Σχετικά με τη δικηγορική εταιρεία Κουταλίδη
Μια πολυβραβευμένη δικηγορική εταιρεία με έδρα την Αθήνα. Με κληρονομιά που ξεκινά από το 1930 και πελατολόγιο που περιλαμβάνει κορυφαίες ελληνικές και διεθνείς εταιρείες, όπως οι Goldman Sachs, J.P. Morgan, Alpha bank, Eurobank, Agrofert, Macquarie, NN Group και άλλες, αναλαμβάνοντας πρωτοποριακές και υψηλού προφίλ υποθέσεις και έργα.
Η ομάδα του Koutalidis Law Firm αποτελείται από περισσότερους από 60 καινοτόμους επαγγελματίες νομικούς με εξαιρετική ακαδημαϊκή εκπαίδευση των οποίων το έργο τους αναγνωρίζεται σταθερά από τo IFLR1000, Chambers & Partners, Legal 500 και Global Competition Review (GCR).
Γιατί αποφάσισαν να χρησιμοποιήσουν κάποιο εργαλείο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και καταγραφής χρόνου;
Δυσκολία στην καταγραφή χρόνου με απλές φόρμες, χωρίς κάποιο ψηφιακό εργαλείο time tracking
Κάθε επαγγελματίας νομικός, μέλος της ομάδας, μπορεί να απασχολείται με πολυάριθμες υποθέσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας κάνοντας πολλές διαφορετικές εργασίες, όπως ραντεβού με πελάτες, έρευνα, προετοιμασία εγγράφων και τα λοιπά.
Εφόσον η χρέωση προς τους πελάτες είναι ανά ώρα εργασίας, η εταιρεία χρειαζόταν ένα αξιόπιστο τρόπο να μετράει το χρόνο που αφιερώνει σε κάθε πελάτη, καθώς και να εξασφαλίσει ότι τα έργα, δεν θα ξεφύγουν σε χρόνους.
Έχοντας φτάσει στους 60 συνεργαζόμενους νομικούς, η χρήση ενός ολοκληρωμένου time tracking εργαλείου ήταν επιβεβλημένη για την καλύτερη οργάνωση της ομάδας και την αύξηση της αποτελεσματικότητα των διαδικασιών μέσα στην εταιρεία.
Δημιουργία αναλυτικής αναφοράς των ωρών εργασίας, με εύκολο τρόπο, για την ενημέρωση και τιμολόγηση των πελατών τους
Κατά τη διάρκεια εργασίας για την υπόθεση κάθε πελάτη, συνήθως υπάρχουν οι χρεώσιμες ώρες, όπως για παράδειγμα τα ραντεβού με τον πελάτη και η νομική έρευνα, αλλά και ώρες οι οποίες δεν χρεώνονται όπως τα εσωτερικά meeting μεταξύ της ομάδας και ο χρόνος τιμολόγησης του πελάτη.
Αυτό δημιούργησε την ανάγκη για ένα εργαλείο καταγραφής χρόνου ώστε να διαφοροποιούν τις χρεώσιμες από τις μη χρεώσιμες ώρες εργασίας και ταυτόχρονα να παρουσιάζουν στους πελάτες τους μια αναλυτική αναφορά με τις ώρες που εργάστηκαν ώστε να υπάρχει λεπτομερής τιμολόγηση, χωρίς ιδιαίτερο κόπο.
Ανάλυση έργων για την καλύτερη κοστολόγηση των υπηρεσιών τους
Καθώς κάθε έργο έχει εκατοντάδες καταγεγραμμένες ώρες διάφορων εργασιών, η μη καταγραφή του χρόνου εργασίας κάθε συνεργάτη με οργανωμένο τρόπο, εμπεριέχει πάντα το ρίσκο λάθους κοστολόγησης των υπηρεσιών προς τους πελάτες τους.
Στο παρελθόν είχαν υπάρξει περιπτώσεις όπου η εταιρεία έστειλε προσφορά συνεργασίας σε πελάτες υπολογίζοντας ότι θα χρειαστεί για παράδειγμα 450 ώρες για την υλοποίηση του έργου. Έχοντας όμως συμφωνήσει με τον πελάτη για το τελικό κόστος του έργου, αντιλαμβάνονταν κατα την παράδοσή του ότι χρειάστηκαν περισσότερες ώρες για την ολοκλήρωσή του. Αυτό είχε σαν αποτέλεσμα να χάνει η εταιρεία μέρος του πιθανού τζίρου της.
Ποιά είναι η λύση που τους δόθηκε χρησιμοποιώντας το Elorus;
Εύκολη καταγραφή χρόνου εργασίας, μαζί με άλλες χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την τιμολόγηση.
Με τη χρήση του Elorus κάθε μέλος της ομάδας συνδέεται στην πλατφόρμα και καταγράφουν σε πραγματικό χρόνο τις ώρες που εργάζονται.
Η καταγραφή του χρόνου γίνεται πολύ εύκολα από desktop ή mobile, μέσω browser, καθώς και μέσω του διαθέσιμου browser extension σε Chrome και Firefox.
Μαζί με την καταγραφή του χρόνου, αποθηκεύονται και άλλες χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την τιμολόγηση κάθε πελάτη, όπως εταιρική επωνυμία, τα συγκεκριμένα tasks που εργάστηκε κάθε legal expert, τις χρεώσιμες ή μη ώρες εργασίας, έξοδα για κάθε έργο από κάθε συνεργάτη και άλλα.
