Μια πολύ σημαντική παράμετρος όχι μόνο για τη βιωσιμότητα αλλά και για την ανάπτυξη μιας επιχείρησης είναι η εξασφάλιση της ρευστότητας.
Ως ρευστότητα ορίζεται η σχέση μεταξύ των τρεχουσών και ληξιπρόθεσμων υποχρεώσεων της επιχείρησης και του διαθέσιμου χρήματος ή άλλου αντίστοιχου μέσου πληρωμής. Συχνά ο όρος «ρευστότητα» συγχέεται με την έννοια του «κέρδους», δημιουργώντας θολή εικόνα για το ποσό των διαθέσιμων μετρητών της επιχείρησης.
Πιο συγκεκριμένα, μπορεί μια επιχείρηση να σημειώνει άνοδο και να δείχνει κερδοφόρα, αν όμως η ανάπτυξή της είναι μη διαχειρίσιμη ή ένα μεγάλο ποσοστό των κερδών της είναι δεσμευμένο σε ανεξόφλητα παραστατικά, σίγουρα θα δημιουργηθούν προβλήματα ρευστότητας.
Διαβάζοντας το άρθρο μπορείς να εντοπίσεις πώς ξεκινούν τα προβλήματα ρευστότητας, αλλά και να ανακαλύψεις στρατηγικές ώστε να διασφαλίσεις επαρκή διαθέσιμα μετρητά για την επιχείρησή σου.
Πώς ξεκινούν τα προβλήματα ρευστότητας
Μη ελεγχόμενος ρυθμός ανάπτυξης της επιχείρησης
H απροσδόκητα γρήγορη ανάπτυξη μιας επιχείρησης, αν και φαινομενικά θετική, μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα ταμειακής ροής. Αυτό συμβαίνει όταν η ανάπτυξή της ξεπερνά τους οικονομικούς της πόρους και τις λειτουργικές της δυνατότητες.
Πιο συγκεκριμένα, η υπάρχουσα υποδομή και οι λειτουργίες της, που αρχικά σχεδιάστηκαν για μικρότερη κλίμακα, γίνονται ανεπαρκείς για τη διαχείριση του μεγαλύτερου όγκου εργασίας και της αυξανόμενης ανάγκης για αλληλεπίδραση με τους πελάτες.
Ωστόσο, αν το κεφάλαιο που χρειάζεται να επενδυθεί είναι δεσμευμένο σε κέρδη που δεν έχουν ακόμη εισπραχθεί ή δεν υπάρχει επαρκές αποθεματικό, τότε η επιχείρηση αδυνατεί να ανταποκριθεί στις ανάγκες που προκύπτουν.
Σε αυτή την περίπτωση, δημιουργείται ένας φαύλος κύκλος όπου η επιχείρηση, παρά τις αυξανόμενες πωλήσεις, αντιμετωπίζει συνεχώς προβλήματα ρευστότητας.
Ανεπαρκής παρακολούθηση ή/και κακή διαχείριση εσόδων
Όταν οι ροές εσόδων δεν παρακολουθούνται συστηματικά ή/και δεν διαχειρίζονται αποτελεσματικά, αργά ή γρήγορα η επιχείρηση θα έρθει αντιμέτωπη με ζητήματα ρευστότητας. Ιδιαίτερα δε κατά τις περιόδους χαμηλής επιχειρηματικής δραστηριότητας, το πρόβλημα μεγεθύνεται καθώς οι εισροές φυσικά μειώνονται.
Οι επιχειρήσεις που δεν έχουν σαφή κατανόηση των μοτίβων των εσόδων τους, και οι αποφάσεις τους δεν βασίζονται σε ακριβή και ενημερωμένα οικονομικά δεδομένα:
- Αποτυγχάνουν να προσαρμόσουν τις δαπάνες τους αναλόγως.
- Οδηγούνται σε κακές αποφάσεις σε κρίσιμους τομείς, όπως η διαχείριση αποθεμάτων, το προσωπικό και επενδύσεις στο marketing.
- Δεν προνοούν για τις περιόδους όπου υπάρχει λιγότερη ζήτηση.
Συνεπώς, η εκτεταμένη κακή διαχείριση της ταμειακής ροής δημιουργεί σημαντικά προβλήματα ρευστότητας και θέτει σε κίνδυνο τη βιωσιμότητα της επιχείρησης.
