Η τιμολόγηση θεωρείται από πολλούς επιχειρηματίες η πιο βαρετή “αγγαρεία” που χρειάζεται να υπομείνουν. Υπάρχει και η μειοψηφία που βρίσκει χαρά στην επαναληπτική φύση της, κυρίως γιατί τους φέρνει ένα βήμα πιο κοντά στην αμοιβή για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που παρέδωσαν. Όπως και να ‘χει, όπως συμβαίνει με πολλά πράγματα στη ζωή, η τιμολόγηση είναι υποχρεωτική και δεν βλάπτει να γνωρίζει κανείς πρακτικές που θα κάνουν τη διαδικασία απλούστερη και περισσότερο ευχάριστη.
Εμείς, εδώ στo Elorus, αγαπάμε την τιμολόγηση και θέλουμε να κάνουμε τη ζωή σας πιο εύκολη με την εφαρμογή μας, σε συνδυασμό με κάποιες εύκολες πρακτικές που ελπίζουμε να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο βλέπετε αυτό το κομμάτι της καθημερινότητάς σας ως επαγγελματίες. Πάμε λοιπόν!
Γνωρίστε τα βασικά της τιμολόγησης
Oι κανονισμοί και η νομοθεσία όσον αφορά την τιμολόγηση, δεν διαφέρουν μόνο από χώρα σε χώρα. αλλά και ανά περίπτωση. Προτού ξεκινήσετε να τιμολογείτε, θα πρέπει να συμβουλευτείτε έναν ειδικό (έναν λογιστή δηλαδή) ο οποίος θα σας δώσει τις απαραίτητες οδηγίες.
Κάθε χώρα έχει συγκεκριμένους συντελεστές ΦΠΑ που εφαρμόζονται, ενώ υπάρχουν περιπτώσεις όπου υπάρχει απαλλαγή ΦΠΑ. Για παράδειγμα, στην Ελλάδα είναι σημαντικό να αναγράφεται η καθαρή αξία των εμπορευμάτων και αναλυτικά ο ΦΠΑ ανά συντελεστή. Ταυτόχρονα, δε νοείται έγκυρο τιμολόγιο αν δεν αναγράφεται η ΔΟΥ του πελάτη (εφόσον έχει έδρα την Ελλάδα), αλλά και τα πλήρη στοιχεία της δικής σας επιχείρησης.
Χρειάζεται να γνωρίζετε όλες τις ιδιαιτερότητες που προκύπτουν ώστε τα τιμολόγιά σας να είναι έγκυρα σε περίπτωση ελέγχου. Οι πληροφορίες αυτές είναι κρίσιμες και χρειάζεται να τις μάθετε εξαρχής, αλλά και να ενημερώνεστε για τυχόν σχετικές αλλαγές στη νομοθεσία. Με αυτό τον τρόπο, δεν θα χάνετε χρόνο κάθε φορά που θέλετε να τιμολογήσετε έναν πελάτη και η όλη διαδικασία θα έχει τελειώσει προτού καν το καταλάβετε!
Σωστή αρίθμηση σημαίνει καλή οργάνωση
Η χρήση σειριακής αρίθμησης, θα σας διευκολύνει όχι μόνο να ανατρέχετε γρήγορα στο αρχείο σας αλλά μπορεί να σας γλιτώσει από περιπέτειες σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου. Στην Ελλάδα, η σειριακή αρίθμηση είναι υποχρεωτική – σημαίνει ότι τα τιμολόγιά σας θα πρέπει να αριθμούνται διαδοχικά (σειριακά) σε συμφωνία πάντα με την ημερομηνία έκδοσής τους.
Για παράδειγμα, δεν μπορεί το παραστατικό με αριθμό 2 να έχει μεταγενέστερη ημερομηνία από αυτό με τον αριθμό 3 κ.ο.κ.
Οι εφαρμογές τιμολόγησης, όπως το elorus, αναλαμβάνουν την αρίθμηση αυτόματα για εσάς και κατά συνέπεια σας γλιτώνουν από το άγχος και τα λάθη που η χειρόγραφη έκδοση τιμολογίων αναμφισβήτητα εμπεριέχει.
