Σχετικά με την Denovo Hellas
Η Denovo Hellas είναι μια εταιρία tailor-made software development, παράρτημα της αυστριακής εταιρίας Denovo. Στο σύνολό της η επιχείρηση ασχολείται κατα βάση με το digital transformation εταιριών, αλλά και τη δημιουργία MVP για startup εταιρίες ακολουθώντας agile μεθοδολογίες.
Η αυστριακή εταιρεία Denovo απασχολεί 20 άτομα, ενώ το ελληνικό της τμήμα διαθέτει περίπου 5 εξειδικευμένους επαγγελματίες. Οι βασικές υπηρεσίες που προσφέρει περιλαμβάνουν το consulting, development, UX Prototyping και DevOps.
Γιατί αποφάσισαν να χρησιμοποιήσουν κάποιο εργαλείο καταγραφής χρόνου και διαχείρισης οικονομικών;
Τιμολόγηση και αποστολή στο myDATA
Η μητρική εταιρία στην Αυστρία χρησιμοποιεί ένα δικό της εργαλείο τιμολόγησης εδώ και χρόνια, το οποίο δεν μπορούσε να καλύψει τις ανάγκες της Denovo Hellas λόγω της ελληνικής νομοθεσίας και των διαφορετικών διαδικασιών που ακολουθούνται στη Αυστρία.
Μετά από έρευνα για ένα ολοκληρωμένο εργαλείο τιμολόγησης που θα δίνει τη δυνατότητα έκδοσης και αποστολής παραστατικών στο myDATA, η κυρία Βορύλλα, Managing Director της Denovo Hellas, κατέληξε στην πλατφόρμα της Elorus.
Η ανάγκη για την εύρεση ενός εργαλείου τιμολόγησης ήταν επιβεβλημένη για την εταιρία. Όμως επέλεξε το Elorus καθώς διαπίστωσε ότι τους καλύπτει πλήρως, όχι μόνο στην τιμολόγηση, αλλά και στη συνολική διαχείριση των οικονομικών της εταιρίας, καθώς και στην παρακολούθηση της παραγωγικότητας της ομάδας της.
Παρακολούθηση χρόνου εργασίας και παραγωγικότητας της ομάδας
Όπως σε όλες τις εταιρίες software development, έτσι και στην περίπτωση της Denovo Hellas η καταγραφή και ανάλυση του χρόνου εργασίας είναι ζωτικής σημασίας. Αν και μικρή ομάδα, ήθελαν να γνωρίζουν πόσο χρόνο χρειάζονται για την ολοκλήρωση κάθε έργου και εργασίας.
Με αυτό τον τρόπο, μπορούν να προγραμματίζουν τις εργασίες τους με μεγαλύτερη ακρίβεια και ταυτόχρονα να εντοπίζουν σημεία προς βελτίωση, για να γίνονται πιο αποτελεσματικοί στον τρόπο με τον οποίο εργάζονται.
Διαχείριση οικονομικών
Ως Managing Director της εταιρίας, η κυρία Βορύλλα χρειαζόταν ένα online εργαλείο με το οποίο θα μπορούσε να καταχωρεί τα έξοδα και να διαχειρίζεται τα οικονομικά του ελληνικού τμήματος της Denovo. Ήθελε να παρακολουθεί και να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή τις υποχρεώσεις της επιχείρησης προς τρίτους, καθώς και τις οικονομικές απαιτήσεις της επιχείρησης από τους πελάτες της.
Η χρήση μιας online πλατφόρμας διαχείρισης οικονομικών ήταν απαραίτητη επίσης για τη σωστή αρχειοθέτηση των οικονομικών εγγράφων της επιχείρησης, όπως παραστατικά και έξοδα, και την καλύτερη επικοινωνία των οικονομικών αποτελεσμάτων του ελληνικού παραρτήματος με τη μητρική εταιρία στην Αυστρία.
Ποιά είναι η λύση που τους δόθηκε χρησιμοποιώντας το Elorus;
Ηλεκτρονική τιμολόγηση έργων, ολοκληρωμένη διαχείριση εξόδων και διαβίβαση στο myDATA
Με το Elorus, η επιχείρηση έχει τη δυνατότητα να τιμολογεί εύκολα τους πελάτες της για τα έργα που υλοποιεί, ενημερώνοντας αυτόματα την πλατφόρμα του myDATA.
Επίσης, μπορεί να καταχωρεί και να κατηγοριοποιεί όλα τα έξοδα που έχει η Denovo Hellas: από μισθούς, φόρους, ενοίκιο γραφείου και έξοδα λογιστή, μέχρι ταξιδιωτικά κόστη, συνδρομές για τα λοιπά software που χρησιμοποιεί κάθε μήνα, διαφημιστικές δαπάνες και πολλά άλλα.
Στη συνέχεια, η κυρία Βορύλλα, μέσα από τις λεπτομερείς αναφορές του Elorus, μπορεί να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή πόσα χρήματα ξοδεύει η επιχείρηση ανά κατηγορία εξόδων και ανά κέντρο κόστους. Έτσι, μπορεί να προσαρμόζει τα έξοδα για να μην υπερβούν τον προϋπολογισμό μέχρι το τέλος της χρονιάς και να σχεδιάζει πιο αποτελεσματικά τον προϋπολογισμό του επόμενου έτους.
