Σχετικά με τη Novelcomm
Η Novelcomm δραστηριοποιείται στον τομέα των πληροφοριακών συστημάτων και των τηλεπικοινωνιών, προσφέροντας τεχνολογικές λύσεις με εξειδίκευση σε wisp, ασύρματα δίκτυα, VPN, δομημένη καλωδίωση, firewall και security, voip και στα τηλεφωνικά κέντρα.
Επιπλέον, η Novelcomm είναι πιστοποιημένο training center της λετονικής εταιρείας Mikrotik, διοργανώνοντας εκπαιδευτικά σεμινάρια.
Το πελατολόγιο της Novelcomm περιλαμβάνει μερικές από τις μεγαλύτερες εταιρίες στο είδος τους στην Ελλάδα, όπως η 3άλφα, η Μαλαματίνα, τα Village Cinemas, η Delatolas Express Cargo και άλλες.
Ενώ, η ομάδα της αποτελείται από 10 εκπαιδευμένους και πιστοποιημένους τεχνικούς IT, οι οποίοι ανταπεξέρχονται ευέλικτα στις απαιτήσεις των έργων κάθε μεγέθους και πολυπλοκότητας, εξασφαλίζοντας την επιτυχή ολοκλήρωσή τους.
Γιατί αποφάσισαν να χρησιμοποιήσουν κάποιο εργαλείο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και διαχείρισης οικονομικών;
Αυτοματοποίηση τιμολόγησης των συνδρομητών τους
Η Novelcomm, πέραν των αρχικών εγκαταστάσεων πληροφοριακών συστημάτων και τηλεπικοινωνιών, παρέχει και υπηρεσίες που χρεώνονται περιοδικά, ανάλογα με το συμβόλαιο κάθε πελάτη. Τέτοιες υπηρεσίες περιλαμβάνουν το web hosting, την ανανέωση domain, τους γεωγραφικούς τηλεφωνικούς αριθμούς (VOIP), τα πακέτα internet, την ενοικίαση server και άλλα.
Αυτό δημιουργεί έναν μεγάλο όγκο παραστατικών που πρέπει να εκδίδονται από την εταιρεία, να αποστέλλονται προς τους πελάτες και να εξοφλούνται εντός ενός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος.
Ως μια νέα ομάδα από IT professionals, η Novelcomm αποφάσισε να αυτοματοποιήσει ορισμένες εσωτερικές διαδικασίες, όπως η τιμολόγηση των πελατών και η είσπραξη των χρημάτων, που αν και δεν ήταν άμεσα συνδεδεμένες με τον κύριο τομέα της επιχείρησης και παρ' όλη τη ζωτική τους σημασία, θα μπορούσαν εύκολα να αυτοματοποιηθούν. Αυτό θα επέτρεπε στην εταιρεία να ελευθερώσει παραγωγικούς πόρους από την υφιστάμενη ομάδα και να εστιάσει κυρίως στη δημιουργία νέου πελατολογίου και την αύξηση των εσόδων της.
Όπως μας ανάφερε και στη συνέντευξή μας ο κύριος Δημητρόπουλος, Founder & Managing Director της εταιρείας, αν δεν αυτοματοποιούσαν την τιμολόγηση των πελατών τους θα έπρεπε να απασχολείται ένα άτομο αποκλειστικά για αυτή τη διαδικασία.
Διαχείριση των οικονομικών της επιχείρησης με εύκολο και αποτελεσματικό τρόπο
Όπως κάθε επιχείρηση που δεν έχει εσωτερικά λογιστικό τμήμα, έτσι και για τη Novelcomm, ήταν πολύ σημαντικό να μπορεί ανά πάσα στιγμή να διαχειρίζεται τα οικονομικά της, χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσει με το λογιστή της.
