπερημερίας. Πιο συγκεκριμένα, εάν έχεις εκπληρώσει τις συμβατικές και νομικές σου υποχρεώσεις και ο πελάτης είναι υπεύθυνος για την καθυστέρηση, μπορείς να ζητήσεις πρόσθετες χρεώσεις. Οι τόκοι οφείλονται από την ημέρα που έπεται της προθεσμίας που ορίζει η σύμβαση.