Εύκολη καταγραφή και ανάλυση του χρόνου εργασίας
Με το Elorus, οι εργαζόμενοι της Denovo Hellas έχουν τη δυνατότητα να καταγράφουν το χρόνο εργασίας τους με όλους τους δυνατούς τρόπους. Είτε πρόκειται για ένα συγκεκριμένο έργο, είτε για εσωτερικές διαδικασίες της επιχείρησης.
Όλα τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση στο Elorus και μπορούν να καταγράφουν το χρόνο τους είτε σε πραγματικό χρόνο μέσω της εφαρμογής και των browser extensions, είτε αργότερα χρησιμοποιώντας τα timesheets.
Καταγράφοντας το χρόνο, ο κάθε εργαζόμενος καθορίζει το συγκεκριμένο έργο και εργασία που εκτελεί. Ολες αυτές οι πληροφορίες συγκεντρώνονται στο σύστημα, ετοιμάζοντας τις αντίστοιχες αναφορές για περαιτέρω ανάλυση.
Τέλος, η κυρία Βορύλλα, μπορεί να δημιουργήσει εξατομικευμένες αναφορές για το πώς διανέμεται ο χρόνος στα διάφορα έργα και τη συνολική προσπάθεια της ομάδας, κάνοντας τις απαραίτητες ομαδοποιήσεις με τα φίλτρα της εφαρμογής. Μπορεί να παρακολουθεί αναλυτικά τις χρεώσιμες και μη ώρες κάθε έργου, τα κόστη και τα έξοδά του, το συνολικό τιμολογημένο ποσό κάθε έργου, πόσο χρόνο έχει εργαστεί κάθε μέλος την ομάδας σε συγκεκριμένα έργα και εργασίες καθώς και άλλα στοιχεία που συνδέονται με την υλοποίηση των έργων.
Αποτελεσματική διαχείριση οικονομικών
Μέσω του Elorus η κυρία Βορύλλα είναι σε θέση να παρακολουθεί πολύ εύκολα τις οικονομικές υποχρεώσεις και απαιτήσεις της επιχείρησης με μια ματιά μέσα από την γενική επισκόπηση της εφαρμογής, αλλά και με κάθε λεπτομέρια μέσα από τις σχετικές αναφορές του Elorus. Μπορεί να παρακολουθεί τη ρευστότητα της επιχείρησης, να καταχωρεί και να αναλύει τα έξοδα, να ενημερώνεται για τα υπόλοιπα των πελατών και τα ανεξόφλητα παραστατικά τους, καθώς και πολλά άλλα.
Με λίγα λόγια, το Elorus παρέχει με απλό και αποτελεσματικό τρόπο στους managers και στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων την πλήρη εικόνα των οικονομικών τους, χωρίς τη χρήση πολύπλοκων εργαλείων και χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσουν με το λογιστή τους.
Τι πέτυχαν χρησιμοποιώντας το Elorus;
Η ομάδα της Denovo Hellas χρησιμοποιεί συστηματικά το Elorus εδώ και 2 χρόνια, έχοντας ήδη καταγράψει χιλιάδες ώρες εργασίας και καταχωρήσει εκατοντάδες έξοδα της επιχείρησης. Παράλληλα, συνεχίζει να τιμολογεί απρόσκοπτα τους πελάτες της, διαβιβάζοντας ταυτόχρονα τα παραστατικά στο myDATA.
Η κυρία Βορύλλα, μέσω του Elorus, έχει καταφέρει να διαχειρίζεται πλήρως τα οικονομικά της επιχείρησης μέσα από το εύχρηστο περιβάλλον της εφαρμογής, όπως μας ανέφερε στη συνέντευξη μαζί της. Χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες αναφορές του Elorus, μπορεί να προσαρμόζει τις πληροφορίες βάσει των αναγκών της, ώστε να λαμβάνει τις κατάλληλες αποφάσεις για να πετύχει τους στόχους της επιχείρησης.
Επίσης, με την καθημερινή καταγραφή χρόνου εργασίας είναι σε θέση να εντοπίζει νέα σημεία προς βελτίωση για να αυξήσει την παραγωγικότητα της ομάδας της.
Για παράδειγμα, με τη χρήση του Elorus Time Tracking, παρατήρησαν ότι σε κάποια projects τα οποία είχαν αναλάβει, χρειάστηκαν περισσότερο από τον αναμενόμενο χρόνο για την ολοκλήρωσή τους. Μετά από εσωτερική διερεύνηση, κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι με την προσθήκη επιπλέον meetings κατά τη διαδικασία υλοποίησης ενός feature, θα μπορούσαν να συζητούν και να διευκρινίζουν τις λεπτομέρειες αυτού, αποφεύγοντας έτσι πιθανά λάθη και καθυστερήσεις στην υλοποίηση των έργων τους.