Ορισμός Project Management & Μεθοδολογία
Στο blog μας προσπαθούμε να επικεντρωθούμε σε όλα τα επιμέρους στοιχεία που συμβάλουν στην επιτυχία της επιχείρησής σας. Κάθε στοιχείο είναι απαραίτητο για να επιτύχετε τους στόχους σας, όμως αν τα αντιμετωπίζετε το καθένα ξεχωριστά, τα αποτελέσματα μπορούν να είναι ακόμα και καταστροφικά.
Για παράδειγμα, το Business Plan που έχετε συντάξει δεν θα είναι ποτέ αποτελεσματικό αν τα λεφτά από το budget σας δαπανόνται σε ενέργειες που ουσιαστικά δεν μπορείτε να υποστηρίξετε. Με απλά λόγια, το λογιστήριο πρέπει να συνεργάζεται με το τμήμα Marketing, ενώ παράλληλα και τα δύο ελέγχονται από τον υπεύθυνο εφαρμογής του Business Plan.
Κάθε project που αποφασίζετε να φέρετε εις πέρας πρέπει να οργανώνεται και να υλοποιείται με τέτοιο τρόπο που επιτρέπει σε κάθε τμήμα να λειτουργήσει, χωρίς να παρεμβαίνει στην ομαλή λειτουργία των υπολοίπων.
Το Project Management είναι ουσιαστικά το βασικό σας εργαλείο για τον παραπάνω στόχο. Αποτελεί τον προγραμματισμό και την αναλυτική περιγραφή κάθε ενέργειας που έχετε αποφασίσει να πραγματοποιήσετε, όσο μικρή κι ασήμαντη κι αν φαίνεται. Ο σκοπός του σωστού Project Manegement είναι να οργανώσει κάθε λεπτομέρεια των ενεργειών σας και να διασφαλίσει την έγκαιρη ολοκλήρωσή τους ενώ παράλληλα δείχνει τον δρόμο προς την επιτυχία.
Επιπλέον, οι Project Managers είναι υπεύθυνοι να αποφασίσουν ποια projects δεν αξίζουν τους πόρους της εταιρίας ή είναι ριψοκίνδυνα.
Γιατί project management
Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για όλα τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει στην επιχείρησή σας η σωστή οργάνωση των projects σας.
Πολλοί πιστεύουν ότι το Project Management είναι ένας ακόμη όρος που δεν χρησιμεύει σε τίποτα. Ειδικά για στελέχη σε μικρές επιχειρήσεις ή ελεύθερους επαγγελματίες που δεν είναι ακόμα εξοικειωμένοι με τον όρο, φαντάζει σαν κάτι περιττό.
Αν ενσωματώσετε στον τρόπο που διαχειρίζεστε τις ενέργειές σας το Project Management, μπορείτε να απογειώσουν την αποδοτικότητα σας. Ας δούμε πώς!
Οφέλη του project management
#1 Αυξημένη οργάνωση
Φανταστείτε το Project Management ως την πυξίδα της επιχείρησής σας. Οι πολλές διαφορετικές εργασίες είναι δύσκολο και, πολλές φορές, χαοτικό καθήκον. Ο καλός σχεδιασμός των Projects μπορεί να κάνει θαύματα στην οργάνωση και το πλάνο της επιχείρησής σας.
Ορίζοντας συγκεκριμένες διαδικασίες, που μπορεί να τις ακολουθήσει ο καθένας στην εταιρία σας, μπορείτε εύκολα να αποφύγετε το χάος!
Ένα από τα πιο σημαντικά οφέλη του Project Management είναι ότι δίνει κατευθυντήριες γραμμές για κάθε πτυχή της επιχειρηματικής σας δραστηριότητας, και σας απαλλάσσει από μη αποτελεσματικές εργασίες.
#2 Βελτίωση της αποδοτικότητας των εργαζομένων
Αφού λοιπόν ορίσετε τις διαδικασίες σας, ακολουθεί φυσικά η ερώτηση: “Πως θα οργανώσω την ομάδα που θα αναλάβει το project;” Αφού έχετε ορίσει όλα τα βήματα, τη σημασία κάθε επιμέρους ενέργειας και το πώς θα τα πραγματοποιήσετε, η ομάδα σας θα μπορέσει έτσι κι αλλιώς να είναι πιο αποτελεσματική στην επίτευξη των στόχων της.
Απαλλαγμένοι από ανούσια καθήκοντα και με έναν πλήρη οδηγό ενεργειών, η ομάδα σας θα ξέρει ακριβώς τι να κάνει για να ολοκληρώσει το project έγκαιρα και αποτελεσματικά.
Το Project management ουσιαστικά προσφέρει ένα πρόγραμμα ενεργειών και μπορεί να αποτελέσει το σημείο αναφοράς με βάση το οποίο θα μπορούν όλα τα μέλη της ομάδας σας να οργανώσουν το χρόνο τους και τη ροή της καθημερινότητάς τους.