Λεπτομερής Κοστολόγηση μέσω της καταγραφής χρόνου και των αναφορών που προσφέρει το Elorus
Πλέον με τη λεπτομερή καταγραφή του χρόνου εργασίας τους είναι σε θέση να κοστολογήσουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τις υπηρεσίες που προσφέρουν στους πελάτες τους.
Ο project manager κάθε έργου, με τη χρήση φίλτρων στις αναφορές που του προσφέρει το Elorus, μπορεί να κάνει γρήγορη ανάλυση με βάση τον συνεργάτη ή το είδος των εργασιών και τους χρόνους εργασίας και να βγάλει συμπεράσματα για το πραγματικό κόστος.
Βάση του ιστορικού από παλαιότερες συνεργασίες, ο project manager του έργου είναι πλέον σε θέση να υπολογίσει με μεγαλύτερη ακρίβεια τον απαιτούμενο χρόνο ολοκλήρωσης ενός έργου. Αρα και να στείλει εξαρχής πιο ρεαλιστικές προσφορές στους πελάτες, εξασφαλίζοντας μεγαλύτερη κερδοφορία για την εταιρεία.
H εταιρεία μπορεί να εφαρμόζει όλους του φόρους και παρακρατήσεις που σχετίζονται με τα δικηγορικά γραφεία, ενημερώνοντας ταυτόχρονα το myDATA.
Πλέον μέσω του Elorus η εταιρεία μπορεί να δημιουργεί εύκολα όλα τα νόμιμα παραστατικά μέσα σε λίγα κλικ. Κατά τη διάρκεια της δημιουργίας κάθε νέου παραστατικού υπολογίζονται αυτόματα όλοι οι φόροι και οι παρακρατήσεις που προβλέπονται από το νόμο για τα δικηγορικά γραφεία.
Επίσης, με την έκδοση κάθε τιμολογίου ενημερώνεται ταυτόχρονα και το myDATA, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ελληνικής νομοθεσίας.
Τέλος, για τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, αυτά πλέον δημιουργούνται αυτόματα κάθε μήνα μέσα από την πλατφόρμα Elorus χωρίς να χρειάζεται να εμπλακεί κάποιος άνθρωπος από την εταιρεία εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο.
Προστασία δεδομένων και διαχείριση των χρηστών στο Elorus με διαφορετικούς ρόλους
Όσον αφορά την ασφάλεια στο Elorus, η εταιρεία έχει τη δυνατότητα να θέτει διαφορετικούς ρόλους στον κάθε χρήστη στο Elorus, παρέχοντας συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης. Έχοντας ήδη 60 χρήστες στο Elorus, ο διαχειριστής από την πλευρά της εταιρείας μπορεί να είναι σίγουρος ότι κάθε partner, senior associate ή associate μπορεί να δει και να επεξεργαστεί μόνο τις πληροφορίες που του επιτρέπει ο ρόλος του στην εταιρεία.
Επίσης, το Elorus είναι πιστοποιημένο με ISO 27001, το οποίο πρακτικά εξασφαλίζει την προστασία των δεδομένων των οργανισμών που χρησιμοποιούν την πλατφόρμα, την αποτελεσματική διαχείριση για την αποφυγή επικίνδυνων καταστάσεων και τη συμμόρφωση με άλλους κανονισμούς ασφαλείας.
Τι πέτυχαν χρησιμοποιώντας το Elorus;
Η εταιρεία βρίσκεται στο Standard πλάνο του Elorus και μέσα σε λιγότερο από ένα έτος έχει καταγράψει ήδη δεκάδες χιλιάδες ώρες εργασίας (χρεώσιμες και μη) και έχει εκδώσει εκατοντάδες παραστατικά προς τους πελάτες της.
Πέραν από την προφανή επιτάχυνση του χρόνου τιμολόγησης των πελατών της, μέσω του Elorus, η εταιρεία έχει καταφέρει να αυξήσει τον τζίρο της καθώς κοστολογεί με μεγαλύτερη ακρίβεια τις υπηρεσίες της χωρίς να χάνονται ώρες εργασίας.
Με την καθημερινή χρήση του Elorus time tracking η εταιρεία είναι σε θέση να παρακολουθεί πόσες ώρες συνολικά καταναλώνει κάθε μέλος της ομάδας ανά πελάτη ή εργασία, πόσες ώρες (χρεώσιμες ή μη) καταναλώνει η εταιρεία για κάθε πελάτη ή εργασία συνολικά, αλλά και τα χρήματα που κερδίζουν ανά πελάτη.
Πέρα από την παρακολούθηση των ωρών εργασίας το Elorus παρέχει πληθώρα αναφορών σχετικά με τα οικονομικά της επιχείρησης. Ανεξόφλητα παραστατικά, ταμειακά διαθέσιμα, υπόλοιπα πελατών είναι μερικές από τις διαθέσιμες αναφορές που βοηθούν την εταιρεία να έχει τον πλήρη έλεγχο των οικονομικών της.
Όλες αυτές οι αναφορές χρησιμοποιούνται από την εταιρεία για να βελτιώνει συνεχώς την κερδοφορία της, αλλά και την παραγωγικότητα της ομάδας προσαρμόζοντας τις εσωτερικές διαδικασίες κατά το καλύτερο δυνατό τρόπο.