Δυσκολία να κοστολογήσεις σωστά τις υπηρεσίες
Η σωστή κοστολόγηση αποτελεί έναν από τους πιο βασικούς παράγοντες για την εξασφάλιση της ρευστότητας και φυσικά για τη βιωσιμότητα της επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, αν οι τιμές των υπηρεσιών σου δεν ορίζονται με βάση το πραγματικό κόστος παραγωγής, το περιθώριο κέρδους και τον ανταγωνισμό, τότε υποτιμάς ή υπερεκτιμάς την αξία τους.
Και τα δύο σενάρια μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα ρευστότητας, καθώς:
- Στην πρώτη περίπτωση, η πώληση δεν δίνει περιθώρια κέρδους. Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και με υψηλό όγκο πωλήσεων, η επιχείρηση μπορεί να μην παράγει αρκετά έσοδα για να καλύψει τα λειτουργικά της έξοδα, εξαντλώντας γρήγορα τα ταμειακά αποθέματα.
- Στη δεύτερη περίπτωση, αποτρέπονται οι πιθανοί πελάτες, με αποτέλεσμα η επιχείρηση να έχει μειωμένο όγκο πωλήσεων και κατ' επέκταση μειωμένη εισροή μετρητών.
Στρατηγικές για τη διατήρηση και την αύξηση της ρευστότητας
1. Εκτίμηση ετήσιου προϋπολογισμού:
Η εκτίμηση του ετήσιου προϋπολογισμού είναι ζωτικής σημασίας για την εξασφάλιση της ρευστότητας και τον οικονομικό προγραμματισμό της επιχείρησης. Αναλύοντας τα έσοδα και τα έξοδα της προηγούμενης χρονιάς, μπορείς να προϋπολογίσεις τα έσοδα και τα έξοδα του νέου έτους.
Έτσι, είσαι σε θέση να προγραμματίσεις αποτελεσματικά την κατανομή των διαθέσιμων οικονομικών πόρων:
- Στα λειτουργικά έξοδα της επιχείρησης, όπως μισθοδοσία, ενοίκιο και αγορές αποθεμάτων
- Σε ευκαιρίες ανάπτυξης και επενδύσεις
Είναι σημαντικό να παρακολουθείς τακτικά τις προβλεπόμενες με τις πραγματικές ταμειακές ροές, και να αξιολογείς τους οικονομικούς στόχους που έχεις ορίσει βάσει του ετήσιου προϋπολογισμού, ώστε να είσαι σε θέση να κάνεις διορθωτικές κινήσεις αν προκύψουν ασυμφωνίες.
Το Elorus σού επιτρέπει να παρακολουθείς τις εισροές και εκροές ανά πελάτη, προμηθευτή ή βασει των κατηγοριών που έχεις δημιουργήσει, και να συγκρίνεις την απόδοση της ρευστότητας μεταξύ διαφορετικών περιόδων μέσα από το Dashboard ρευστότητας.
2. Βελτιστοποίηση διαδικασίας εισπράξεων:
Μία εξίσου σημαντική στρατηγική για να διασφαλίσεις διαθέσιμα μετρητά για την κάλυψη των πάγιων εξόδων της επιχείρησής σου είναι να ακολουθείς μια σωστή διαδικασία εισπράξεων.
Αυτό προϋποθέτει όχι μόνο να έχεις θέσει μια ξεκάθαρη πολιτική πληρωμών, αλλά επιπλέον να παρακολουθείς αν τηρούνται οι χρόνοι εξόφλησης που έχεις ορίσει.
Εκτός βέβαια από τους όρους τιμολόγησης, κρίνεται αναγκαία η χρήση αξιόπιστων συστημάτων παρακολούθησης και διαχείρισης εσόδων και εξόδων, ώστε να έχεις τον απόλυτο έλεγχο της οικονομικής κατάστασης της επιχείρησής σου.
Η πλατφόρμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης του Elorus αυτοματοποιεί αυτή τη διαδικασία, επιτρέποντάς σου να παρακολουθείς το σύνολο των εξοφλημένων και ανεξόφλητων τιμολογίων, βάσει της ημερομηνίας έκδοσής τους. Επιπλέον, κάθε κίνηση που πραγματοποιείται, καταγράφεται αυτόματα στις αναφορές ρευστότητας, ώστε να έχεις την πλήρη εποπτεία.
3. Βελτιστοποίηση διαχείρισης αλυσίδας εφοδιασμού:
H αποτελεσματική διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού βοηθά στη διατήρηση της σωστής ισορροπίας των αποθεμάτων. Σκοπός είναι να καλύπτεται η ζήτηση αλλά να μη δεσμεύεται περιττό κεφάλαιο.