#3 Καλή προετοιμασία. Καλύτερη υλοποίηση.
Μέσω καλού Project Management είστε καλύτερα προετοιμασμένοι να αποφύγετε λάθη και να αντιμετωπίσετε τα απρόοπτα.
Μετά από τον κατάλληλο σχεδιασμό των ενεργειών, ένας manager είναι ικανός να προβλέψει τα πιθανά σενάρια έκβασης κάθε διαδικασίας και να ετοιμάσει και “Plan B”, αν είναι απαραίτητο.
Επίσης, όταν μία διαδικασία αποδειχτεί άκρως αποτελεσματική, μπορείτε να την εφαρμόσετε και στα μελλοντικά σας σχέδια. Με αυτόν τον τρόπο, δε χρειάζεται να λειτουργείτε πυροσβεστικά και να ανακαλύπτετε συνεχώς νέες λύσεις. Οι εργαζόμενοι σας θα είναι προετοιμασμένοι και έτοιμοι να αντιμετωπίσουν και τις μεγαλύτερες ανατροπές.
#4 Καλύτερη τιμολόγηση των εργασιών σας
Όταν γνωρίζετε αναλυτικά, πόσος χρόνος απαιτείται για την ολοκλήρωση των έργων που αναλαμβάνετε, μπορείτε να έχετε ακριβέστερη εκτίμηση της αξίας αλλά και του κόστους της δουλειάς σας. Mε εφαρμογές οργάνωσης χρόνου και projects χρόνου και projects, όπως το Elorus, μπορείτε να δείξετε στον πελάτη σας την εξέλιξη και τις χρονικές απαιτήσεις των εργασιών σας. Επιπλέον, μετατρέπετε τις εγγραφές χρόνου σε τιμολόγια αυτόματα και πληρώνεστε για κάθε λεπτό δουλειάς. Όπως έχουμε αναφέρει και στο παρελθόν, ο χρόνος είναι χρήμα.
Ο σχεδιασμός νέων πιο αποτελεσματικών τακτικών, μέσα από καλά δομημένο Project Management, θα σας βοηθήσει να γίνετε πιο αποδοτικοί, με αποτέλεσμα να μπορέσετε να κατευθύνετε το budget και την τιμολογιακή σας πολιτική σε καλύτερα περιθώρια κέρδους.
#5 Τηρήστε τα deadlines σας
Με έναν καλό “χάρτη” ενεργειών, είναι ευκολότερο από ποτέ να ακολουθήσετε το πλάνο σας και να τηρείτε τα deadlines σας.
Το Project Management παρέχει χρονοδιαγράμματα και λίστες με ενέργειες που επιτρέπουν σε όλα τα μέλη μιας ομάδας να εκμεταλλευτούν καλύτερα το χρόνο τους.
Να θυμάστε πάντα πως, η καλή διαχείριση των project είναι ουσιαστικά η έννοια που θα οδηγήσει σε έναν χαρούμενο ή απογοητευμένο πελάτη.
#6 Εργαλείο Αξιολόγησης
Οι διαδικασίες όσο καλά ορισμένες και αν είναι, δεν είναι χαραγμένες σε πέτρα. Σκοπός σας όταν εφαρμόζετε τεχνικές Project management θα πρέπει να είναι και η διερεύνηση ευκαιριών για εξέλιξη.
Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία σας για να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητα των μεθόδων που ακολουθείτε και να βρείτε τρόπους βελτίωσής τους.
Πέρα από χρηματικό κέρδος, τα projects φέρνουν και γνώση (ή τουλάχιστον έτσι θα έπρεπε να είναι). Αυξάνουν την τεχνογνωσία σας και τελικά σας προσφέρουν ένα ακόμα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, αν εκμεταλλευτείτε τις ευκαιρίες για ανάπτυξη.
#7 Καλύτερη προσαρμογή στις αλλαγές
Αν θέλετε να οργανώσετε τα project σας σωστά, τότε πρέπει να δεχτείτε είναι ότι τίποτα δεν είναι σταθερό. Το μόνο που παραμένει σταθερό, είναι οι συνεχόμενες αλλαγές και αυτό καλείται να κάνει το Project Management: να διαχειριστεί την αλλαγή.
Στην πιο αποτελεσματική του μορφή, το Project Management προσφέρει λύσεις για κάθε πιθανό σενάριο και προβλέπει το απρόβλεπτο, πριν αυτό εμφανιστεί.
Το πρώτο βήμα για να έχετε τα παραπάνω oφέλη είναι να αποδεχτείτε την σημασία του Project Managementκαι να το υιοθετήσετε με ουσιαστικό τρόπο.
Όλες οι ενέργειες μιας επιχείρησης αποτελούνται από πολλούς διαφορετικούς συνδυασμούς διαδικασιών. Για να μην νιώθετε χαμένοι, εφαρμόστε τις αρχές του Project Μanagement ως την “πυξίδα” που θα σας βγάλει από το χάος!