Πέραν της αυτοματοποίησης της τιμολόγησης, που αναφέρθηκε και πιο πριν, η εταιρεία έχει να διαχειριστεί εκατοντάδες προσφορές που αποστέλλει σε πιθανούς πελάτες, τα έξοδά της, αλλά και έναν μεγάλο όγκο προϊόντων που έχει στην αποθήκη της και τα χρησιμοποιεί στις εγκαταστάσεις που πραγματοποιεί.
Συγκεντρώνοντας λοιπόν όλες αυτές τις λειτουργίες σε μία πλατφόρμα, ο κύριος Δημητρόπουλος έχει τη δυνατότητα να διαχειρίζεται και να παρακολουθεί με ευκολία τις οικονομικές υποχρεώσεις και απαιτήσεις της επιχείρησης, χωρίς να καταναλώνει σημαντικούς πόρους της ομάδας του.
Ποιά είναι η λύση που τους δόθηκε χρησιμοποιώντας το Elorus;
Αυτοματοποιημένες λύσεις τιμολόγησης, online πληρωμών και αποστολής στο myDATA
Με τη χρήση του Elorus, η Novelcomm έχει τη δυνατότητα να τιμολογεί τους πελάτες της και να αποστέλλει αυτόματα τα παραστατικά που εκδίδει στην πλατφόρμα του myDATA. Στην περίπτωση περιοδικών χρεώσεων προς τους συνδρομητές της, η εταιρεία μπορεί να ενεργοποιήσει τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, τα οποία δημιουργούνται και αποστέλλονται αυτόματα στο email του πελάτη σε προκαθορισμένο χρόνο, σύμφωνα με το εκάστοτε συμβόλαιο.
Επίσης, ενεργοποιώντας κάποια από τις διαθέσιμες πύλες πληρωμών (Stripe, VivaWallet, Paypal, Braintree) η εταιρεία μπορεί να δέχεται άμεσα online πληρωμές για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδει.
Εφαρμόζοντας τις παραπάνω λειτουργίες που προσφέρει το Elorus, η Novelcomm μπορεί να αυτοματοποιήσει πλήρως την τιμολόγηση και την είσπραξη χρημάτων, χωρίς να χρειάζεται κάποιο μέλος της εταιρείας να αφιερώνει όλο του τον χρόνο σε αυτή τη διαδικασία.
Αποτελεσματική διαχείριση αποθήκης
Η Novelcomm, για να μπορέσει να ολοκληρώσει τις εγκαταστάσεις που παρέχει, χρησιμοποιεί δεκάδες υλικά, από οθόνες, καταγραφικά συστήματα και τηλεφωνικές συσκευές, μέχρι μνήμες RAM, μητρικές πλακέτες, routers, μπαταρίες και άλλα.
Μέσω του Elorus, η εταιρεία μπορεί να προσθέσει συγκεντρωτικά ή μεμονωμένα όλους τους διαφορετικούς κωδικούς προϊόντων που διαθέτει στην αποθήκη της, αναγράφοντας το ακριβές απόθεμά τους, τις καθαρές αξίες, τους φόρους που επιβαρύνονται (ως προεπιλογή), καθώς και σχετικές περιγραφές κ.λπ.
Επιπλέον, η εταιρεία είναι σε θέση να διαχειρίζεται το απόθεμά της πιο αποτελεσματικά, καθώς κάθε φορά που εκδίδεται ένα παραστατικό πώλησης ή αγοράς, το Elorus καταγράφει την πώληση ή την αγορά σε σχέση με την ποσότητα και προσαρμόζει αυτόματα το αντίστοιχο απόθεμα.
Δημιουργία προσφορών προς τους πελάτες τους
Κατά τη διάρκεια της πώλησης, όπως είναι αναμενόμενο, η εταιρεία συνήθως στέλνει μια αναλυτική προσφορά στους υποψήφιους πελάτες της, πριν αυτοί την αποδεχτούν ή την απορρίψουν.
