Η επιστροφή ΦΠΑ αποτελεί έναν από τους βασικούς μηχανισμούς στήριξης της ρευστότητας για πολλές επιχειρήσεις —ιδίως για τις μικρότερες. Όμως, στην πράξη, η διαδικασία συνοδεύεται συχνά από καθυστερήσεις, διορθώσεις και λάθη, που αποδυναμώνουν τη λειτουργία της επιχείρησης. Με τη σταδιακή μετάβαση σε ψηφιακά εργαλεία, η ηλεκτρονική τιμολόγηση έρχεται να απλοποιήσει και να διευκολύνει τη διαδικασία υποβολής των δεδομένων για ταχύτερη επιστροφή ΦΠΑ.
Το άρθρο που ακολουθεί εξετάζει πώς η χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης συμβάλλει στη διαδικασία επιστροφής ΦΠΑ, και τι πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρήσεις για να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνατότητές της.
Η παραδοσιακή διαδικασία επιστροφής ΦΠΑ
Μέχρι πρόσφατα, η επιστροφή ΦΠΑ ακολουθούσε μια χρονοβόρα και συχνά δυσλειτουργική πορεία. Οι επιχειρήσεις υπέβαλλαν έντυπες δηλώσεις, προσκομίζοντας φυσικά παραστατικά και συνοδευτικά έγγραφα για τον έλεγχο της εγκυρότητας των ποσών που ζητούσαν. Η διαδικασία απαιτούσε ανθρώπινο έλεγχο τιμολογίων και πολύπλοκες διασταυρώσεις με τα δεδομένα άλλων φορολογουμένων.
Αυτό το σύστημα όχι μόνο αύξανε τον διαχειριστικό φόρτο για τις φορολογικές αρχές, αλλά προκαλούσε και σημαντικές καθυστερήσεις. Ως αποτέλεσμα, η ρευστότητα επηρεαζόταν άμεσα, συχνά δημιουργώντας πιέσεις στα λειτουργικά κεφάλαια της επιχείρησης.
Οι αλλαγές στη διαδικασία επιστροφής ΦΠΑ από το myDATA
Η εφαρμογή του myDATA έχει αλλάξει τη λειτουργία της φορολογικής διαχείρισης ριζικά, εισάγοντας μια νέα εποχή διαφάνειας, ταχύτητας και αυτοματοποίησης. Η διαδικασία επιστροφής ΦΠΑ πλέον δεν βασίζεται σε φυσικά έγγραφα και χειροκίνητους ελέγχους, αλλά αξιοποιεί τις δυνατότητες της ψηφιακής τεχνολογίας για να διευκολύνει τις επιχειρήσεις και να επιταχύνει τις διαδικασίες.
Για την αποστολή έγκυρων δεδομένων στο myDATA πολλές επιχειρήσεις υιοθετούν ηλεκτρονικά μέσα έκδοσης και διαβίβασης παραστατικών μέσω πιστοποιημένων παρόχων ηλεκτρονική τιμολόγησης και αξιόπιστων συστημάτων ERP, εξαλείφοντας χειροκίνητες διαδικασίες, καθυστερήσεις και λάθη.
Πώς η ηλεκτρονική τιμολόγηση βοηθά στην ταχύτερη επιστροφή ΦΠΑ
Η αυτοματοποίηση που προσφέρει η ηλεκτρονική τιμολόγηση συμβάλλει σημαντικά στη διαδικασία επιστροφής ΦΠΑ, λόγω της:
- Άμεσης και αυτόματης διαβίβασης των παραστατικών: Τα τιμολόγια εκδίδονται και διαβιβάζονται απευθείας στο myDATA σε πραγματικό χρόνο.
- Μείωσης των λαθών: Η αυτοματοποιημένη καταχώριση περιορίζει σημαντικά τα ανθρώπινα σφάλματα —όπως λανθασμένους ΑΦΜ ή ποσά— που συχνά οδηγούν σε διορθώσεις και καθυστερήσεις.
- Πρόσβασης σε ενημερωμένα στοιχεία: Τόσο οι ιδιοκτήτες των επιχειρήσεων όσο και οι λογιστές έχουν οnline πρόσβαση σε όλες τις εγγραφές που έχουν διαβιβασθεί από την επιχείρηση, διευκολύνοντας τον εσωτερικό έλεγχο πριν την υποβολή αίτησης επιστροφής ΦΠΑ.
Συνολικά, η ηλεκτρονική τιμολόγηση συμβάλλει σε μια πιο άμεση, ακριβή και αποτελεσματική διαδικασία, οδηγώντας σε ταχύτερη επιστροφή των χρημάτων που δικαιούται η επιχείρηση.
Τι πρέπει να προσέχουν οι επιχειρήσεις για πιο γρήγορη επιστροφή ΦΠΑ
Παρότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση και το myDATA έχουν απλοποιήσει και επιταχύνει σημαντικά τη διαδικασία επιστροφής ΦΠΑ, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η συνεπής και ορθή χρήση τους. Μικρά λάθη, παραλείψεις ή καθυστερήσεις στη διαβίβαση μπορούν ακόμη να φέρουν εμπόδια. Για την άμεση επιστροφή ΦΠΑ απαιτούνται:
- Έγκαιρη και σωστή διαβίβαση παραστατικών στο myDATA: Η καθυστέρηση ή η ελλιπής διαβίβαση μπορεί να δημιουργήσει ασυνέπειες μεταξύ των δηλώσεων και των παραστατικών, οδηγώντας σε καθυστέρηση των ελέγχων.
- Συμφωνία εισροών και εκροών: Οι συναλλαγές με πελάτες και προμηθευτές πρέπει να ταιριάζουν απόλυτα, ώστε να μην απαιτείται διασταύρωση ή επανυποβολή τιμολογίων.
- Επικαιροποίηση στοιχείων: Η σωστή καταχώριση στοιχείων όπως ΑΦΜ, ημερομηνίες και ποσά είναι απαραίτητη για την αποφυγή απορρίψεων.
- Συνεργασία με τον λογιστή: Ο τακτικός έλεγχος της ορθότητας των στοιχείων από τον λογιστή μπορεί να προλάβει προβλήματα και καθυστερήσεις.
Συνεπώς, η άμεση επιστροφή ΦΠΑ δεν εξαρτάται μόνο από την τεχνολογία, αλλά και από τη συνέπεια και την επιμέλεια με την οποία εφαρμόζεται.
Ανακεφαλαιώνοντας, η έγκαιρη υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης προσφέρει ουσιαστικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Είναι μια στρατηγική επιλογή για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να περιορίσουν τα φορολογικά ρίσκα, και να εξοικονομήσουν χρόνο και κόπο.