Παρακολούθηση τιμολογίων
Η διαδικασία τιμολόγησης δεν σταματάει μόλις στείλετε τα τιμολόγια που δημιουργήσατε στους πελάτες. Πρέπει να σκεφτείτε αυτά τα τιμολόγια ως τον επόμενο “μισθό” σας γιατί υπό μια έννοια, αυτό είναι. Τα παραστατικά σας χρειάζεται να αναγράφουν μια ημερομηνία εξόφλησης, μέχρι την οποία ο πελάτης οφείλει να σας εξοφλήσει ολόκληρο το ποσό. Εφόσον ξεκαθαρίσετε λοιπόν τους όρους εξόφλησης, θα πρέπει να παρακολουθήσετε στενά αυτά τα τιμολόγια ώστε να πληρωθείτε εγκαίρως. Έτσι, θα είστε θέση να διατηρείτε τα επίπεδα ρευστότητας της εταιρείας σας υψηλά, ενώ ταυτόχρονα ανταποκρίνεστε στις υποχρεώσεις σας.
Μπορείτε να στείλετε μερικά email υπενθύμισης στους πελάτες σας σε πρώτη φάση, και αν δεν λάβετε απάντηση, μπορείτε να ακολουθήσετε μια ελαφρώς πιο “στενή” προσέγγιση. Να θυμάστε ότι, στο τέλος της μέρας, δε θέλετε να χαλάσετε τις επαγγελματικές σας σχέσεις με κανέναν και ότι η καλή φήμη σας αξίζει περισσότερο. Το Elorus μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα ανεξόφλητα παραστατικά και να στέλνετε email υπενθύμισης γι αυτά με μερικά μόνο κλικ!
Έλεγχος λαθών
Σε περίπτωση που ήδη χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα τιμολόγησης, όπως το Elorus, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για λάθη σε υπολογισμούς. Παρόλα αυτά, δεν είναι κακό να ελέγχετε πάντα ότι έχουν εφαρμοστεί οι σωστοί φόροι ή ότι χρεώσατε το συμφωνημένο ποσό στο τιμολόγιο.
Eπίσης, τα ορθογραφικά λάθη δεν θεωρούνται επαγγελματικό προσόν σας γι αυτό απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή κατά τη σύνταξη τιμολογίων.
Αν δεν χρησιμοποιείτε κάποιο λογισμικό τιμολόγησης, χρειάζεται να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί καθώς είναι πολύ εύκολο να σας “ξεφύγουν” αθώα λάθη, τα οποία όμως μπορεί να σας κοστίσουν σε πρόστιμα. Η εφορία δεν συγχωρεί λάθη σε υπολογισμούς ΦΠΑ ακόμα κι αν είχατε την καλύτερη πρόθεση να επανορθώσετε.
Υπόθεση: Πληρωμή
Το να προσφέρετε στους πελάτες σας πολλαπλές επιλογές εξόφλησης για τα τιμολόγιά σας προσθέτει στην αποτελεσματικότητα της τιμολόγησής. Όσο το περισσότερο ευέλικτοι είστε, τόσο πιο σύντομος γίνεται ο κύκλος της διαδικασίας πληρωμής.
Οι παραδοσιακές μέθοδοι πληρωμής περιλαμβάνουν τις επιταγές, τα μετρητά και τις δόσεις όμως η τεχνολογική εποχή στην οποία ζούμε προσφέρει εναλλακτικές. Οι online πληρωμές είναι η τελευταία εξέλιξη, κερδίζοντας ολοένα και περισσότερο έδαφος σε σχέση με τις παραδοσιακές μεθόδους!
Οι online πληρωμές εξοικονομούν χρόνο για εσάς αλλά και τους πελάτες σας, αφού μπορούν να σας πληρώσουν σε δευτερόλεπτα, χωρίς πιστωτική! To PayPal ήταν η πρώτη εταιρεία που καθιέρωσε τις online πληρωμές εκτός τραπεζικού συστήματος αλλά πλέον υπάρχουν και άλλες αξιόπιστες εταιρείες που προσφέρουν πύλες online πληρωμών. Το Elorus συγκεκριμένα, διαθέτει 4 πύλες online πληρωμών!
Προσωποποιείστε τα τιμολόγιά σας!
Τέλος, τα τιμολόγιά σας μπορεί να περιλαμβάνουν και μια προσωπική πινελιά! Είναι πάντα ευχάριστο να δείχνετε στους πελάτες σας ότι, εκτός από την επαγγελματική σας σχέση, τους εκτιμάτε και σε προσωπικό επίπεδο.
Ο πιο απλός τρόπος να το δείξετε είναι να συμπεριλάβετε μια ευχαριστήρια έκφραση στο κάτω μέρος των τιμολογίων σας, όπως “Ευχαριστούμε για τη συνεργασία” ή “Είμαστε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε εξυπηρέτηση”. H ένδειξη ευγνωμοσύνης δεν έβλαψε ποτέ κανέναν, το αντίθετο, το να παρεκκλίνετε από τα συνηθισμένα τιμολόγια είναι μια από αυτές τις λεπτομέρειες που κάνουν τη διαφορά.