Αυτή η ισορροπία είναι κρίσιμη καθώς το υπερβολικό απόθεμα μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένα έξοδα αποθήκευσης και πιθανή σπατάλη, ενώ το ελλιπές απόθεμα επιφέρει χαμένες πωλήσεις και άρα δυσαρεστημένους πελάτες.
Η χρήση μιας αξιόπιστης cloud εφαρμογής που προσφέρει –και– τη δυνατότητα διαχείρισης αποθέματος οργανώνει και αυτοματοποιεί την καταγραφή των προϊόντων. Κάθε φορά που εκδίδεται ένα παραστατικό πώλησης που αφορά ένα συγκεκριμένο προϊόν, μεταβάλλεται αυτόματα η ποσότητα του αντίστοιχου αποθέματος.
Έτσι, μπορείς να προγραμματίζεις τις παραγγελίες σου βάσει συγκεκριμένων δεδομένων σε πραγματικό χρόνο.
4. Επαρκές ταμειακό αποθεματικό:
Η δημιουργία αποθεματικού είναι αναγκαία για κάθε επιχείρηση, καθώς λειτουργεί ως δίχτυ ασφαλείας όταν εμφανίζονται προβλήματα ρευστότητας.
Επιτρέπει σε μια επιχείρηση να συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά όταν προκύψουν απρόοπτες δαπάνες ή ευκαιρίες που απαιτούν άμεση επένδυση. Έτσι, δεν καταφεύγεις στη λύση της εξωτερικής χρηματοδότησης, η οποία συχνά συνοδεύεται από μη ευνοϊκούς όρους.
Για να καταφέρεις, λοιπόν, να χτίσεις ταμειακό αποθεματικό, ήδη από τα πρώτα βήματα της επιχείρησής σου, φρόντισε να:
- Αποταμιεύεις ένα ποσοστό –όσο μικρό και να είναι– των μηνιαίων κερδών.
- Μειώσεις τα περιττά έξοδα, ώστε το κεφάλαιο που απελευθερώνεται να προστεθεί στο ταμειακό αποθεματικό.
Πόσο αποθεματικό όμως θεωρείται αρκετό;
Δεν υπάρχει κανόνας που να ταιριάζει σε όλες τις περιπτώσεις, καθώς πρέπει να ληφθούν υπόψη διαφορετικές παράμετροι για κάθε επιχείρηση. Προσεγγιστικά, συνιστάται στις μικρές επιχειρήσεις να διαθέτουν αποθεματικό που μπορεί να καλύψει τα έξοδα 3-6 μηνών.
5. Ανάθεση έργων σε εξωτερικό συνεργάτη
Η ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες μπορεί να αυξήσει την ταμειακή ροή μιας επιχείρησης, καθώς μειώνει σημαντικά τα λειτουργικά της έξοδα.
Όταν η επιχείρηση αναθέτει σε τρίτους τη διαχείριση εργασιών, όπως για παράδειγμα την τεχνική υποστήριξη, την εξυπηρέτηση πελατών ή τη διαχείριση των λογιστικών βιβλίων, περιορίζει δαπάνες για:
- Μισθούς πλήρους απασχόλησης
- Πιο μεγάλες υποδομές
- Ασφαλιστικές παροχές κ.λπ.
Εκτός των άλλων, η ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες διευρύνει τις επιλογές για πρόσληψη εξειδικευμένου προσωπικού, οδηγώντας σε υψηλότερη ποιότητα υπηρεσιών. Επιπλέον, η συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες σού δίνει τη δυνατότητα να εισάγεις δοκιμαστικά νέες υπηρεσίες. Στην περίπτωση που έχουν ζήτηση και οδηγούν σε αύξηση των πωλήσεων –άρα και μεγαλύτερη ρευστότητα–, μπορείς να προσλάβεις εσωτερικά κάποιον εξειδικευμένο επαγγελματία να τις αναλάβει.
Συνοψίζοντας, η αποτελεσματική διαχείριση της ταμειακής ροής είναι κρίσιμη για τη βιωσιμότητα και την ανάπτυξη κάθε επιχείρησης. Βασικές στρατηγικές, όπως η επιμελής παρακολούθηση των ταμειακών ροών, η διατήρηση επαρκών ταμειακών αποθεμάτων και η προσαρμογή στις αλλαγές της αγοράς, βοηθούν τις επιχειρήσεις να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις και να επενδύσουν σε νέες ευκαιρίες.