Πλέον, μέσω του Elorus, η Novelcomm μπορεί να δημιουργεί τις εν λόγω προσφορές και να τις αποστέλλει μέσω email στους πελάτες της. Μόλις οι πελάτες αποδεχθούν την προσφορά της εταιρείας, δημιουργείται με ένα κλικ το αντίστοιχο ηλεκτρονικό τιμολόγιο, χωρίς να απαιτείται επιπλέον χρόνος για την έκδοση του παραστατικού.
Διαχείριση εσόδων, εξόδων και οικονομικής κατάστασης της επιχείρησης
Χρησιμοποιώντας το Elorus, η επιχείρηση μπορεί να διαχειρίζεται πλήρως τα οικονομικά της. Πέραν της έκδοσης παραστατικών και της αποδοχής πληρωμών από τους πελάτες της, η εταιρεία έχει τη δυνατότητα καταχώρισης και κατηγοριοποίησης των εξόδων που πραγματοποιεί.
Κάνοντας λοιπόν χρήση όλων των βασικών λειτουργιών του Elorus, ο διαχειριστής του οργανισμού μπορεί ανά πάσα στιγμή να παρακολουθεί την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης. Μέσω της επισκόπησης του οργανισμού, ο διαχειριστής της επιχείρησης μπορεί να διακρίνει άμεσα τα έσοδα και τα έξοδα, τα ανεξόφλητα παραστατικά και λογαριασμούς, τη μεταβολή του ταμείου, τα υπόλοιπα των πελατών και άλλα. Εάν χρειάζεται περαιτέρω ανάλυση, μπορεί να χρησιμοποιήσει κάποια από τις διαθέσιμες λεπτομερείς αναφορές, εφαρμόζοντας τα απαραίτητα φίλτρα.
Τι πέτυχαν χρησιμοποιώντας το Elorus;
Η Novelcomm βρίσκεται στο Standard πλάνο του Elorus και, μέσα σε ένα χρόνο, η εταιρεία έχει εκδώσει χιλιάδες τιμολόγια. Πολλά εκ των οποίων δημιουργούνται αυτόματα από την εφαρμογή σε προκαθορισμένο διάστημα**, ανάλογα με το συμβόλαιο κάθε πελάτη, και στη συνέχεια αποστέλλονται στο myDATA.
Επιπλέον, η εταιρεία έχει εκδώσει εκατοντάδες προσφορές προς τους πελάτες της, ενώ είναι σε θέση να παρακολουθεί το απόθεμα σε περισσότερα από 400 προϊόντα που έχει προσθέσει στην αποθήκη. Δέχεται άμεσα online πληρωμές μέσω του Stripe, χωρίς κάποια έξτρα προμήθεια από το Elorus, ενώ καταχωρούνται αυτόματα και οι αντίστοιχες εισπράξεις στο λογαριασμό της εταιρείας στο Elorus.
Τέλος, ο κύριος Δημητρόπουλος, Founder & Managing Director της Novelcomm, μπορεί να παρακολουθεί λεπτομερώς τα οικονομικά της επιχείρησης, χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσει με το λογιστή του. Μέσω των αναφορών της εφαρμογής, μπορεί να παρακολουθεί τα έξοδα της επιχείρησης, την ταμειακή ρευστότητα, τα υπολοίπα πελατών και προμηθευτών, τις φορολογικές υποχρεώσεις κλπ.
Με λίγα λόγια, η εταιρεία έχει αυτοματοποιήσει πλήρως την τιμολόγηση των συνδρομητών της, την είσπραξη χρημάτων και τη διαχείριση των οικονομικών της, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο και χρήμα, σε σύγκριση με τις χειροκίνητες διαδικασίες που θα έπρεπε να ακολουθήσουν σε διαφορετική περίπτωση.
Η Novelcomm πέτυχε όλα τα παραπάνω, με τη συνεχή υποστήριξη από την ομάδα του Elorus, που παρέχεται δωρεάν σε όλους τους χρήστες, κατά τη διάρκεια της αρχικής οργάνωσης και διαχείρισης του οργανισμού της.